Dans, dans l'application SAP Ariba Buying and Invoicing, les factures sont considérées comme un document à approuver. Cette condition désigne un type de document électronique auquel une procédure d'approbation peut être associée. Les demandes d'achat, les reçus et les demandes de contrat en sont d'autres exemples.
Si vous participez à la procédure d'approbation d'une facture, vous devez l'approuver pour qu'elle puisse être rapprochée et payée.
Exemple de graphique d'approbation de facture.
Tout utilisateur ou groupe de la procédure d'approbation est un nœud. Le graphique d'approbation peut contenir :
Approbateurs : utilisateurs disposant du droit d'approbation ou de refus. Ils peuvent être ajoutés à la procédure d'approbation automatiquement par le système SAP Ariba ou manuellement par l'émetteur de la demande.
Observateurs : utilisateur ayant accès au document à approuver au cours du processus d'approbation. Ils ne peuvent ni approuver ni refuser.
Remarque
Les approbateurs reçoivent des notifications par e-mail générées par le système de la part de SAP Ariba lorsque leur nom est activé dans la procédure d'approbation.
Il existe trois façons d'accéder aux demandes nécessitant une action :
- Les approbateurs peuvent utiliser la notification par e-mail SAP Ariba qui fournit un hyperlien vers la demande nécessitant une action et approuver ou refuser directement depuis leur appareil mobile. Cela suppose qu'ils n'aient pas désactivé les notifications par e-mail dans leurs préférences SAP Ariba.
- Les approbateurs peuvent vérifier et approuver via leur système de messagerie de bureau.
- Une fois connecté à SAP Ariba, la zone de contenu Tâches à effectuer répertorie tous les documents nécessitant une approbation. Cela inclut tout document tel que les demandes d'achat et les factures qui nécessitent une approbation.
Selon la configuration et les procédures d'approbation de votre site, les factures comportant des erreurs de validation peuvent être automatiquement refusées ou être acheminées via une procédure d'approbation pour corriger les erreurs. Les factures sans erreurs de validation peuvent être approuvées automatiquement ou nécessiter des approbations supplémentaires. Vous devrez peut-être modifier une facture avant de l'approuver.
Si vous devez modifier une facture, si votre site est configuré pour une étape de modification et d'approbation, vous pouvez enregistrer vos modifications et approuver le document en une seule étape.
Les factures saisies manuellement dans votre solution SAP Ariba Buying and Invoicing peuvent avoir des approbateurs intégrés dans le workflow simplement pour effectuer des vérifications de saisie de données afin de s'assurer que l'utilisateur auteur de la saisie de facture a fidèlement reproduit la facture papier du fournisseur sous forme électronique.
Cela laisse le temps de corriger les problèmes de saisie de données sur la facture avant que la facture ne passe par le rapprochement et devienne un document de rapprochement de facture, ces erreurs de saisie de données pouvant entraîner des écarts de facture inutiles et trompeurs ou des erreurs de validation des données.
De même, un approbateur financier est généralement ajouté à la procédure d'approbation des factures sans bon de commande pour garantir un déblocage de fonds correct. Selon l'autorisation de l'utilisateur, il peut également être nécessaire de saisir les informations de paiement pour les vendeurs occasionnels.
• La procédure d'approbation par défaut pour les factures que les fournisseurs soumettent via SAP Business Network ne nécessite pas d'approbation explicite. Au lieu de cela, le statut de la facture est immédiatement défini sur Approuvé(e) et le document de rapprochement de facture est créé.
Si votre site est configuré pour exiger l'approbation explicite des factures envoyées via SAP Business Network et que vous refusez une telle facture, le statut n'est pas communiqué au fournisseur. Du point de vue du fournisseur, le statut de la facture reste Envoyé(e). Cependant, vous pouvez ajouter un commentaire visible par le fournisseur pour expliquer le motif du refus. Vous pouvez saisir votre commentaire dans le champ Commentaires destinés au fournisseur. Les fournisseurs peuvent afficher les commentaires sur la facture dans leur compte SAP Business Network.