La dernière étape de création d'un cahier des charges dans SAP Fieldglass est courte et simple : révisez le cahier des charges et soumettez-le pour révision et approbation.
Clôture du cahier des charges
Objective
After completing this lesson, you will be able to naviguez dans le processus d'achèvement du cahier des charges, de la révision et de l'approbation de l'acheteur à la réponse et à l'approbation du fournisseur.
Vérification et soumission du cahier des charges
Examiner et soumettre le cahier des charges
WorkingNet Networking, Inc., fabricant mondial d'équipements de mise en réseau de données, construit plusieurs nouveaux centres de distribution dans plusieurs pays, tout en mettant en œuvre simultanément de nouveaux logiciels et processus logistiques.
Leur premier nouveau centre de distribution est en cours de construction aux États-Unis, dans une banlieue d'Atlanta, en Géorgie, de sorte que WorkingNet utilisera le nouveau hub d'Atlanta comme base d'opérations. Darius, responsable logistique de WorkingNet, supervise le projet.
Darius a engagé CarryAll Consulting, une société de conception et de mise en œuvre logistique, pour aider à rationaliser leurs processus logistiques et à mettre en œuvre le nouveau logiciel.
Ensemble, ils déterminent que le projet prendra six mois, du 1er janvier au 30 juin, et seront budgétisés à 300 000 USD. Un paiement de 75 000 sera effectué à 50 % d'achèvement, et 100 000 seront payés à l'achèvement.
Le projet requiert également des travailleurs associés au cahier des charges, ce qui inclut un chef de projet supervisant une équipe de cinq consultants en implémentation. Les heures du chef de projet seront suivies et facturées à 125 USD l'heure et les consultants à 100 par heure.
Afin d'engager CarryAll, Darius utilisera SAP Fieldglass pour créer le cahier des charges.
Darius a rédigé un plan de projet détaillé, décrivant exactement comment CarryAll fournira les services nécessaires. Il a terminé tous les éléments requis du cahier des charges pour les projets, y compris la sélection du modèle de cahier des charges, l'ajout des détails du projet, la modification des clauses légales, la saisie des caractéristiques du projet et la définition des types de travailleurs nécessaires.
Suivez l'étape finale de Darius : examinez et soumettez le cahier des charges et obtenez un aperçu de ses étapes suivantes.
Réponse du fournisseur et approbation du cahier des charges
Une fois qu'un acheteur a soumis le cahier des charges, le statut indique « En attente de révision par le fournisseur ». Cela signifie que le cahier des charges est assis avec le fournisseur, qui est en train de le vérifier. Si la collaboration est activée, le fournisseur et l'acheteur peuvent effectuer des allers-retours autant de fois que nécessaire jusqu'à ce que les conditions du cahier des charges soient convenues d'un commun accord.
Si l'acheteur a défini des rôles de travailleur associé au cahier des charges dans le cahier des charges, ce processus de va-et-vient peut également inclure le fournisseur attribuant des personnes spécifiques aux rôles de travailleur pour approbation de l'acheteur.
Lorsque le cahier des charges est entièrement approuvé par WorkingNet, il revient une fois de plus à CarryAll pour acceptation finale.
Synthèse
La dernière étape de la création d'un cahier des charges consiste à vérifier toutes les informations saisies, à apporter des modifications si nécessaire et à les soumettre pour approbation.
Points clés :
- Modification des informations : chaque section du cahier des charges dispose d'un lien « Apporter des modifications » pour modification si nécessaire.
- Processus de soumission : une fois satisfait, le cahier des charges peut être soumis avec des commentaires, en suivant la chaîne d'approbation prédéfinie.
- Révision collaborative du cahier des charges : le cahier des charges peut être révisé et répondu par l'acheteur et le fournisseur, ce qui permet des allers-retours jusqu'à ce que l'accord soit conclu.
- Chaîne d'approbation : une fois le cahier des charges convenu, elle suit la chaîne d'approbation prédéfinie au sein de l'organisation de l'acheteur pour d'autres révisions et l'approbation finale.
- Acceptation finale : après approbation complète par l'acheteur, le cahier des charges est renvoyé au fournisseur pour acceptation finale, terminant ainsi le processus.