Utilisation d'alertes

• Examinons un exemple de gestion pour une alerte. Dans l'exemple présenté ici, le responsable des achats souhaite être informé automatiquement dès qu'un article géré en stock tombe en dessous d'une quantité en stock minimale. À la réception de la notification, le manager peut décider de commander à nouveau le stock.
• Cet exemple est un besoin assez simple et peut facilement être configuré à l'aide d'une alerte prédéfinie dans le système.
• SAP Business One peut également prendre en charge des besoins plus complexes avec l'ajout de requêtes utilisateur. Une utilisation créative d'alertes est une liste de tâches ou un ordre de travail pour une personne. Par exemple, si le responsable des achats de ce scénario n'a pas besoin de connaître immédiatement le stock à niveau réduit, vous pouvez créer une alerte utilisateur basée sur une requête pour fournir une liste des articles à faible stock sur une base planifiée, par exemple une fois par jour ou une fois par semaine.

• Le mécanisme d'alerte dans SAP Business One informe instantanément un ou plusieurs utilisateurs lorsqu'un événement ou une condition spécifique se produit.
• Il est important de se rendre compte que les alertes n'empêchent pas l'événement de se produire. L'alerte vous informe une fois que l'événement s'est produit.
• Quatre types de mécanismes de notification sont pris en charge : interne, e-mail, texte et fax. Les notifications internes apparaissent dans le client SAP Business One.
• Pour recevoir une alerte, un utilisateur doit disposer d'un compte utilisateur dans SAP Business One. Cependant, l'utilisateur n'a pas besoin d'être connecté à SAP Business One pour recevoir des notifications par e-mail, SMS et télécopie.

Pour configurer des alertes, vous devez disposer de l'autorisation générale Fonctions d'alerte.

Il existe deux façons de configurer une alerte :

• Vous pouvez utiliser l'une des alertes prédéfinies fournies avec SAP Business One. Dans ce cas, il vous suffit de configurer et d'activer l'alerte. L'alerte fournira une notification instantanée aux utilisateurs lorsqu'un événement se produit.
• Vous pouvez également créer votre propre alerte basée sur une requête. Dans ce cas, l'alerte se déclenche lors de l'exécution de la requête et fournit les résultats d'une requête aux utilisateurs. La requête peut être planifiée pour s'exécuter à une heure et à une fréquence spécifiques.

• Le mécanisme d'alerte s'exécute en tant que service et est géré dans la zone Service de jobs du System Landscape Directory (SLD). Le SLD est installé avec les composants du serveur pendant l'installation de SAP Business One. Pour accéder au System Landscape Directory, utilisez le chemin indiqué dans la diapositive, puis connectez-vous au SLD à l'aide des informations d'identification de l'utilisateur du site et sélectionnez le lien du service de jobs.
• Les options des alertes sont accessibles à partir du lien fourni dans le service de jobs.
  • Dans les options d'alerte, le service d'alerte peut être sélectionné par la base de données société.
  • Le service d'alerte doit être exécuté à tout moment pour que les alertes fonctionnent.
  • L'utilisateur AlertSvc est un utilisateur prédéfini dans SAP Business One. Il est automatiquement défini dans les options d'alerte et fonctionne en tant qu'utilisateur technique pour la connexion à la base de données d'entreprise afin d'exécuter des alertes.
• Remarque : dans un environnement SAP HANA, le service d'alerte requiert également l'installation de la couche de service dans l'infrastructure et sa liaison avec le serveur de base de données. Pour plus de détails sur la configuration requise pour le serveur d'alertes et la couche de service, voir le document SAP Business One Administrator's Guide, version for SAP HANA.

• Un nombre fixe d'alertes prédéfinies vous est fourni. Elles couvrent les situations de gestion courantes dans lesquelles les alertes sont généralement utilisées.
• Pour afficher la liste des alertes prédéfinies, ouvrez la fenêtre Fonctions d'alerte. La liste des alertes s'affiche et indique si l'une d'entre elles est active.
• Vous pouvez afficher ou modifier les détails d'une alerte en cliquant sur la flèche de liaison en regard du nom de l'alerte.

• L'écart par rapport à la marge brute, l'écart par rapport aux limites d'engagement et de crédit et les alertes de remise peuvent être appliqués aux documents de vente.
• L'écart de marge brute est contrôlé au niveau du document. L'engagement et le plafond de crédit sont comparés au total du document. La limite de remise est également comparée au total du document.

L'alerte prédéfinie pour les écarts de budget peut être appliquée aux documents d'achat, aux paiements et aux écritures au journal. Cette alerte est indépendante de l'avertissement de budget défini dans les options générales.

• L'alerte d'écart de stock minimum s'applique lorsqu'un document d'appel est ajouté et que le niveau de stock est inférieur au minimum défini dans les données de base article. Cette alerte n'est pas émise si le blocage du stock est activé dans les Options par document.
• L'alerte MRP fournit un rappel si vous n'avez pas validé les recommandations MRP dans les documents à temps pour répondre aux demandes de stock. L'alerte est émise si la date système actuelle est la date de validation de la recommandation.

• Pour utiliser une alerte prédéfinie, sélectionnez la flèche de liaison en regard du nom de l'alerte.
• Vous pouvez éventuellement affecter une priorité à une alerte (la valeur par défaut est la priorité normale). Lorsque le message est reçu dans la fenêtre Messages/Alertes du destinataire ou dans la fenêtre Microsoft Outlook, les messages à priorité élevée sont marqués en rouge.
• Sélectionnez ensuite chaque destinataire et une ou plusieurs méthodes de notification préférées. Vous pouvez sélectionner un message interne, un e-mail, un texte et une télécopie. Au lieu de sélectionner chaque utilisateur individuellement, vous pouvez passer à l'onglet Groupes et sélectionner un groupe d'utilisateurs prédéfini (le type de groupe doit être Alertes ou Dans tous les types). Pour plus d'informations sur les groupes d'utilisateurs, voir le cours Utilisateurs et options utilisateur.
• En outre, cochez la case de notification pour l'utilisateur prédéfini appelé AlertSvc. Cela garantit que l'alerte est envoyée à un destinataire même s'il n'est pas connecté au client SAP Business One.
• Les mécanismes d'e-mail et de télécopie nécessitent l'intégration de ces services à SAP Business One. Le mécanisme SMS requiert le framework d'intégration SAP Business One avec le scénario mobile activé. Les adresses e-mail et les numéros de téléphone doivent être configurés dans le compte utilisateur.
• Enfin, vous devez activer l'alerte pour qu'elle prenne effet à l'aide de la case à cocher. Vous pouvez également utiliser cette case à cocher pour désactiver une alerte à tout moment.

• Pour les alertes prédéfinies, à l'exception de l'écart de stock minimum, vous pouvez sélectionner des conditions pour la situation d'alerte.
• Les conditions sont différentes pour chaque alerte prédéfinie. Par exemple, la condition pour l'écart de marge brute est le pourcentage de bénéfice et la condition pour l'écart budgétaire est le montant.
• Pour les alertes prédéfinies, à l'exception de l'écart de stock minimum, vous pouvez également sélectionner les documents pour la situation d'alerte.
• Les documents disponibles dépendent de l'alerte sélectionnée. L'alerte se déclenche immédiatement après l'ajout du document dans le système.

• Les alertes internes apparaissent dans la fenêtre pop-up Messages/Alertes du client SAP Business One et vous pouvez également accéder à cette fenêtre à partir du widget du cockpit.
• Sélectionnez la ligne de l'alerte pour accéder aux détails du document.
• Le destinataire de l'alerte peut :
  • Transférer l'alerte à un autre utilisateur
  • Envoyer une réponse à l'utilisateur à l'origine de l'alerte
  • Supprimer la ligne d'alerte de la fenêtre pop-up
  • Définir une absence et, le cas échéant, transférer l'alerte à votre e-mail, SMS ou fax

Dans la configuration d'un utilisateur, il existe des options qui affectent les alertes.

• Envoyer une alerte pour les activités prévues pour aujourd'hui. Si cette option est définie, lorsque l'utilisateur se connectera, il recevra une alerte répertoriant toutes les activités planifiées pour aujourd'hui. Il ne s'agit pas d'une alerte prédéfinie, mais si cette option est activée, les activités apparaissent dans la fenêtre Messages/Alertes et l'utilisateur peut traiter les activités directement à partir du message d'alerte.
• Afficher la corbeille d'arrivée lors de l'arrivée d'un nouveau message. Cette option est définie par défaut pour un nouvel utilisateur et ouvre automatiquement la fenêtre Messages/Alertes chaque fois qu'une nouvelle alerte est générée pour l'utilisateur.
• messages de mise à jour (min.). Cela définit en minutes la fréquence à laquelle le système contrôle les mises à jour de la corbeille d'arrivée des alertes. La valeur par défaut pour un nouvel utilisateur est de 5 minutes. Si vous définissez cette valeur sur 0, l'utilisateur recevra immédiatement la notification d'alerte.

Si elles ne sont pas définies dans l'écran de configuration utilisateur, les options sont reprises de l'onglet Options générales : service.

Si les alertes prédéfinies ne répondent pas aux exigences de gestion, vous pouvez ajouter des alertes utilisateur.

Les alertes utilisateur sont basées sur une requête utilisateur sauvegardée et la requête peut rechercher des conditions de gestion multiples ou uniques.

En tant que tels, ils peuvent fournir des réserves de travail à un utilisateur sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle, par exemple :

• Bons de commande dépassant une limite spécifique pour le jour ou la semaine
• Offres clients en retard

Une autre utilisation pour les alertes basées sur des requêtes est de contrôler la cohérence et la qualité des nouvelles données de base ou des nouveaux documents, par exemple :

• Zones manquantes dans les nouvelles données de base du partenaire, telles que l'ID fiscal, le plafond de crédit, le contact ou le commercial
• Commandes clients avec codes TVA manquants ou incorrects

Avant de créer une alerte utilisateur, vérifiez s'il existe un rapport système qui produit des résultats similaires, car vous pouvez copier la requête comme base pour votre requête d'alerte. Sélectionnez Outils > Requêtes > Requêtes système.

• Vous pouvez utiliser les outils de requête fournis Assistant pour requêtes et Générateur de requêtes pour créer et sauvegarder la requête. À l'aide de la requête, vous pouvez vérifier plusieurs conditions ou des conditions uniques spécifiques à une entreprise. Par exemple, vous pouvez envoyer au responsable du budget une liste quotidienne des commandes clients pour aujourd'hui.
• Pour créer une alerte, cliquez sur le bouton Actions, puis sur Créer alerte utilisateur dans la fenêtre Fonctions d'alerte.
• Donnez un nom à la nouvelle alerte. Sélectionnez ensuite la requête utilisateur sauvegardée. Pour plus d'informations sur la création et la sauvegarde de requêtes, voir la rubrique Requêtes.
• Dans la fenêtre Fonctions d'alerte, sélectionnez les destinataires et les mécanismes de notification, ainsi que la priorité de notification, de la même manière que pour les alertes prédéfinies.
• Vous devez définir la fréquence d'exécution de la requête (en minutes, heures, jours, semaines ou mois). Contrairement à une alerte prédéfinie, une alerte définie par l'utilisateur n'est pas déclenchée lorsqu'un document est ajouté au système. Une alerte définie par l'utilisateur est déclenchée lorsque la requête est exécutée et s'il existe des résultats de la requête. S'il n'existe aucun résultat de la requête, aucune notification n'est envoyée.
• Si la fréquence est en jours, semaines ou mois, vous pouvez également définir une heure de la journée.

Les alertes utilisateur s'affichent dans la fenêtre Synthèse messages/alertes de l'utilisateur. Les résultats de la requête s'afficheront directement dans cette fenêtre ou vous pouvez double-cliquer sur la ligne de l'alerte pour afficher les résultats dans une nouvelle fenêtre.

Vous pouvez copier les résultats dans Microsoft Excel si vous le souhaitez, en sélectionnant Copier table dans le menu contextuel de la fenêtre.

• Pour les alertes utilisateur, il existe une case à cocher Enregistrer l'historique dans la fenêtre de configuration. Cette case à cocher pilote l'affichage des alertes utilisateur pour l'utilisateur dans la fenêtre Messages/Alertes.
• Si vous cochez la case Sauvegarder historique, un nouveau message d'alerte est ajouté sur une ligne distincte chaque fois que la requête est exécutée et déclenche une alerte. Cela peut rapidement remplir la fenêtre des alertes si la fréquence de l'alerte est définie sur minutes. Cela s'affiche dans l'exemple de capture d'écran.
• Si vous ne cochez pas la case Historique des enregistrements, chaque nouvelle alerte écrasera l'alerte précédente sur la même ligne dans la fenêtre Synthèse messages/alertes, de sorte que vous ne verrez qu'une seule ligne pour l'alerte. L'alerte passe en gras pour informer l'utilisateur qu'une nouvelle alerte est survenue.

• Lorsque vous développez des requêtes pour les alertes, vous devrez peut-être comparer la requête à la fréquence sélectionnée pour l'exécution de la requête.
• Par exemple, si vous souhaitez qu'un rapport sur les nouvelles commandes soit ajouté pour aujourd'hui, la requête doit uniquement sélectionner les documents ajoutés à la date du jour. Sinon, le programme inclura dans la base de données tous les documents qui répondent aux critères de requête.
• Dans ce cas, la date comptable du document est comparée à la date du jour.

Si l'alerte ne se déclenche pas :

• Exécutez la requête indépendamment pour vous assurer qu'elle produit des résultats.
• Assurez-vous que le service d'alerte SAP Business One est en cours d'exécution dans le System Landscape Directory et que la base de données appropriée est sélectionnée dans les options d'alerte. Vous pouvez également vous assurer que dans SAP Business One, dans la fenêtre Options générales, sous l'onglet Service, la case Activer service d'alerte est cochée.
• Pour les environnements SAP HANA, assurez-vous que la couche de service est active sur le serveur SAP HANA. Pour vérifier la couche de service, utilisez l'URL https://<server>:50000. Si la couche de service est installée, un lien vers la documentation s'affiche.
• Exécutez une requête dans la table OALT pour afficher toutes les alertes configurées dans votre système, y compris les alertes prédéfinies.

Veuillez prendre une minute pour passer en revue les points clés suivants :

• Il existe deux façons d'utiliser les alertes : configurer l'une des alertes prédéfinies ou définir une alerte utilisateur basée sur une requête.
• Toutes les alertes prédéfinies (à l'exception de l'alerte Écart de stock minimum) ont des conditions et sont déclenchées lorsqu'un document applicable est ajouté au système. Les alertes n'empêchent donc pas l'ajout de documents dans le système. En revanche, un processus d'approbation empêchera l'ajout d'un document tant qu'il n'aura pas été approuvé.
• Les alertes peuvent être envoyées en interne à un utilisateur dans SAP Business One ou par e-mail, SMS et/ou fax.
• Le service de job d'alerte doit être exécuté en permanence pour que des alertes puissent être déclenchées. Pour SAP HANA, il existe une dépendance quant à l'installation et à la liaison de la couche de service au serveur de base de données.
• Les alertes définies par l'utilisateur sont basées sur des requêtes utilisateur sauvegardées. Les alertes utilisateur permettent de créer des listes de tâches de routine pour les utilisateurs ou de contrôler la cohérence des données.
• Les alertes définies par l'utilisateur sont déclenchées lors de l'exécution de la requête de base. Vous devez donc définir la fréquence. Une alerte se déclenche uniquement si l'exécution de la requête produit des résultats. Les résultats de la requête s'affichent avec l'alerte dans la fenêtre Alertes/Messages.