La plupart des demandes de paiement, ou factures, représentent des montants dus à un fournisseur. SAP Ariba Buying and Invoicing prend également en charge les demandes de paiement associées à des crédits à l'organisation d'achat.
Les notes de crédit sont des factures dont le montant dû est un nombre négatif et représentent les montants que les fournisseurs doivent aux acheteurs. Chaque note de crédit génère un document de rapprochement de facture qui nécessite une approbation, en fonction des règles d'approbation de votre société. Vous créez généralement des notes de crédit sur votre site lorsque vous recevez des notes de crédit papier de la part de fournisseurs et que vous devez les saisir pour le rapprochement et le paiement des factures.
- Notes de crédit de niveau en-tête : ces notes de crédit ne sont pas ventilées. Votre administrateur peut configurer votre compte SAP Business Network pour recevoir des notes de crédit de niveau en-tête de la part de fournisseurs sur SAP Business Network. Vous pouvez également créer manuellement une note de crédit de niveau en-tête dans votre système et l'associer à une commande ou à un contrat.
- Notes de crédit de niveau ligne : ces notes de crédit affichent les détails des articles de ligne. Pour recevoir des notes de crédit de niveau ligne de la part de fournisseurs sur SAP Business Network, votre administrateur doit contacter l'assistance SAP Ariba. Vous pouvez également créer manuellement des notes de crédit de niveau ligne dans votre système à partir de la facture référencée en convertissant la facture en note de crédit.
La soumission d'une note de crédit de niveau en-tête crée un document de rapprochement de facture de note de crédit de niveau en-tête et lance sa procédure d'approbation. Par défaut, le groupe Agent de facturation est ajouté à la procédure d'approbation pour approuver la note de crédit de niveau en-tête. En cas de différence entre les montants de l'article de ligne et de l'en-tête de la note de crédit, un écart Facture comportant des erreurs mathématiques est généré et la note de crédit est automatiquement rejetée.
Lorsque le document de rapprochement de facture associé à la note de crédit est approuvé, votre paiement au fournisseur est ajusté en fonction du montant spécifié dans la note de crédit.
Lorsque vous saisissez une note de crédit de niveau ligne à partir d'une facture, toutes les lignes de facture ainsi que les taxes, les frais d'expédition et les frais de services additionnels (de niveau en-tête et de niveau ligne) sont inclus dans la note de crédit avec des montants négatifs. Si la facture d'origine incluait des lignes d'escompte, elles sont incluses dans la note de crédit de niveau ligne avec des montants positifs.
Vous ne pouvez pas ajouter de lignes de crédit ou de facture supplémentaires (lignes avec des montants positifs qui ne sont pas des escomptes et qui représentent des articles pour lesquels votre organisation doit le fournisseur) à des notes de crédit de poste.Les notes de crédit de niveau article de ligne suivent le même chemin que les notes de crédit de niveau en-tête et la soumission d'un document de rapprochement de facture de note de crédit de niveau ligne crée un document de rapprochement de facture de niveau ligne et lance sa procédure d'approbation. Cependant, les notes de crédit de niveau ligne ne génèrent aucun écart sur facture. Lorsque la note de crédit de niveau ligne est approuvée, tous les accumulateurs de bons de commande ou de contrats sont mis à jour avec les montants de crédit d'article de ligne. Si le bon de commande ou le contrat a été fermé, le statut reste Fermé(e), mais les accumulateurs sont mis à jour et le paiement au fournisseur est ajusté en conséquence.