Découverte des groupes d'activités

La gouvernance du projet fournit un cadre dans lequel le chef de projet et les sponsors peuvent prendre des décisions qui satisfont à la fois les besoins et les attentes des parties prenantes et les objectifs stratégiques organisationnels ou répondent aux circonstances dans lesquelles elles peuvent ne pas être alignées.

© Project Management Institute, Inc. Guide de l'organe de gestion de projet de connaissances Guide PMBOK. Sixième édition. 2017.

La gouvernance du projet comprend :

• Orienter et superviser la gestion des travaux du projet
• Garantir le respect des politiques, normes et directives
• Établissement des rôles, responsabilités et pouvoirs de gouvernance
• Prise de décision concernant les escalades de risques, les changements et les ressources (par exemple, équipe, financier, physique, installations)
• Garantir un engagement approprié des parties prenantes
• Surveillance des performances

Dans tout projet, il est important de disposer de la définition standard de la gouvernance du projet. Il décrit les relations entre les différents groupes et les parties prenantes impliquées dans le projet.

La gouvernance du projet décrit le flux d'informations entre le projet et toutes les parties prenantes. Elle indique les étapes de prise de décision et d'escalade pour résoudre les problèmes.

Le cadre de gouvernance présente quelques caractéristiques qui doivent être établies. Il se concentre sur la réalisation de la valeur commerciale, la gestion des risques et des problèmes et l'application des normes et de la responsabilité pour le projet.

Elle doit être alignée sur la gouvernance déjà en place de l'organisation. Elle doit également veiller à ce que la communication et les messages répondent aux besoins de l'organisation et des parties prenantes. La gouvernance doit être adaptée à chaque client. Il n'y a pas de taille unique qui convienne à tous.

SAP fournit des outils pour prendre en charge la documentation et suivre le statut d'avancement global. Traditionnellement, SAP Solution Manager était utilisé, mais avec l'avènement des solutions basées sur le Cloud, SAP Cloud ALM est devenu plus courant. Pour SAP S/4HANA, édition cloud, il est recommandé d'utiliser SAP Cloud ALM.

Dans un scénario On-Premise, un chef de projet utilisera probablement SAP Solution Manager pour effectuer la documentation et le suivi des activités. Dans un scénario Cloud, SAP Cloud ALM sera plus courant. La tendance dans SAP est de passer de SAP Solution Manager à SAP Cloud ALM.

Les deux outils, SAP Solution Manager et SAP Cloud ALM, peuvent fournir la source d'informations unique pour la documentation du projet, pour tous les groupes d'activités. La documentation des solutions est utilisée depuis plus de 20 ans dans les projets SAP.

Ces outils peuvent coopérer avec d'autres produits, SAP et non SAP, à des fins différentes de la documentation, des tests, de la modélisation des processus... Un exemple qui joue un rôle majeur dans les implémentations SAP est SAP Signavio.

Le chef de projet qui établit la gouvernance doit identifier les acteurs clés qui feront partie de la gouvernance, puis intégrer le groupe des parties prenantes. En règle générale, les acteurs clés sont spécifiés dans le contrat de projet ou le cahier des charges.

• Niveau 1 - Directoire

  • Définit la vision et les objectifs de l'entreprise

  • Approuve la vision du projet

  • Délégue son autorité au comité de pilotage

  • Alloue le financement du projet

• Niveau 2 - Comité de pilotage

  • Approuve les objectifs du projet

  • Approuve les résultats du projet

  • Approuve les modifications du projet en fonction des autorisations déléguées.

  • Délégue les autorités au comité de fonctionnement

  • Fait remonter les problèmes non résolus au Comité de direction.

• Niveau 3 - Comité d'exploitation

  • Suit et coordonne les activités dans tous les groupes d'activités du projet.

  • Délégue son autorité aux réunions en cours

  • Transmet les problèmes non résolus au comité de pilotage.

• Niveau 3 - Comité d'intégration

  • Prend des décisions concernant l'intégration et la gestion des données de base dans l'ensemble des projets

  • Définit l'intégration et contrôle le registre des points d'intégration.

  • Définit la stratégie de lancement pour tous les projets

  • Assure l'intégration et la cohérence entre les livrables de plusieurs projets

• Niveau 4 - Réunions en cours

  • Clarifie les problèmes en cours en cours

  • Escalade les problèmes non résolus au niveau 3

  • Prend des décisions déléguées par le niveau 3

• Les principaux domaines d'habilitation pour l'équipe du client sont les suivants :

  • Expertise de la solution

  • Expertise technique

  • Gestion de projets

• Tous les membres de l'équipe du client doivent avoir une formation générale sur SAP Activate.

• Avant les ateliers de validation de la solution, des directives doivent être élaborées et une formation sur les directives de validation de la solution doit être dispensée.

• La formation sur la solution et l'expertise technique doit faire partie du plan de formation de l'équipe du client et être dispensée avant la validation de la solution.

• Les connaissances spécifiques au flux de travail sont également transférées aux membres de l'équipe du client lors des ateliers d'information et de Design Thinking dans les groupes de travail pertinents.

• Le registre des procédures de projet doit être établi à partir du plan de gestion du projet et l'équipe du client doit être formée à ces normes (et outils, y compris Solution Manager) dès que les normes sont développées et les outils configurés.

Lorsqu'une nouvelle solution est implémentée, de nouveaux besoins en formation apparaissent, car les utilisateurs impactés doivent apprendre de nouvelles façons d'effectuer leurs tâches.

Une tâche critique est liée à la gestion des changements organisationnels (OCM).

L'objectif est de mener toutes les analyses pertinentes de la gestion des changements organisationnels (analyse de l'impact du changement, analyse des besoins en communication et des canaux, analyse des besoins en formation et analyse des parties prenantes) afin de développer et de planifier des activités OCM pour quoi, quand et qui. Cela permet une livraison OCM efficace ayant un impact sur la préparation au changement et l'adoption par l'utilisateur final.

L'étape suivante consiste à identifier et désigner des agents du changement comme ambassadeurs pour soutenir la transformation numérique.

Lorsque vous examinez la feuille de route de SAP SuccessFactors et vérifiez le groupe d'activités d'adoption de la solution, il semble que l'adoption de la solution ne soit pas présente dans les premières phases du projet. Ce n'est pas correct. L'accent a été mis sur les diagrammes de vue d'ensemble définis sur certaines activités, mais une fois que vous avez exploré le contenu (tâches et accélérateurs), vous remarquerez que des activités auront lieu. L'analyse d'impact OCM a lieu au cours de la phase d'exploration, comme pour les autres feuilles de route.

Le Customer Center of Expertise (CCoE) est un modèle organisationnel qui sert de hub de collaboration au sein du service informatique et des LoB. La mission du CCoE est d'assurer la transparence et l'efficacité de l'implémentation, de l'innovation, de l'exploitation et de la qualité des processus de gestion et des systèmes SAP. CCoE favorise de manière centralisée l'amélioration continue et l'innovation continue.

• La période d'hypercare ou stabilisation est une période après la mise en production dans la phase de déploiement. Son objectif est de s'assurer que tous les problèmes critiques survenus lors du basculement ou après que les utilisateurs ont commencé à travailler avec le système sont résolus d'urgence pour prendre en charge les opérations des processus de gestion.

• Les problèmes les plus courants au cours de la période d'hypercare sont les suivants :

  • Modifications urgentes de l'autorisation et

  • Questions sur l'utilisation de la fonctionnalité.

• Approches les plus courantes de la période d’hypersoins :

  • Procédure temporaire pour l'attribution des autorisations d'urgence (artefact "Procédure de projet - Gestion des utilisateurs pour la mise en production").

  • Répartition des consultants applicatifs entre les bureaux.

  • Configuration d'un espace dédié où les utilisateurs peuvent intervenir et effectuer des opérations avec l'aide des consultants applicatifs.

• L'architecture technique et l'infrastructure pour l'implémentation SAP sont d'abord capturées lors de la phase de découverte et contiennent des points de vue sur :

  • Stratégie du centre de données

  • Évolutivité, disponibilité et besoins en capacité (dimensionnement du matériel)

  • Recommandations SAP sur les infrastructures système pour une solution spécifique

• En fonction du point de vue initial, les spécifications matérielles initiales sont développées pour l'achat de matériel. Parce que les exigences détaillées et la conception de la solution sont abordées lors de la phase d'exploration. Le dimensionnement doit être pertinent uniquement pour Private Cloud Edition car il s'agit de la seule approche sur site proposée.

• Au cours de la phase de réalisation, un test de performance est effectué pour confirmer que la solution est prête pour la charge productive. Des corrections peuvent être nécessaires dans le matériel.