La mayoría de las solicitudes de pago o facturas representan importes debidos a un proveedor. SAP Ariba Buying and Invoicing también proporciona soporte para las solicitudes de pago asociadas con créditos devueltos a la organización compradora.
Los abonos son facturas con el importe adeudado como un número negativo y representan los importes que los proveedores deben a los compradores. Cada abono genera un documento de reconciliación de factura que requiere aprobación, dependiendo de las reglas de aprobación de su empresa. Normalmente crea abonos en su sitio cuando recibe abonos en papel de los proveedores y necesita introducirlos para la reconciliación de facturas y el pago.
- Abonos a nivel de cabecera: estos abonos no están desglosados. El administrador puede configurar su cuenta de SAP Business Network para recibir abonos a nivel de cabecera de los proveedores en SAP Business Network. También puede crear manualmente un abono a nivel de cabecera en su sistema y asociarlo a un pedido o contrato.
- Los abonos a nivel de línea: estos abonos muestran detalles de artículo en línea. Para recibir abonos a nivel de línea de los proveedores en SAP Business Network, su administrador debe ponerse en contacto con el servicio de asistencia de SAP Ariba. También puede crear abonos a nivel de línea manualmente en su sistema a partir de la factura referenciada convirtiendo la factura en un abono.
El envío de un abono a nivel de cabecera crea un documento de reconciliación de factura (RF) de abono a nivel de cabecera e inicia su flujo de aprobación. De forma predeterminada, el grupo Agente de factura se agrega al flujo de aprobación para aprobar el abono a nivel de cabecera. Si hay alguna discrepancia entre el artículo en línea y los importes de cabecera en el abono, se genera una excepción La factura tiene errores matemáticos y el abono se rechaza automáticamente.
Cuando se aprueba el documento de RF asociado con el abono, el pago al proveedor se ajusta con el importe especificado en el abono.
Cuando introduce un abono a nivel de línea de una factura, todas las líneas de factura y cargos de impuestos, expedición y portes especiales (a nivel de cabecera y de línea) se incluyen en el abono con importes negativos. Si la factura original incluía líneas de descuento, se incluyen en el abono a nivel de línea con importes positivos.
No puede agregar líneas de crédito o líneas de factura adicionales (líneas con importes positivos que no son descuentos y que representan artículos para los que su organización debe al proveedor) a abonos de artículo en línea.Los abonos a nivel de artículo en línea siguen una ruta similar a los abonos a nivel de cabecera y al enviar uno se crea un documento de reconciliación de factura de abono a nivel de línea y se inicia su flujo de aprobación. Sin embargo, los abonos a nivel de línea no generan excepciones de factura. Cuando se aprueba el abono a nivel de línea, cualquier acumulador de pedido de compra o contrato se actualiza con los importes de crédito de artículo en línea. Si el pedido de compra o el contrato se ha cerrado, el estado permanece cerrado, pero los acumuladores se actualizan y el pago al proveedor se ajustará en consecuencia.