Configuring Workflow for Group Journals

Bei ABC Corporation muss ein Buchungsbeleg genehmigt werden, wenn der Betrag über 10.000 liegt. Sie müssen den Konzernjournal-Workflow implementieren, indem Sie ein Team und dann eine Workflow-Definition anlegen.

Mit der App Teams und Zuständigkeiten verwalten können Sie ein Team anlegen. Mit dieser App können Sie Teams, Zuständigkeitsdefinitionen und Teammitgliedsfunktionen in Responsibility Management verwalten. Sie können Zuständigkeitsdefinitionen und Mitgliedsfunktionen verwenden, um Mitglieder zu ermitteln, die für Workflows zuständig sind.

Wenn Sie das Team für den Konzernjournal-Workflow anlegen, wählen Sie Art = Konzernbuchungsbeleggenehmigung (PGJE_TT).

Pflegen Sie Zuständigkeitsdefinitionen (Teamattribute) in Teamkategorien. Eine Zuständigkeitsdefinition ist ein Name-Wert-Paar, das verwendet werden kann, um Teams abzufragen, die in Responsibility Management gepflegt sind. Wenn beispielsweise Konsolidierungseinheit = DE00, gilt dieses Team nur für Journale, die für DE00 angelegt wurden.

Ein Teamverantwortlicher ist für den Teamkopf, die Zuständigkeitsdefinitionen, die Teammitglieder und die zugehörigen Funktionen verantwortlich und sollte konsultiert werden, wenn Änderungen an einem Team erforderlich sind.

In einem Team ist ein Teammitglied ein Geschäftspartner, der mit einem SAP-Benutzer (Anwendungsbenutzer) verknüpft ist.

Den Teammitgliedern wird die Funktion Konzernbuchungsbeleggenehmigender zugeordnet.

Nachdem Sie nun ein Team eingerichtet haben, müssen Sie einen neuen Workflow für Konzernbuchungsgenehmigungen anlegen.

Mit der App Workflows für Konzernbuchungsbelege verwalten können Sie einen Workflow für manuell gebuchte Konzernbuchungsbelege anlegen.

Wenn Sie den Workflow anlegen, definieren Sie die Workflow-Startbedingung. Beispiel: Standardversion = U00. Wenn ein manuelles Konzernjournal für Version U00 angelegt wird, ist der Workflow erforderlich, wenn die Schrittbedingungen erfüllt sind.

Ein Workflow besteht aus einem oder mehreren Schritten. Die Schritte werden in der festgelegten Reihenfolge ausgeführt.

Sie können den Workflow nach Rolle (Genehmigender des Konzernbuchungsbelegs) oder nach Team (Team-Journal-Workflow) zuordnen. Die Schritte können von einem der Empfänger oder von allen Empfängern abgeschlossen werden.

Jeder Schritt hat eine Bedingung. Beispiel: Betrag in HW >= 10000. Wenn es keine Vorbedingungen gibt, bei denen die Bedingungen erfüllt sind, überspringt das System den Schritt.

Optional können Sie Termine definieren. Termine werden verwendet, um den Genehmigungsschritt basierend auf Bedingungen zu priorisieren.

Beispiel: Sie definieren einen Termin so, dass die Genehmigungsposition überfällig ist, wenn sie drei Tage bei einem Genehmigenden aussteht.

Sie können die Ausnahmebehandlung konfigurieren. Hier geben Sie an, wie der Workflow im Falle von Ablehnungs- und Nachbearbeitungsentscheidungsaktionen vorgeht, indem Sie eine Erforderliche Aktion auswählen. Wenn Sie die Entscheidungsaktion Informations-Workflow-Item anlegen auswählen, sieht der Initiator des Workflows das Workflow-Item, das vom Genehmigenden in seiner App Meine Inbox ohne Entscheidungsaktionen bearbeitet wurde.

Nachdem Sie nun verstehen, wie Sie Konzernbuchungsbelege anlegen können, rufen wir die Workflow-Funktion auf.

Workflow-Szenario:

Bei ABC Corporation können Ihre Kollegen Buchungsbelege im Konzernberichtswesen anlegen, wenn der Wert kleiner als 10.000 ist. Wenn der Buchungsbelegbetrag über 500 liegt, muss Ihr Teamleiter das Journal genehmigen. Wenn sie den Buchungsbeleg genehmigen, wird er automatisch gebucht.

Sehen wir uns die Systemoptionen an, wenn Sie den Workflow verwenden.

Wenn Sie eine neue Journalbuchung anlegen, gibt es oben rechts eine Option zum Anlegen eines Workitems. Wenn der Betrag über der Toleranz von 500 liegt, können Sie das Journal nicht anlegen, sondern nur einen Workflow anlegen.

Wenn Sie ein Workitem anlegen, wird der Genehmigende benachrichtigt.

• Wenn Sie Genehmigen wählen, wird das Workflow-Item genehmigt, und der ursprüngliche Belegentwurf wird in die Datenbank geschrieben.
• Wenn Sie Nachbearbeiten wählen, wird der geparkte Beleg für Änderungen entsperrt. Der Initiator kann die Entwurfsversion bearbeiten und um die angeforderten Änderungen erweitern. Der Genehmigende kann auch eine Notiz mit einer Kurzbeschreibung bereitstellen.
• Wenn Sie Ablehnen wählen, wird das Workflow-Item abgelehnt, und der geparkte Beleg wird gelöscht.

Wenn Sie das Workflow-Workitem in Ihrem Bild Zu erledigen öffnen, wird Ihr Eingangsbild geöffnet. In Ihrem Eingang können Sie auf das Worklow-Protokoll zugreifen, in dem die ausgeführten Aktionen angezeigt werden.

Um mehr über die Workflow-Funktion zu erfahren, wählen Sie:

Workflows für Konzernjournal verwalten