En, en la aplicación SAP Ariba Buying and Invoicing, las facturas se consideran un documento aprobable. Esta condición designa un tipo de documento electrónico que puede tener un flujo de aprobación asociado. Otros ejemplos son las solicitudes de pedido, los recibos y las solicitudes de contrato.
Si se encuentra en el flujo de aprobación de una factura, debe aprobarla para que se pueda reconciliar y pagar.
(Ejemplo de un gráfico de aprobación de facturas).
Cualquier usuario o grupo en el flujo de aprobación es un nodo. El gráfico de aprobación puede contener:
Responsables de aprobación: los usuarios a los que se concede el derecho a aprobar o denegar. El sistema SAP Ariba puede agregarlos automáticamente al flujo de aprobación o el solicitante los puede agregar manualmente.
Examinadores: usuario al que se le da visibilidad del documento aprobable durante el proceso de aprobación. No pueden aprobar ni denegar.
Nota
Los responsables de aprobación reciben notificaciones por correo electrónico generadas por el sistema de SAP Ariba cuando su nombre está activado en el flujo de aprobación.
Existen tres formas de acceder a las solicitudes que requieren acción:
- Los responsables de aprobación pueden aprovechar la notificación por correo electrónico de SAP Ariba que proporciona un hiperenlace a la solicitud que requiere una acción y aprobar o denegar directamente desde su dispositivo portátil. Esto supone que no han desactivado las notificaciones por correo electrónico en sus preferencias de SAP Ariba.
- Los aprobadores pueden revisar y aprobar a través de su sistema de correo electrónico de escritorio.
- Una vez que haya iniciado sesión en SAP Ariba, el área de contenido Por hacer enumerará todos los documentos que requieren aprobación. Esto incluye cualquier documento como solicitudes de compra y facturas que requieren aprobación.
En función de la configuración del sitio y de los flujos de aprobación, las facturas con algunos errores de validación se pueden denegar automáticamente o se pueden enrutar a través de un flujo de aprobación para corregir errores. Las facturas sin errores de validación pueden aprobarse automáticamente o pueden requerir aprobaciones adicionales. Es posible que tenga que editar una factura antes de aprobarla.
Si necesita editar una factura, si su sitio está configurado para un solo paso de edición y aprobación, puede guardar los cambios y aprobar el documento en un solo paso.
Las facturas que se introducen manualmente en su solución SAP Ariba Buying and Invoicing pueden tener aprobadores integrados en el flujo de trabajo simplemente para realizar una verificación de entrada de datos para garantizar que el usuario de entrada de facturas haya reproducido fielmente la factura en papel del proveedor en formato electrónico.
Esto da tiempo para corregir cualquier problema de entrada de datos en la factura antes de que la factura pase por la reconciliación y se convierta en un documento de reconciliación de factura, donde esos errores de entrada de datos podrían dar lugar a excepciones de factura innecesarias y engañosas o errores de validación de datos.
De forma similar, normalmente se agrega un responsable de aprobación financiero al flujo de aprobación de facturas sin pedido para garantizar una liberación correcta de los fondos. En función del permiso del usuario, es posible que también tengan que introducir la información de pago de los proveedores esporádicos.
El flujo de aprobación predeterminado para las facturas que los proveedores envían a través de SAP Business Network no requiere una aprobación explícita. En su lugar, el estado de la factura se fija inmediatamente en Aprobado y se crea el documento de reconciliación de factura.
Si su sitio está configurado para requerir la aprobación explícita de facturas enviadas a través de SAP Business Network y deniega una factura de este tipo, el estado no se comunica al proveedor. Desde la perspectiva del proveedor, el estado de la factura sigue siendo Enviado. Sin embargo, puede agregar un comentario que sea visible para el proveedor para explicar el motivo de la denegación. Puede introducir su comentario en el campo Comentarios para el proveedor. Los proveedores pueden ver los comentarios de la factura en su cuenta de SAP Business Network.