• Faturas fora da PO são faturas independentes que não são baseadas em um pedido de compra ou contrato disponível no aplicativo SAP Ariba Buying and Invoicing. Isso significa que não existe nenhum documento da SAP Ariba para validar a fatura.
As faturas não provenientes do pedido de compra podem acessar a solução de faturamento da SAP Ariba:
- Pelo fornecedor no SAP Business Network e transmitido para sua solução SAP Ariba, se as regras de negócios do cliente permitirem isso
- Manualmente por um usuário no site do cliente usando uma fatura em papel enviada por um fornecedor
Ao implementar novas políticas e processos de faturas fora da PO, você quer garantir que você avalie o impacto na função de cada usuário identificado, como comunicar a mudança aos usuários identificados e treinar cada usuário para que ele tenha as informações e o conhecimento para estar em conformidade com os processos.
Normalmente, seu processo de aprovação de faturas deve considerar cenários fora do pedido de compra em que o departamento de contas a pagar deve determinar se a fatura é legítima, as informações contábeis são definidas corretamente e se os fundos podem ser liberados.
O faturamento fora do pedido de compra é uma solução viável para categorias de gastos não gerenciados em que não há preços negociados atuais com o fornecedor ou você não tem a possibilidade de negociar preços.
Exemplos de itens para os quais você pode ser faturado sem um pedido:
- Utilitários
- Reparações
- Faturas telefônicas
- Entretenimento
Uma fatura fora do pedido de compra também pode ser necessária se a transação for uma ocorrência única.
Criando uma fatura fora da PO para um vendedor de única transação
• Quando um fornecedor que você planeja usar somente uma vez (ou raramente) envia uma fatura e o fornecedor não está na lista de vendedores mestre de sua organização, você ainda pode inserir e processar a fatura se seu site suportar faturas de vendedor de única transação.
Ao contrário das faturas regulares, com faturas de vendedor de única transação, você insere os detalhes do fornecedor diretamente na fatura. Um usuário autorizado do Accounts Payable adiciona as informações de pagamento à fatura.
Nota
Para obter informações sobre a configuração de seu site para suportar faturas de vendedor de única transação, consulte Faturas fora da PO para vendedores de única transação no Guia de Administração e Importação de Dados de Faturamento.
Nota