Integración de SAP Data Retention Manager

SAP Data Retention Manager ayuda a gestionar el almacenamiento y la retención de datos, garantizando el cumplimiento de las políticas y regulaciones de retención de datos. En relación con SAP Subscription Billing, se puede utilizar para gestionar la retención de datos de cliente y facturación, lo que garantiza que la información necesaria se almacene durante el período requerido y, al mismo tiempo, permite la depuración de datos obsoletos para eliminar el sistema y cumplir con los requisitos de privacidad y retención de datos.

La integración de SAP Subscription Billing y SAP Data Retention Management proporciona la capacidad de gestionar los períodos de retención para la facturación de clientes y los datos de suscripción. Al utilizar SAP Data Retention Management, el usuario puede identificar y eliminar datos de clientes individuales y corporativos que estén fuera de los períodos de permanencia/retención definidos.

Además, la integración permite la identificación de clientes que ya no tienen negocios o suscripciones activas, lo que permite al usuario evaluar y, potencialmente, desencadenar el borrado de sus datos.

Veamos un caso de uso:

Un especialista en privacidad y protección de datos (DPP) tiene la capacidad de verificar si la información del sujeto de datos se puede eliminar utilizando las funcionalidades de SAP Data Retention Manager. Veamos un escenario típico de pedido a pago, según el siguiente gráfico.

Cuando un cliente realiza un pedido, existen normativas definidas sobre durante cuánto tiempo se puede actualizar la información del sujeto de datos en un sistema después del fin de la actividad comercial (EoB). Durante el período de permanencia, como se muestra en el gráfico, la información del sujeto de datos se puede utilizar para varios fines, como análisis, informes o garantías sobre las mercancías compradas. Sin embargo, cuando finaliza el período de permanencia, los datos personales del sujeto de datos se bloquean en el sistema, a menos que se desencadene un nuevo proceso empresarial. Los datos bloqueados solo se pueden utilizar con fines de auditoría legal. Una vez vencido el tiempo de retención, la información del sujeto de datos se elimina del sistema.

Este gráfico ilustra el ciclo de vida del uso, la retención y el borrado de datos en un contexto empresarial. Aquí tiene un desglose de los elementos clave:

1. Datos en uso para fines empresariales:
   • Consentimiento: La recopilación de datos comienza con la obtención del consentimiento.
   • Contrato a Suministro: Los datos se utilizan para establecer y gestionar contratos.
   • Entrega: los datos se utilizan para la entrega de mercancías o servicios.
   • Pago: los datos se utilizan para procesar pagos.
2. Fin de actividad comercial: marca el punto en el que han finalizado las actividades empresariales relacionadas con los datos.
3. Período de permanencia: Es el período durante el cual los datos se utilizan activamente con fines empresariales.
4. Fin del objetivo: marca el punto en el que los datos ya no son necesarios para el objetivo empresarial original.
5. Bloqueo: una vez finalizado el objetivo empresarial, los datos entran en una fase de bloqueo en la que ya no se utilizan activamente, sino que se conservan por motivos específicos, como las auditorías legales.
6. Auditorías legales: los datos pueden conservarse y bloquearse para fines de auditoría legal.
7. Ejemplo de período de retención: 10 años: indica un período de retención de ejemplo, lo que sugiere que los datos se pueden retener durante un período específico (por ejemplo, 10 años) después del fin de su objetivo empresarial.
8. Fin de retención: marca el punto en el que finaliza el período de retención.
9. Eliminación: después del período de retención, se eliminan los datos.

Ahora que tiene una mejor idea de cómo SAP Data Retention Manager gestiona las políticas de retención de datos cuando se integra con SAP Subscription Billing, veamos la integración de SAP Personal Data Manager.