Einige der Kreditorenbuchhaltungsbelege des Unternehmens von Jennifer stammen aus der Einkaufsabteilung des Unternehmens. Jennifer möchte den Prozessablauf verstehen, der zur Buchung dieser FI-Belege führt. Für sie ist es nicht wichtig, eigene Einkäufe anzulegen oder einen Wareneingang zu buchen, sondern zu verstehen, wie die FI-Belege angelegt werden. Dies wird auch dazu beitragen, sich bei Klärungsbedarf mit den Kollegen aus der Logistik abzustimmen.
Nun führen wir den Procure-to-Pay-Prozess ein, der erfordert, dass die Komponente für den Einkauf in der Materialwirtschaft mit dem Kreditorenbuchhaltungsprozess zusammenarbeitet.
In den meisten Fällen hat Ihr Unternehmen bei einem Einkauf eine strenge Beschaffungsrichtlinie, die von der Beschaffungsabteilung verlangt, alle Einkäufe zu verwalten oder zumindest darauf aufmerksam zu machen, ob es sich dabei um Anlagen wie Maschinen, Materialien für die Produktion wie Reifen oder Büromaterial wie Tonerpatronen handelt.
Der Procure-to-Pay-Prozess beginnt mit einer Anforderung, etwas zu kaufen, und endet letztendlich mit der endgültigen Zahlung für die Waren oder Dienstleistungen. Dieser integrierte Prozess gewährleistet eine unterbrechungsfreie Versorgung mit allem, was das Unternehmen benötigt, um Ihre Geschäftsziele zu erreichen.
In diesem Kurs konzentrieren wir uns auf die Rechnungsbearbeitung. In der Grafik sehen Sie, dass die Rechnungsbearbeitung Teil des größeren Source-to-Pay-Prozesses sein kann. Mit diesem integrierten Prozess können Sie eingegangene Aufträge ermitteln, aufgeben und überwachen, die Rechnung prüfen und schließlich die Ausgangszahlung vornehmen. Dieser Prozess integriert die SAP-Module Materialwirtschaft (Logistik) und Finanzwesen.
Schritte des Procure-to-Pay-Prozesses:
Bedarfsermittlung: Nach der Prüfung der Bestellanforderungen der einzelnen Abteilungen des Unternehmens durch den Einkaufsmitarbeiter prüft der Mitarbeiter die möglichen Bezugsquellen und ermittelt einen geeigneten Lieferanten.
Bestellung: Anschließend legt der Einkaufsmitarbeiter mit diesen Parametern eine Bestellung an.
Wareneingang: Ihr Lieferant versendet die bestellten Artikel, und diese kommen nun in Ihrem Unternehmen an. Der Wareneingang prüft die Bestellung auf die bestellte Menge, und wir aktualisieren die Bestellentwicklung mit diesen Informationen.
Rechnungsprüfung: Sie erhalten die Rechnung vom Lieferanten und von der Kreditorenbuchhaltung. Die Rechnung wird mit Bezug zur Bestellung gebucht. Dies wird als Rechnungsprüfung bezeichnet. Der Kreditorenbuchhalter gibt die Informationen aus der Rechnung ein, und das System verweist auf die Bestellung, um die Preisinformationen zu erhalten.
Zahlungsabwicklung: Wenn alles in Ordnung ist, keine Differenzen aufgetreten sind und keine Zahlsperre vorliegt, wird die Kreditorenrechnung in der Regel mit dem Zahlungsprogramm bezahlt.
Dreistufige Verifizierung
Die dreistufige Prüfung ist der Prozess des Vergleichs von Bestellung, Rechnung und Wareneingang, um sicherzustellen, dass sie übereinstimmen, bevor die Rechnung genehmigt wird. Dadurch wird sichergestellt, dass die Bestellung des Kunden, die Lieferung des Lieferanten und der Wareneingangsschein dieselben Informationen widerspiegeln. Schritte der dreistufigen Verifizierung:
Bestellung: Bestellung im Einkauf anlegen
Es wird ein Materialbeleg erzeugt.
Es wird KEIN Finanzbeleg erzeugt.
Wareneingang: Wareneingang buchen:
Um den Eingang von Bestand oder Verbrauchsmaterial zu aktualisieren, wird ein Materialbeleg im Einkauf generiert.
Gleichzeitig wird ein Finanzbeleg angelegt, der den Warenwert als Soll und den Wareneingang/Rechnungseingang auf das Warenkonto bucht.
(WE/RE) auf das Verrechnungskonto als Haben im Hauptbuch.
Rechnungsprüfung: Buchen Sie eine Lieferantenrechnung mit Bezug zu einer Bestellung.
Dadurch wird automatisch ein Finanzbeleg generiert. Der Buchhaltungsbeleg enthält den Rechnungsbetrag, der auf das WE/RE-Konto (Soll) und das Kreditorenkonto (Haben) gebucht wird.
Prüfung der Menge in Schritt 2: Das System prüft, ob die gelieferte Menge mit der Menge aus der Bestellung übereinstimmt.
Prüfung des Preises in Schritt 3: Das System prüft, ob der Rechnungsbetrag mit dem Preis aus der Bestellung übereinstimmt.
Das WE/RE-Konto steht für Wareneingang/Rechnungseingang und ist das Sachkonto, das im SAP-System verwendet wird, um die Abstimmung zwischen Warenlieferungen und Rechnungen von Lieferanten zu verfolgen. Idealerweise sollte das WE/RE-Konto ausgeglichen werden (d.h. es sollte bei null stehen), da jeder Wareneingang durch eine entsprechende Rechnung ausgeglichen werden sollte. Wenn dies nicht der Fall ist, weist dies auf Abweichungen zwischen den gelieferten Waren und den eingegangenen Rechnungen hin. Dies kann z.B. auf fehlende Rechnungen oder Differenzen zwischen der gelieferten Warenmenge und der berechneten Menge zurückzuführen sein.
Das WE/RE-Konto ist somit ein wichtiges Steuerungsinstrument im Beschaffungsprozess. Sie hilft Unternehmen, Diskrepanzen und Abweichungen im Prozess schnell zu erkennen und zu korrigieren.
Jennifer, sehen wir uns dieses Video an, um mehr über das Anlegen einer Bestellung und das Buchen eines Wareneingangs zu erfahren.
