Descoberta dos fluxos de trabalho

A governança do projeto fornece uma estrutura na qual o gerente de projeto e os patrocinadores podem tomar decisões que atendam às necessidades e expectativas dos stakeholders e aos objetivos estratégicos organizacionais ou abordar circunstâncias em que elas podem não estar alinhadas.

© Project Management Institute, Inc. Um guia para o corpo de conhecimento de gerenciamento de projetos Guia PMBOK. Sexta edição. 2017.

A governança do projeto inclui:

• Orientar e supervisionar a gestão do trabalho de projetos
• Garantir a adesão a políticas, padrões e diretrizes
• Estabelecimento de funções, responsabilidades e autoridades de governança
• Tomada de decisão em relação a escalonamentos de riscos, modificações e recursos (por exemplo, equipe, finanças, físico, instalações)
• Garantir o engajamento adequado dos stakeholders
• Monitoramento de desempenho

Em qualquer projeto, é importante ter a definição padrão da governança do projeto. Ele descreve a relação entre os diferentes grupos e as partes interessadas envolvidas no projeto.

A governança do projeto descreve o fluxo de informações entre o projeto e todos os stakeholders. Ele especifica a tomada de decisão e as etapas de escalonamento para resolver problemas.

O framework de governança tem algumas características que precisam ser estabelecidas. Ele se concentra na realização do valor empresarial, no gerenciamento de riscos e problemas e na aplicação dos padrões e responsabilidade pelo projeto.

Ela precisa estar alinhada com a governança que a organização já tem em vigor. Ele também deve garantir que a comunicação e o envio de mensagens atendam às necessidades da organização e dos stakeholders. A governança precisa ser ajustada a cada cliente. Não há um tamanho único que se ajuste a todos.

A SAP fornece ferramentas para suportar a documentação e monitorar o status global do progresso. Tradicionalmente, o SAP Solution Manager foi utilizado, mas com o advento de soluções baseadas na nuvem, o SAP Cloud ALM se tornou mais comum. Para o SAP S/4HANA, edição na nuvem, recomenda-se a utilização do SAP Cloud ALM.

Em um cenário on-premise, um gerente de projeto provavelmente utilizará o SAP Solution Manager para executar atividades de documentação e rastreamento. Em um cenário Cloud, o SAP Cloud ALM será mais comum. A tendência na SAP é evoluir do SAP Solution Manager para o SAP Cloud ALM.

As duas ferramentas, SAP Solution Manager e SAP Cloud ALM, podem fornecer a única fonte da verdade para a documentação do projeto, para todas as áreas de trabalho. A documentação da solução é agora utilizada há mais de 20 anos em projetos da SAP.

Essa funcionalidade de ferramentas pode cooperar com outros produtos, da SAP e da SAP, para diferentes finalidades de documentação, testes e modelagem de processo... um exemplo que está assumindo um papel importante nas implementações da SAP é o SAP Signavio.

O gerente de projeto que estabelece a governança precisa identificar os principais atores que farão parte da governança e, em seguida, construir no grupo de stakeholders. Geralmente, os principais participantes são especificados no contrato do projeto ou na declaração de trabalho (SOW).

• Nível 1 - Diretoria

  • Define a visão e as metas de negócios

  • Aprova a visão do projeto

  • Delega autoridade ao comitê diretivo

  • Aloca financiamento para o projeto

• Nível 2 - Comitê diretivo

  • Aprova as metas do projeto

  • Aprova os resultados do projeto

  • Aprova modificações do projeto de acordo com as autoridades delegadas

  • Delega autoridades ao Comitê Operacional

  • Encaminha problemas não resolvidos para a Diretoria Executiva

• Nível 3 - Comitê Operacional

  • Monitora e coordena atividades em todos os fluxos de trabalho do projeto

  • Delega autoridade a reuniões em andamento

  • Encaminha problemas não resolvidos para o comitê diretivo

• Nível 3 - Comitê de Integração

  • Tomar decisões sobre integração e gerenciamento de dados mestre em todos os projetos

  • Define a integração e controla o registro de pontos de integração

  • Define a estratégia de liberação em todos os projetos

  • Garante a integração e a consistência entre os resultados a serem fornecidos de vários projetos

• Nível 4 - Reuniões contínuas

  • Esclarece problemas em aberto atuais

  • Escalona problemas não resolvidos para o nível 3

  • Toma decisões conforme delegadas pelo Nível 3

• As principais áreas de capacitação da equipe do cliente são:

  • Expertise na solução

  • Expertise técnica

  • Gerenciamento de projetos

• Todos os membros da equipe do cliente devem ter treinamento geral sobre o SAP Activate.

• Antes dos workshops de validação da solução, as diretrizes devem ser desenvolvidas e deve haver um treinamento sobre as diretrizes de validação da solução.

• O treinamento de solução e especialização técnica deve fazer parte do plano de treinamento da equipe do cliente e deve ser entregue antes da validação da solução.

• Conhecimento específico do fluxo de trabalho também transferido para membros da equipe do cliente durante workshops de informações e design thinking dentro dos fluxos de trabalho relevantes.

• O registro dos Procedimentos do Projeto deve ser elaborado a partir do plano de gerenciamento do projeto e a equipe do cliente deve ser treinada sobre esses padrões (e ferramentas, incluindo o Solution Manager) assim que os padrões forem desenvolvidos e as ferramentas forem configuradas.

Quando uma nova solução for implementada, novas necessidades de aprendizagem surgirão, pois os usuários afetados precisarão aprender novas formas de executar suas tarefas.

Uma tarefa crítica é a relacionada à administração de modificações organizacionais (OCM).

O objetivo é conduzir todas as análises relevantes da Administração de Modificações Organizacionais (OCM) (análise do impacto de modificações, análise das necessidades de comunicação e do canal, análise das necessidades de aprendizagem e análise de stakeholders) para desenvolver e planejar atividades OCM para o quê, quando e quem. Isso suporta uma entrega OCM eficiente e eficaz, afetando a disponibilidade de modificação e a adoção do usuário final.

O próximo passo é identificar e nomear agentes de mudança como embaixadores para apoiar a transformação digital.

Quando você analisa o roadmap do SAP SuccessFactors e verifica o fluxo de trabalho de adoção da solução, parece que a adoção da solução não está muito presente nas fases iniciais do projeto. Resposta incorreta. A ênfase fornecida nos diagramas de visão geral define o foco em algumas atividades, mas depois de explorar o conteúdo (tarefas e aceleradores), você notará que as atividades ocorrerão. A análise de impacto OCM ocorre na fase Explorar como para outros roadmaps.

O Customer Center of Expertise (CCoE) é um modelo organizacional que serve como hub de colaboração em TI e LoBs. A missão do CCoE é fornecer transparência e eficiência da implementação, inovação, operação e qualidade de processos e sistemas empresariais da SAP. O CCoE promove centralmente a melhoria contínua e a inovação contínua.

• Período de hypercare ou estabilização é um período após a entrada em operação na fase de Implementação. Seu objetivo é garantir que todos os problemas críticos, que ocorreram durante o cutover ou após os usuários começarem a trabalhar com o sistema, sejam resolvidos com urgência para suportar operações de processos empresariais.

• Os problemas mais comuns no período de hypercare são:

  • Modificações de autorização urgentes e

  • Perguntas sobre o uso da funcionalidade.

• Abordagens mais comuns para o período de hiperassistência:

  • Procedimento temporário para disponibilização de autorizações de emergência (artefato 'Procedimento de projeto - Administração de usuários para entrada em operação').

  • Distribuição de consultores de aplicação entre escritórios.

  • Configuração de espaço dedicado onde os usuários podem vir e realizar operações com a assistência dos Consultores de Aplicação.

• A arquitetura técnica e a infraestrutura para implementação da SAP são capturadas pela primeira vez durante a fase de Descoberta e contêm pontos de vista sobre:

  • Estratégia de data center

  • Requisitos de escalabilidade, disponibilidade e capacidade (dimensionamento de hardware)

  • Recomendações da SAP sobre estruturas de sistemas para uma solução específica

• Com base no ponto de vista inicial, as especificações de hardware iniciais são desenvolvidas para compra de hardware. Porque requisitos detalhados e design da solução são discutidos durante a fase Explorar. O dimensionamento só deve ser relevante para a edição em nuvem privada, pois é a única abordagem on-premise oferecida.

• Durante a fase de Realização, um teste de desempenho é realizado para confirmar que a solução está pronta para carga produtiva. Podem ser necessárias correções no hardware.