A maioria das solicitações de pagamento, ou faturas, representam valores devidos a um fornecedor. O SAP Ariba Buying and Invoicing também fornece suporte para solicitações de pagamento associadas a créditos de volta para a organização de compra.
Os avisos de crédito são faturas com o valor devido como um número negativo e representam valores que os fornecedores devem aos compradores. Cada aviso de crédito gera um documento de reconciliação de fatura que requer aprovação, dependendo das regras de aprovação de sua empresa. Normalmente, você cria avisos de crédito em seu site quando recebe avisos de crédito em papel de fornecedores e precisa inseri-los para reconciliação e pagamento da fatura.
- Avisos de crédito no nível do cabeçalho: esses avisos de crédito não são detalhados. Seu administrador pode configurar sua conta do SAP Business Network para receber avisos de crédito no nível do cabeçalho de fornecedores no SAP Business Network. Você também pode criar um aviso de crédito no nível do cabeçalho manualmente em seu sistema e associá-lo a um pedido ou contrato.
- avisos de crédito no nível da linha: esses avisos de crédito mostram detalhes do item de linha. Para receber avisos de crédito no nível da linha de fornecedores no SAP Business Network, seu administrador precisa entrar em contato com o suporte SAP Ariba. Você também pode criar avisos de crédito no nível da linha manualmente em seu sistema a partir da fatura referenciada, convertendo a fatura em um aviso de crédito.
O envio de um aviso de crédito no nível do cabeçalho cria um documento de reconciliação de fatura (IR) de aviso de crédito no nível do cabeçalho e inicia o respectivo fluxo de aprovação. Por padrão, o grupo Agente de fatura é adicionado ao fluxo de aprovação para aprovar o aviso de crédito no nível do cabeçalho. Se existir alguma discrepância entre os valores do item de linha e do cabeçalho no aviso de crédito, será acionada uma exceção Fatura com erros de matemática e o aviso de crédito será rejeitado automaticamente.
Quando o documento de IR associado ao aviso de crédito é aprovado, seu pagamento ao fornecedor é ajustado pelo valor especificado no aviso de crédito.
Quando você insere um aviso de crédito no nível da linha a partir de uma fatura, todas as linhas da fatura e as taxas de imposto, entrega e remessa especial (no nível do cabeçalho e da linha) são incluídas no aviso de crédito com valores negativos. Se a fatura original tiver incluído linhas de desconto, elas serão incluídas no aviso de crédito no nível da linha com valores positivos.
Você não pode adicionar mais linhas de crédito ou linhas de fatura (linhas com valores positivos que não são descontos e que representam itens para os quais sua organização deve ao fornecedor) a avisos de crédito de item de linha. Os avisos de crédito no nível do item de linha seguem um caminho semelhante ao dos avisos de crédito no nível do cabeçalho e o envio cria um documento de reconciliação de fatura de aviso de crédito (IR) no nível da linha e inicia o respectivo fluxo de aprovação. No entanto, os avisos de crédito no nível da linha não acionam exceções de fatura. Quando o aviso de crédito no nível da linha é aprovado, qualquer pedido de compra ou acumulador de contrato é atualizado com os valores de crédito do item de linha. Se o pedido de compra ou contrato tiver sido fechado, o status permanecerá fechado, mas os acumuladores serão atualizados e o pagamento ao fornecedor será ajustado de modo correspondente.