Gestion des factures de services

L’étape finale du flux de travaux SAP Fieldglass Services est la facturation.

Du point de vue de l'application, une facture est essentiellement un fichier qui inclut toutes les données requises pour que la société de l'acheteur paye un fournisseur et que le fournisseur paie son travailleur. Dans les services, le fichier de facture contiendra des données relatives aux paiements des travailleurs associés au cahier des charges tels que les relevés d'activité et les notes de frais, ainsi que les postes du cahier des charges, tels que les calendriers, les événements et les frais.

Création de factures du cahier des charges

Dans SAP Fieldglass, les factures du cahier des charges peuvent être créées manuellement. Soit l'acheteur détermine le calendrier de facturation des factures (par devise), soit le fournisseur est responsable de la création des factures en exécutant un fichier de facture chaque fois qu'un jalon de paiement est atteint.

Cependant, il est recommandé de configurer la facturation automatique. La facturation automatique signifie essentiellement qu'aucune intervention manuelle n'est requise de la part du fournisseur. Lorsque la facturation automatique est activée, le système génère automatiquement une facture à partir d'une caractéristique de cahier des charges renseignée ou d'un relevé d'activité ou d'une note de frais approuvé(e).

Une fois que les tâches sont au statut Approuvé, l'application crée un poste de facture pour chaque feuille de temps, note de frais ou caractéristique qui a été approuvée. En fonction du calendrier de facturation déterminé par l'acheteur, tous les nouveaux work items sont extraits dans un fichier de facture.

Il existe une étape facultative dans SAP Fieldglass pour marquer les factures, consolidées ou non, comme payées. Cela aide les fournisseurs dans leurs audits et peut aider les acheteurs à s'assurer que leurs livres sont à jour. Cette opération peut être effectuée via l'interface utilisateur ou via un chargement. Souvent, les clients disposeront d'une intégration entre leur système de comptabilité fournisseurs et SAP Fieldglass pour que cela soit mis à jour automatiquement, comme c'est le cas pour WorkingNet et qu'aucune autre action ne soit donc requise.

Une fois qu'un fichier de facture est créé dans SAP Fieldglass, quelques options sont disponibles pour s'assurer que les données sont traitées de manière appropriée en dehors de l'application.

• Il peut être téléchargé et partagé manuellement avec le système de comptabilité fournisseurs de l'acheteur.
• Une intégration manuelle peut être configurée, où les utilisateurs disposant des autorisations appropriées peuvent déclencher la communication électronique entre SAP Fieldglass et le système de comptabilité fournisseurs pour envoyer et charger les données de manière plus transparente.
• Le processus d'intégration entièrement automatisé peut être configuré entre les deux applications et exécuté selon un calendrier prédéterminé.

L’étape finale du flux de travaux des services SAP Fieldglass est la facturation, qui implique la génération d’un fichier qui inclut toutes les données nécessaires pour que l’acheteur paye le fournisseur et le fournisseur paie le travailleur.

Points clés :

• Création de facture : les factures du cahier des charges dans SAP Fieldglass peuvent être créées manuellement ou via la facturation automatique. La facturation automatique, dans laquelle le système génère automatiquement des factures à partir des relevés d'activité ou des notes de frais approuvés, est recommandée.
• Affichage des factures du cahier des charges : les utilisateurs peuvent afficher les factures en accédant au menu Paiements et en sélectionnant l’option Facture. Ils peuvent filtrer par type, par exemple « Cahier des charges », pour afficher les factures pertinentes.
• Marquer les factures comme payées : les factures peuvent être marquées comme payées dans SAP Fieldglass, soit via l'interface utilisateur, soit via un chargement. Cela facilite les audits et garantit des enregistrements à jour. De nombreux clients automatisent ce processus via des intégrations système.
• Exportation vers la comptabilité fournisseurs : une fois créées, les factures peuvent être exportées vers le système de comptabilité fournisseurs de l'acheteur. Les options incluent le téléchargement et le partage manuels, l'intégration manuelle ou les processus d'intégration entièrement automatisés exécutés selon une planification.