Exploration du workflow de services

Si une organisation a besoin d'une expertise externe pour mener à bien un projet, elle utilisera ce que l'on appelle des cahiers des charges, ou cahiers des charges, pour définir le périmètre, le calendrier, les livrables et les coûts du projet pour les services requis pour terminer le projet. Les cahiers des charges garantissent que les paiements sont effectués à la fin de certains jalons du projet, par exemple lorsque les produits sont livrés, et peuvent inclure des travailleurs associés au cahier des charges pour différents rôles et tâches dans le projet.

Il existe trois flux de travaux pour définir un projet à l'aide d'un cahier des charges :

1. Défini par l'acheteur, où l'acheteur conserve le contrôle des détails qui constituent le contrat du cahier des charges. Il nécessite ensuite une réponse du fournisseur basée sur les caractéristiques (jalons et livrables) et/ou les rôles de travailleur associé au cahier des charges nécessaires pour terminer le projet. Les données fournies lors de la réponse du fournisseur sont vérifiées par l'acheteur et sont approuvées ou rejetées.
2. Défini par le fournisseur, dans lequel l'acheteur soumet le shell d'un cahier des charges au fournisseur, et le fournisseur est responsable de l'ajout des postes caractéristiques, ainsi que d'autres détails, avant de le renvoyer à l'acheteur pour révision. Si l'acheteur l'approuve, le cahier des charges est transmis en interne pour toute autre approbation nécessaire.
3. Collaboratif, qui suit toutes les modifications apportées au cahier des charges et permet une plus grande collaboration entre l'acheteur et le fournisseur lors de la création et de la définition des détails des cahiers des charges ensemble. Dans ces situations, lorsqu'un acheteur soumet le document au fournisseur, le fournisseur peut apporter des modifications et le soumettre à nouveau à l'acheteur pour révision, en répétant le processus et en poursuivant jusqu'à ce que les deux parties acceptent les conditions finales.

Dans SAP Fieldglass, le fait de choisir de créer un cahier des charges lance un processus multi-phases qui détaille la portée du projet, le calendrier, les coûts et d'autres informations pour les fournisseurs. Le workflow offre différentes options, ce qui permet aux acheteurs de configurer différents scénarios pour la création, l'approbation et l'engagement.

Voici un flux de travaux courant illustrant comment une société d'achat s'approvisionne en services à l'aide de SAP Fieldglass. Cet exemple illustre l'approche collaborative de définition du cahier des charges, dans laquelle la société de l'acheteur et son fournisseur fournissent des informations et examinent le périmètre et les conditions décrits dans le cahier des charges.

Dans SAP Fieldglass, le cahier des charges est composé de différentes sections, chacune définissant les détails spécifiques d'une demande d'approvisionnement de services. Les éléments de données typiques incluent le titre du projet, les dates de début et de fin, les sites et les centres de coûts, ainsi que des éléments de données opérationnelles tels que les conditions légales, les caractéristiques des frais et les travailleurs.

Bien que les données contenues dans un cahier des charges ne déterminent pas nécessairement le flux de travaux, il est important de garder à l'esprit que, selon la configuration d'un acheteur, les flux de travaux eux-mêmes pilotent les utilisateurs et les rôles appropriés qui sont autorisés et responsables de la réalisation d'aspects spécifiques de la création d'un cahier des charges dans l'application.

Le processus de création d'un cahier des charges dans SAP Fieldglass peut contenir jusqu'à six parties :

L'achat de services est un processus en plusieurs étapes qui implique trois étapes principales : approvisionnement, engagement et paiement.

• Trois flux de travaux du cahier des charges : défini par l'acheteur, défini par le fournisseur et collaboratif. Chacun détermine le contrôle et l'entrée des acheteurs et des fournisseurs.
• Création de cahiers des charges : commence par la sélection d'un modèle d'offre d'emploi, la définition des détails du projet, des clauses légales, des caractéristiques, des travailleurs associés au cahier des charges et la révision avant soumission.
• Processus d'achat de services : inclut l'approvisionnement (création et approbation des cahiers des charges), l'engagement (ajout de travailleurs, inscription, réalisation du travail) et les phases de paiement.
• Fonctionnalité de facturation automatique : génère automatiquement des factures pour les caractéristiques, relevés d'activité et dépenses approuvés, ce qui rationalise le processus de paiement.
• Navigation dans SAP Fieldglass : les cahiers des charges sont composés de sections telles que le titre du projet, les dates, les sites, les centres de coûts, les conditions légales et les caractéristiques des frais, avec des workflows qui déterminent les rôles des utilisateurs.