Booster le processus de gestion des commandes clients grâce à une automatisation

Objectives

After completing this lesson, you will be able to:
  • Expliquer comment les bots sont exécutés
  • Vérifier l'éditeur d'automatisation
  • Préparer le fichier Excel avec les détails de la commande client
  • Créer et modifier l'automatisation
  • Mapper l'ordre correct à l'aide d'une boucle avec des conditions
  • Finaliser, tester, simplifier, valider et déployer l'automatisation

Introduction : booster les processus métier grâce à l'automatisation

Pourquoi utiliser les automatisations ? Les automatisations peuvent accélérer votre processus et réduire les erreurs potentielles liées au transfert manuel des données.

Maintenant que vous maîtrisez les bases de la configuration de votre processus, il est temps de simplifier votre formulaire de déclenchement en réduisant le nombre de zones de saisie.

Vous utiliserez l'automatisation robotisée des processus (RPA) pour extraire des données d'un fichier Excel contenant les détails de la commande client.

Vous apprendrez ensuite à mapper les entrées et les sorties des différents artefacts en fonction des modifications du processus. Enfin, vous utiliserez Desktop Agent pour exécuter votre processus.

Remarque

Desktop Agent ne fonctionne pas sur un appareil Mac. Vous devrez utiliser une machine Windows pour terminer cette partie de la leçon, ou un Mac exécutant un bureau virtuel avec Windows. Reportez-vous aux conditions préalables du chapitre 1 pour plus d'informations.
Les deux modes des bots : mode non surveillé et mode surveillé.

L'automatisation des tâches peut s'exécuter de deux façons :

Mode non surveillé
Les robots travaillent de manière autonome avec la supervision humaine uniquement – il n'y a pas d'intervention humaine dans la partie du processus que la RPA est en cours d'exécution.
Mode surveillé
Le mode surveillé, dans lequel les bots travailleront avec les humains pour les aider, pour aider le bot.

Éditeur d'automatisation

Sélectionnez chaque marqueur pour en savoir plus.

La figure illustre les zones de l'éditeur d'automatisation.

L'éditeur d'automatisation de SAP Build Process Automation se compose de quatre parties principales :

Barre d'outils
Peut effectuer des actions simples telles que annuler, rétablir, supprimer une étape, sauvegarder votre automatisation ou même la tester.
Le workflow
Affiche la liste des étapes dans votre automatisation.
Panneau de droite
Ajoute des étapes à votre automatisation. Vous pouvez ajouter des activités, des données ou différents contrôles à votre flux d'opérations.
La console

Accédez à la console de conception et de test pour voir les différentes erreurs, avertissements et informations de votre automatisation lors de sa conception ou de son test. Vous avez également accès aux variables de l'automatisation.

Préparer le fichier Excel avec les détails de la commande client

Scénario de gestion

SAP Build Process Automation a une intégration native à plusieurs produits Microsoft Office, y compris Outlook et SDK pour Excel. Dans cet exercice, vous allez apprendre à utiliser des fichiers Excel dans vos automatisations.

Pour concevoir votre automatisation, vous aurez besoin d'un fichier Excel renseigné avec les données des commandes clients. Vous avez la possibilité de le créer vous-même à l'aide de l'exemple ci-dessous.

Remarque

Dans cet exercice, vous allez créer un fichier Excel contenant les données de la commande client. Vous pouvez le créer manuellement (voir tâche 1) ou télécharger le fichier préparé (voir tâche 2).

Tâche 1: Alternative 1 : Préparer le fichier Excel avec les détails de la commande client

Étapes

  1. Créez un fichier Excel.

    Utilisez les formats de cellule suivants :

    ColonneFormat
    Numéro d'ordreTexte
    Montant de la commandeNuméro
    Date de la commandeDate
    Pays de livraisonTexte
    Date de livraison attendueDate
    Statut de l'ordreTexte

    Remarque

    Assurez-vous d'utiliser le format correct des cellules dans les colonnes, répertoriées ci-dessus !

    1. Ouvrez MS Excel.

    2. Créez un fichier Excel avec les colonnes indiquées dans le tableau ci-dessus.

    3. Sauvegardez le fichier sous le nom de votre choix.

  2. Ajoutez des données aux colonnes.

    Utilisez les données suivantes :

    Numéro d'ordreMontant de la commandeDate de la commandePays de livraisonDate de livraison attendueStatut de l'ordre
    PO7991410418.221/21/2022États-Unis d'Amérique1/29/2022Dans les délais
    PO7918150935.131/22/2022Royaume-Uni1/27/2022Urgent
    PO7375313977.821/23/2022Royaume-Uni2/20/2022Dans les délais
    PO7311755055.41/24/2022Royaume-Uni3/30/2022Dans les délais
    PO6858429358.41/25/2022Royaume-Uni20/02/2022Dans les délais
    PO636843739.821/26/2022Royaume-Uni3/25/2022Dans les délais
    PO6189483574.1227/01/2022Allemagne2/5/2022Dans les délais
    PO3115273993.561/28/2022Allemagne3/10/2022Dans les délais
    PO2686220887.5629/01/2022Allemagne3/5/2022Dans les délais
    PO8282436955.641/30/2022États-Unis d'Amérique30/03/2022Dans les délais

    1. Si ce n'est pas le cas, ouvrez le fichier.

    2. Saisissez les données du tableau ci-dessus.

    3. Sauvegardez le fichier.

Tâche 2: Alternative 2 : Télécharger le fichier

Étapes

  1. Téléchargez le fichier.

    1. Sélectionnez l'URL suivant : https://education.hana.ondemand.com/education/pub/mmcp/group/GR_1C5B25FF9CC48BA3/25341A492A1A669A.xlsx?téléchargement=1

      ExerciseStart Exercise

    2. Le fichier sera téléchargé sur votre PC.

Création et édition d'une automatisation

Pour préparer l'exercice suivant, regardez la vidéo suivante sur la création de l'automatisation.

Créer et modifier l'automatisation

Scénario de gestion

Maintenant que votre fichier Excel est prêt, créons l'automatisation. Pour cela, vous allez ouvrir le processus dans Process Builder et ajouter une nouvelle automatisation entre le formulaire de déclenchement et le formulaire d'approbation. Vous allez créer l'automatisation, modifier les détails de l'automatisation et mapper les variables du fichier Excel avec les données de la commande client. Vous utiliserez ensuite une boucle pour confirmer que le résultat des entrées semble correct.

Pour en savoir plus sur la création et la modification de l'automatisation, suivez ce didacticiel interactif.

Flux de tâches

Dans la tâche de cet exercice, vous allez exécuter les étapes suivantes :

  1. Ajouter une nouvelle automatisation au processus.
  2. Définissez les variables d'environnement du projet.
  3. Ajoutez des activités Excel.
  4. Effectuez un mappage de données Excel.
  5. Fermez l'instance Excel.
  6. Ajoutez des paramètres d'entrée et de sortie.
  7. Créez une variable.

Options d'exercice

Pour lancer l'exercice, sélectionnez Commencer l'exercice dans la figure ci-dessous.

Une fenêtre pop-up s'ouvre. Vous disposez des options suivantes :

  • Sélection de Lancer : la simulation démarre. Suivez la simulation pour apprendre à créer et modifier l'automatisation.
  • Sélectionnez Ouvrir le document PDF : un PDF s'ouvre. En fonction des étapes décrites dans ce document, vous pouvez effectuer l'exercice dans votre propre infrastructure système.
ExerciseStart Exercise

Étapes

  1. Créez et modifiez l'automatisation.

    1. Sélectionnez Ajouter étape de processus.

    2. Sélectionnez Automatisation.

    3. Sélectionnez Automatisation vide.

    4. Dans la boîte de dialogue Configurer la version de l'agent, sélectionnez Version de l'agent.

    5. Sélectionnez 3.25.

    6. Cliquez sur Confirm.

    7. Dans le champ Nom, saisissez Obtenir les détails de la commande.

      Vous trouverez ces zones dans la boîte de dialogue Créer une automatisation.

    8. Dans la zone Description, saisissez Automatisation du processus de commande2.

    9. Sélectionnez Créer.

    10. Sélectionnez Options.

    11. Sélectionnez Environnement Variables.

    12. Sélectionnez Créer.

    13. Dans la zone Identifiant, saisissez Chemin d'accès au fichier d'ordre.

    14. Cliquez sur la flèche déroulante par Type.

    15. Sélectionnez Chaîne.

    16. Cliquez sur le bouton Créer.

    17. Cliquez sur Fermer.

    18. Sélectionnez Plus d'options (icône de trois points).

    19. Sélectionnez Ouvrir éditeur.

    20. Dans la zone Rechercher, saisissez Ouvrir Excel.

    21. Faites glisser Ouvrir une instance Excel et déposez-la sous Démarrer.

    22. Sélectionnez Supprimer.

    23. Dans la zone Rechercher, saisissez Lien Excel Cloud.

    24. Faites glisser le lien Excel Cloud et déposez-le sous Ouvrir une instance Excel.

    25. Sélectionnez Lien Excel Cloud.

    26. Sélectionnez Traiter activité.

    27. Cliquez sur Parcourir.

    28. Sélectionnez Commandes clients.

    29. Cliquez sur Ouvrir.

    30. Dans la zone Chemin du classeur, saisissez Chemin du fichier d'ordre.

    31. Sélectionnez À partir des données Excel.

    32. Dans la zone Nom, saisissez Commande client.

    33. Sélectionnez Créer.

    34. Sélectionnez Synthèse.

    35. Sélectionnez la zone de défilement pour faire défiler vers le bas.

    36. Sélectionnez Commande client.

    37. Sélectionnez Accéder aux détails de l'ordre.

    38. Sélectionnez Lien Excel Cloud.

    39. Sélectionnez Supprimer.

    40. Dans le champ Paramètres de sortie, saisissez Ordres.

    41. Dans la zone Nom de l'étape, saisissez Fermer l'instance Excel.

    42. Faites glisser Fermer l'instance Excel et déposez-la sous Lien Excel Cloud.

    43. Sélectionnez Entrée/Sortie.

    44. Dans la zone Entrées, saisissez Numéro d'ordre.

    45. Sélectionnez Ajouter un nouveau paramètre de sortie.

    46. Dans la zone Entrées, saisissez SelectedOrder.

    47. Dans la zone Entrées, saisissez Les détails de l'ordre sélectionné sont traités.

    48. Sélectionnez Chaîne.

    49. Sélectionnez Commande client.

    50. Sélectionnez Outils.

    51. Sélectionnez Supprimer.

    52. Dans la zone Rechercher, saisissez Ventes.

    53. Faites glisser la commande client et déposez-la sous Fermer l'instance Excel.

    54. Sélectionnez la variable Créer commande client.

    55. Sélectionnez Supprimer.

    56. Cliquez sur Sauvegarder.

Résultat

Vous avez créé et modifié l'automatisation.

Mappage de l'ordre à l'aide d'une boucle avec des conditions

Regardez la vidéo suivante pour savoir comment mapper l'ordre à l'aide d'une boucle avec des conditions :

Mapper l'ordre à l'aide d'une boucle avec des conditions

Scénario de gestion

Le mappage de données Excel vous permet de transformer les données basées sur des colonnes d'une feuille Excel en type de données pouvant être utilisé dans votre automatisation. Les données de la feuille Excel restent les mêmes mais la structure devient une structure de type de données, ce qui permet d'utiliser tout au long de votre projet.

Pour vérifier si vous avez correctement mappé les données de commande client, vous devez boucler les commandes et vérifier si vous pouvez trouver la vôtre à l'aide de la condition et voir si le numéro de commande que vous avez reçu du déclencheur est égal au membre actuel des auteurs.

Flux de tâches

Dans la tâche de cet exercice, vous allez exécuter les étapes suivantes :

  1. Ajouter une nouvelle automatisation au processus.
  2. Ajoutez une activité de contrôle.
  3. Définissez la variable.
  4. Arrêtez la boucle.

Options d'exercice

Pour lancer l'exercice, sélectionnez Commencer l'exercice dans la figure ci-dessous.

Une fenêtre pop-up s'ouvre. Vous disposez des options suivantes :

  • Sélection de Lancer : la simulation démarre. Suivez la simulation pour apprendre à mapper l'ordre à l'aide d'une boucle avec des conditions.
  • Sélection de Ouvrir le document PDF : un PDF s'ouvre
ExerciseStart Exercise

Finaliser, tester et simplifier l'automatisation

Scénario de gestion

À la fin de votre processus de création d'automatisation, il y a quelques dernières étapes à exécuter. Vous devez d'abord créer des paramètres de sortie et les connecter au point d'extrémité de l'automatisation. Si tout a été configuré, vous pouvez exécuter un test. Après un test réussi, pour simplifier le formulaire de démarrage, vous pouvez supprimer toutes les informations redondantes. Validez votre projet de processus qui peut finalement être déployé.

Options d'exercice

Pour lancer l'exercice, sélectionnez Commencer l'exercice dans la figure ci-dessous.

Une fenêtre pop-up s'ouvre. Vous disposez des options suivantes :

  • Sélection de Lancer : la simulation démarre. Suivez la simulation pour apprendre à finaliser, tester et simplifier l'automatisation.
  • Sélectionnez Ouvrir le document PDF : un PDF s'ouvre. En fonction des étapes décrites dans ce document, vous pouvez effectuer l'exercice dans votre propre infrastructure système.
ExerciseStart Exercise

Étapes

  1. Finalisez, retenez et simplifiez l'automatisation.

    1. Cliquez sur Terminer.

    2. Sélectionnez Commande client.

    3. Sélectionnez 4 selectedOrderDetails.

    4. Sélectionnez Traitement des ordres.

    5. Sélectionnez Accéder aux détails de l'ordre 1.

    6. Sélectionnez Entrées.

    7. Sélectionnez OrderNumber (à droite de l'écran).

    8. Sélectionnez Numéro d'ordre.

    9. Cliquez sur Sauvegarder.

    10. Cliquez sur Fermer.

    11. Sélectionnez Accéder aux détails de l'ordre.

    12. Sélectionnez Test.

    13. Dans la zone OrderNumber, saisissez PO7991.

    14. Dans le champ OrderFilePath, saisissez C:\Users\System1\Downloads\SalesOrders.xlsx.

    15. Sélectionnez Test.

    16. Pour développer le volet Détails, cliquez sur la flèche.

    17. Sélectionnez la zone de défilement pour faire défiler vers le bas.

    18. Sélectionnez Masquer le panneau.

    19. Sélectionnez l'onglet Order Processing.

    20. Par le formulaire Déclencheur/Traitement des commandes, sélectionnez Plus d'options (icône à trois points).

    21. Sélectionnez Ouvrir éditeur.

    22. Sélectionnez Montant de commande.

    23. Dans Montant de commande, sélectionnez Plus d'options.

    24. Sélectionnez Supprimer.

    25. Sélectionnez Plus d'options de Date de commande.

    26. Sélectionnez Supprimer.

    27. Sélectionnez Plus d'options de Pays d'expédition.

    28. Sélectionnez Supprimer.

    29. Sélectionnez Date de livraison attendue.

    30. À la Date de livraison attendue, sélectionnez Plus d'options.

    31. Sélectionnez Supprimer.

    32. Cliquez sur Sauvegarder.

    33. Cliquez sur Fermer.

    34. Sélectionnez Traitement des ordres.

    35. Sélectionnez Formulaire d'approbation.

    36. Sélectionnez Entrées.

    37. Sélectionnez Montant de commande.

    38. Pour développer le volet Ordre sélectionné, cliquez sur la flèche.

    39. Sélectionnez Montant de commande.

    40. Sélectionnez la zone de défilement pour faire défiler vers le bas.

    41. Sélectionnez Date de livraison de la commande.

    42. Sélectionnez expectedDeliveryDate.

    43. Cliquez sur Sauvegarder.

    44. Cliquez sur Fermer.

    45. Sélectionnez Formulaire de confirmation de commande.

    46. Sélectionnez Entrées.

    47. Sélectionnez Date de livraison attendue.

    48. Pour développer le volet Accéder aux détails de l'ordre 1, cliquez sur la flèche.

    49. Sélectionnez SelectedOrder (icône en forme de flèche à côté).

    50. Sélectionnez expectedDeliveryDate.

    51. Sélectionnez Montant de commande.

    52. Sélectionnez orderAmount.

    53. Cliquez sur Sauvegarder.

    54. Cliquez sur Fermer.

    55. Sélectionnez Formulaire de rejet de commande.

    56. Sélectionnez Entrées.

    57. Sélectionnez Date de livraison attendue.

    58. Sélectionnez SelectedOrder.

    59. Sélectionnez expectedDeliveryDate.

    60. Sélectionnez Montant de commande.

    61. Sélectionnez orderAmount.

    62. Cliquez sur Sauvegarder.

    63. Cliquez sur Fermer.

Résultat

Vous avez finalisé, testé et simplifié l'automatisation.

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