Las facturas sin pedido son facturas independientes que no se basan en un pedido de compra o contrato disponible en la aplicación SAP Ariba Buying and Invoicing. Esto significa que no hay ningún documento de SAP Ariba para validar la factura.
Las facturas sin pedido pueden llegar a la solución de facturación de SAP Ariba:
- Por el proveedor en SAP Business Network y transmitido a su solución SAP Ariba, si las reglas de negocio del cliente lo permiten
- Manualmente por un usuario en el sitio del cliente utilizando una factura en papel enviada por un proveedor
Al implementar nuevas políticas y procesos de facturación sin órdenes de compra, desea asegurarse de evaluar el impacto en el rol de cada usuario identificado, cómo comunicar el cambio a los usuarios identificados y capacitar a cada usuario para que tenga la información y el conocimiento para poder cumplir con los procesos.
Normalmente, su proceso de aprobación de facturas debe dar cuenta de escenarios sin órdenes de compra en las que el departamento de cuentas a pagar debe determinar si la factura es legítima, la información contable se establece correctamente y si se pueden liberar fondos.
La facturación sin pedido de compra es una solución viable para categorías de gasto no gestionadas en las que no hay precios negociados actualmente con el proveedor, o en la que no tiene la posibilidad de negociar precios.
Ejemplos de artículos para los que se le puede facturar sin un pedido:
- Utilidades controladas
- Reparaciones
- Facturas de teléfono
- Entretenimiento
También puede ser necesaria una factura sin pedido si la transacción se produce una sola vez.
Creación de una factura sin pedido para un suministrador esporádico
Cuando un proveedor que planea utilizar solo una vez (o rara vez) envía una factura y el proveedor no está en la lista maestra de suministradores de su organización, aún puede introducir y procesar la factura si su sitio admite facturas de suministradores esporádicos.
A diferencia de las facturas normales, con las facturas de suministradores esporádicos, los detalles del proveedor se introducen directamente en la factura. Un usuario autorizado de Cuentas a pagar agrega la información de pago a la factura.
Nota
Para obtener información sobre cómo configurar su sitio para que admita facturas de suministradores esporádicos, consulte Facturas sin pedido para suministradores esporádicos en la guía Importación y administración de datos de facturación.
Nota