No no aplicativo SAP Ariba Buying and Invoicing, as faturas são consideradas um documento com aprovação pendente. Este termo designa um tipo de documento eletrônico que pode ter um fluxo de aprovação associado a ele. Outros exemplos são requisições de compra, recibos e solicitações de contrato.
Se você estiver no fluxo de aprovação de uma fatura, deverá aprová-la para que possa ser reconciliada e paga.
— Exemplo de um gráfico de aprovação de fatura.
Qualquer usuário ou grupo no fluxo de aprovação é um nó. O gráfico de aprovação pode conter:
Aprovadores – Os usuários aos quais é concedido o direito de aprovar ou recusar. Eles podem ser adicionados ao fluxo de aprovação automaticamente pelo sistema SAP Ariba ou adicionados manualmente pelo solicitante.
• Observadores – Um usuário que tem visibilidade da aprovação pendente durante o processo de aprovação. Eles não podem aprovar ou recusar.
Nota
Os aprovadores recebem notificações por e-mail geradas pelo sistema da SAP Ariba quando seu nome é ativado no fluxo de aprovação.
Existem três formas de acessar solicitações que requerem ação:
- Os aprovadores podem aproveitar a notificação por e-mail da SAP Ariba que fornece um hiperlink para a solicitação que requer ação e aprovar ou recusar diretamente a partir de seu dispositivo portátil. Isso pressupõe que eles não desativaram notificações por e-mail em suas preferências da SAP Ariba.
- Os aprovadores podem revisar e aprovar por meio do sistema de e-mail da área de trabalho.
- Depois de acessar a SAP Ariba, a área de conteúdo Tarefas listará todos os documentos que requerem aprovação. Isso inclui qualquer documento, como requisições e faturas que exijam aprovação.
Dependendo da configuração e dos fluxos de aprovação de seu site, as faturas com alguns erros de validação podem ser recusadas automaticamente ou podem ser encaminhadas mediante um fluxo de aprovação para corrigir erros. As faturas sem erros de validação podem ser aprovadas automaticamente ou podem exigir aprovações adicionais. Talvez seja necessário editar uma fatura antes de aprová-la.
Se você precisar editar uma fatura, se seu site estiver configurado para edição e aprovação de um passo, você poderá salvar suas alterações e aprovar o documento em um único passo.
Ou seja, faturas inseridas manualmente em sua solução SAP Ariba Buying and Invoicing podem ter aprovadores integrados ao fluxo de trabalho simplesmente para verificar a entrada de dados a fim de garantir que o usuário de entrada de faturas reproduza fielmente a fatura em papel do fornecedor em formato eletrônico.
Isso permite que o corrija qualquer problema de entrada de dados na fatura antes de a fatura passar pela reconciliação e se tornar um documento de IR, no qual esses erros de entrada de dados podem resultar em exceções de fatura ou erros de validação de dados desnecessários e enganosos.
De modo semelhante, um aprovador financeiro é geralmente adicionado ao fluxo de aprovação de faturas fora do pedido de compra para garantir uma liberação correta de fundos. Dependendo da permissão do usuário, ele também pode ter que inserir as informações de pagamento para fornecedores ocasionais.
O fluxo de aprovação padrão para faturas que os fornecedores enviam por meio do SAP Business Network não requer aprovação explícita. Em vez disso, o status da fatura é imediatamente definido como Aprovado e o documento de reconciliação de fatura é criado.
Se seu site estiver configurado para exigir a aprovação explícita de faturas enviadas por meio do SAP Business Network e você recusar essa fatura, o status não será comunicado ao fornecedor. Do ponto de vista do fornecedor, o status da fatura permanece Enviado. No entanto, você pode adicionar um comentário que é visível para o fornecedor para explicar o motivo da recusa. Você pode inserir seu comentário no campo Comentários ao fornecedor. Os fornecedores podem exibir os comentários na fatura na sua conta do SAP Business Network.