Processamento de pagamentos

Primeiro, vejamos um típico processo de pagamento manual:

Os clientes pagam suas dívidas, ou seja, notas fiscais de saída em aberto, de acordo com as condições de pagamento acordadas: Dinheiro básico, Prestações, Líquido 30, etc.

Em nosso exemplo de negócios, Maria, a contadora da OEC Computers, lida com contas a receber todas as tardes.

Ela visualiza a conta bancária da empresa online para ver as contas a receber recebidas de clientes por meio de transferência bancária.

No SAP Business One, ela verifica as contas de cartão de crédito (Visa e Master Card) para ver o valor das contas a receber com cartão de crédito emitidas no ponto de venda da loja e no centro de atendimento ao cliente durante o dia.

Em seguida, Maria insere um depósito de cartão de crédito no SAP Business One para registrar os pagamentos que Visa e Master Card transferiram para a conta bancária da empresa.

Observe que, neste exemplo de negócio, nos concentramos no processo de pagamentos manuais.

Lembre-se de que você também tem as opções Assistente de pagamento e Processamento de extratos bancários, que permitem criar contas a receber e a pagar de forma automática e semiautomática.

Ajuste o cenário de pagamento adequado às necessidades e localização do cliente de acordo com as decisões tomadas junto com o contador do cliente.

• Existem quatro opções de meio de pagamento para contas a receber. Primeiro, veremos os três meios de pagamento que normalmente têm um processo de duas etapas: dinheiro, cheque e cartão de crédito.
• Independentemente do meio de pagamento, quando você emite uma conta a receber completa, a nota fiscal pendente na conta do cliente é fechada.
• Os pagamentos em dinheiro, em cheque e com cartão de crédito são lançados em uma conta de compensação ou temporária.
• Observe que o termo "compensação" é usado na localização dos EUA. Em outras localizações, o termo poderia ser: "Conta temporária" ou "Conta provisória". As contas de compensação devem ser predefinidas durante a configuração.
• No exemplo exibido, vemos uma conta a receber à esquerda para 105 que gera o seguinte lançamento contábil automático:
  • Débito em uma conta de compensação - ativo em caixa/cartão de crédito/cheques recebidos.
  • Crédito na conta do cliente.
  • Ferramentas externas, como sistema de ponto de venda e autorização de transações com cartão de crédito, podem ser integradas ao processo padrão.
• O sistema recupera as contas recebidas em dinheiro e cheques da janela Determinação de conta contábil.
• A conta de cartão de crédito é recuperada do campo Conta contábil na janela de definição de cartões de crédito na configuração bancária no módulo Administração.
• À direita, vemos o segundo lançamento de um documento de depósito usado para transferir os fundos da conta de compensação para a conta bancária da empresa e compensar a conta de compensação.

Outra opção para o meio de pagamento é a transferência bancária.

Quando um cliente paga utilizando o meio de pagamento Transferência bancária, a transação NÃO envolve uma conta de compensação. O cliente transfere o pagamento diretamente para o banco da empresa.

Aqui vemos o débito na conta bancária da empresa e o crédito na conta do cliente.

Na área do meio, você seleciona transações em aberto para pagamento a partir da tabela usando o campo de seleção na coluna Selecionado.

O sistema oferece ferramentas para identificar rapidamente a natureza dos documentos exibidos e ajudar na sua seleção.

Um asterisco (*) após a data da nota fiscal indica que ela está vencida. Ou seja, a data de vencimento da fatura é anterior ou igual à data atual.

A porcentagem de desconto exibe a taxa do desconto à vista definida para o parceiro de negócios, dependendo da data da conta a receber e da data da fatura. Você pode modificá-lo, se necessário.

A coluna Pagamento total exibe o valor que está pendente em uma nota fiscal. O sistema propõe o saldo como o montante a ser pago. Modifique este montante se o pagamento for somente para parte do montante da fatura.

A coluna do tipo de documento indica a origem de cada linha. Por exemplo, NF para nota fiscal, CN para nota de crédito e JE para lançamento contábil manual.

Utilizando Configurações de formulário, você pode optar por exibir o código Número de referência do PN na tabela. Isso permite que você baseie o pagamento no número da nota fiscal do fornecedor, em vez de em seu próprio número de documento interno, quando você emite uma saída de pagamento.

Você pode optar por fazer com que o sistema exiba todas as transações na tabela ou restringir a exibição a faturas e notas de crédito. A configuração para exibir todas as transações por padrão é encontrada nas configurações do documento para contas a receber e a pagar.

Caso você queira documentar um pagamento que não seja baseado em uma nota fiscal. Por exemplo, pagamento adiantado, escolha a opção Pagamento por conta.

No exemplo apresentado, o Valor total devido inclui o pagamento por conta e o valor total do pagamento das transações em aberto da tabela.

Depois de determinar o montante de pagamento, você deve especificar o meio de pagamento. Você pode selecionar um dos seguintes meios de pagamento: Cheque, Transferência bancária, Cartão de crédito ou Dinheiro.

Em alguns países, você também pode utilizar o meio de pagamento Boleto.

Selecione o ícone Meio de pagamento para abrir a janela Meio de pagamento.

Na maioria dos casos, o pagador paga o montante na totalidade utilizando um meio de pagamento. No entanto, é possível dividir o montante entre vários meios de pagamento. O sistema obtém os detalhes sobre o meio de pagamento para contas a receber do registro mestre do cliente.

Quando você lança um pagamento, o sistema reconcilia o pagamento com as notas fiscais selecionadas e encerra as transações. Se o pagamento tiver sido lançado como um Pagamento por conta, as notas fiscais e o pagamento permanecerão em aberto. Se tiver sido efetuado um pagamento parcial, o sistema ajusta o Saldo adequadamente.

Se você tirar dinheiro da sua caixa registradora ou cheques da sua gaveta de cheques e levá-los para o seu banco, você pode usar a transação Depósito para lançar essa transferência.

Neste gráfico, vemos o processo de pagamentos à vista. A entrada de pagamento credita a conta do cliente e debita a conta do ativo em caixa. Quando o depósito é feito, o depósito em espécie é creditado e a conta bancária é debitada.

Um depósito de cheques é semelhante.

A conta a receber credita a conta do cliente e debita a conta de cheques recebidos. Quando o depósito é feito, a conta de cheques recebidos é creditada e a conta bancária é debitada.

O SAP Business One suporta vários cenários de cancelamento de pagamentos, depósitos e cheques.

Por exemplo:

• Caso você insira um pagamento ou depósito incorreto,
• Em situações em que um pagamento é cancelado, ou
• Caso você precise cancelar um pagamento ou depósito depois que o cheque relacionado a um pagamento já tiver sido depositado.
• Observe que você pode cancelar um cheque depositado a partir de um depósito com vários cheques.

Para mais detalhes sobre como cancelar pagamentos, depósitos e cheques, consulte a Ajuda on-line.

Trabalhar com contas a pagar é semelhante ao contas a receber, exceto, é claro, que você paga dinheiro em vez de receber dinheiro.

Quando você cria uma conta a pagar:

• Há um débito na conta do fornecedor,
• E um crédito na conta bancária

Ao contrário das contas a receber, geralmente o processo de contas a pagar manuais não envolve compensação ou contas temporárias para cartões de crédito, cheques e transferências bancárias. Em vez disso, o lançamento em crédito é efetuado diretamente na conta bancária.

Se você deseja utilizar uma conta de compensação ou temporária, uma conta provisória pode ser inserida manualmente no campo Conta contábil na janela Meio de pagamento. Em seguida, quando o pagamento é reduzido do banco, uma entrada manual deve ser criada para debitar a conta provisória e creditar a conta bancária.

Além disso, o assistente de pagamento pode ser utilizado para gerar automaticamente pagamentos contra uma conta de compensação se você definir uma na janela Contas bancárias da empresa – Configuração. Consulte o curso Assistente de pagamento para saber mais sobre esse processo.

Se você quiser definir o sistema para usar contas de compensação automaticamente, pode usar o Processamento de extrato bancário. Esta funcionalidade pode ser configurada para lançar automaticamente a transferência entre a compensação e as contas bancárias.

Aqui estão alguns pontos-chave a serem abordados:

• Em contas a receber envolvendo dinheiro, cheque e cartão de crédito, os pagamentos geralmente são lançados em uma conta de compensação ou temporária.
• Um documento de depósito deve ser processado para transferir os fundos da conta de compensação para a conta bancária da empresa e compensar a conta de compensação.
• Quando um cliente paga utilizando o meio de pagamento Transferência bancária, a transação não envolve uma conta de compensação. O cliente transfere o pagamento diretamente para o banco da empresa.
• Em um documento de pagamento, um asterisco (*) após a data da nota fiscal indica que a nota fiscal está vencida no momento. Ou seja, a data de vencimento da fatura é anterior ou igual à data atual.
• Em contas a pagar, normalmente, o processo não envolve contas de compensação ou temporárias. Em vez disso, o lançamento em crédito é efetuado diretamente na conta bancária.
• Se você deseja utilizar uma conta de compensação ou temporária em contas a pagar, você pode fazer isso de três maneiras. Você pode inserir manualmente uma conta provisória no campo Conta contábil na janela Meio de pagamento. Você pode utilizar o assistente de pagamento para gerar automaticamente pagamentos contra uma conta de compensação. Ou você pode utilizar a funcionalidade Processamento de extrato bancário. 

• Maria, a contadora da OEC Computers, quer tornar mais eficiente o processo de criação de pagamentos de clientes e fornecedores. Maria gostaria de criar pagamentos mensais em um lote.
• Você apresenta a Maria o Assistente de pagamento e mostra as configurações necessárias para executar a ferramenta.

O Assistente de pagamento permite criar contas a pagar e a receber em lotes para transferências bancárias, cheques e boletos. Os pagamentos são criados de acordo com seus critérios de seleção e formas de pagamento.

O assistente de pagamento cria:

• Entrada de pagamentos por transferência bancária e
• Pagamentos de cheques emitidos e transferências bancárias

O Assistente de pagamento executa documentos e transações de entrada e saída que não foram totalmente pagos, creditados ou reconciliados. As execuções também abrangem pagamentos por conta que não estão alocados ou reconciliados com transações específicas.

Se os pagamentos criados forem pagamentos por transferência bancária ou débito direto, o Assistente de pagamento criará arquivos de pagamento no formato correto específico do país.

Também existe uma opção para emitir uma Execução de ordem de pagamento que cria um arquivo bancário, não cria nenhum lançamento contábil manual e deixa as notas fiscais em aberto. As notas fiscais serão fechadas após a confirmação bancária.

Este recurso é suportado por 2 relatórios:

• Relatório de ordens de pagamento por parceiro de negócios e
• Relatório de ordens de pagamento por execução de pagamento

No Assistente de pagamento, os pagamentos são criados de acordo com seus critérios de seleção e formas de pagamento.

Este gráfico mostra as etapas no Assistente de pagamento.

Primeiro, cada execução do assistente de pagamento é identificada por um nome de execução de pagamento e a data da execução de pagamento.

Em seguida, você indica vários critérios de seleção da seguinte forma:

• Parâmetros gerais, como a data da próxima execução de pagamento planejada, tipo (contas a pagar ou a receber), meio de pagamento (cheque ou transferência bancária) e a série de documentos utilizada para criar os documentos de pagamento.
• Os parceiros de negócios que o sistema verifica para faturas vencidas. Incluindo critérios de seleção expandidos.
• Critérios de seleção para os documentos que o sistema inclui, como intervalos de datas.
• E, por fim, as formas de pagamento a serem utilizadas na execução de pagamento.

Com base nesses critérios de seleção, o sistema cria um relatório de recomendação ou uma lista de pagamentos sugeridos:

• Você pode aceitar ou rejeitar as recomendações.
• Utilizando o botão Adicionar linha manualmente, você pode criar um documento de pagamento ou uma linha de ordem de pagamento entre uma conta bancária da empresa e um parceiro de negócios ou uma conta de destino sem fazer referência a nenhum documento no SAP Business One.
• O botão Transações não incluídas cria uma lista de todas as partidas em aberto que não puderam ser incluídas na execução de pagamento.

Na etapa Gravar opções, você pode:

• Grave os critérios de seleção sem o relatório de recomendação. Esta opção não reserva as transações em aberto selecionadas para esta execução de pagamento. Você ainda pode compensar as transações utilizando os documentos de contas a receber ou a pagar ou utilizando uma nova execução de pagamento.
• A segunda opção é gravar as recomendações e continuar em uma data posterior. Isso reserva as transações em aberto selecionadas somente para esta execução de pagamento, o que significa que as transações em aberto gravadas por esta opção não podem ser compensadas utilizando os documentos de contas a receber ou a pagar ou uma nova execução de pagamento. Para eliminar uma execução de pagamento recomendada, na primeira etapa do assistente de pagamento, selecione a execução de pagamento, clique com o botão direito do mouse e selecione Cancelar.
• Também existe uma opção para emitir uma Execução de ordem de pagamento que cria um arquivo bancário, não cria nenhum lançamento contábil manual e deixa as notas fiscais em aberto. As notas fiscais serão fechadas após a confirmação bancária. Ao obter a confirmação bancária, você pode carregar a execução de pagamento salva, executar os pagamentos e fechar as faturas.
• A quarta opção, Executar pagamento, simplesmente executa os pagamentos.
• E a última opção: Executar pagamento no servidor, permite que o usuário defina um tempo programado (atrasado) para execução.

Quando você executa os pagamentos, o sistema cria automaticamente os documentos de pagamento para suas recomendações aceitas.

Um pagamento geralmente consolida notas fiscais para um parceiro de negócios, a menos que você especifique o contrário no cadastro do parceiro de negócios. Por exemplo, você pode selecionar pagamento individual para criar um pagamento para cada nota fiscal para esse parceiro de negócios.

Se os pagamentos criados forem pagamentos por transferência bancária ou débito direto, o Assistente de pagamento poderá criar o arquivo de pagamento no formato específico do país a ser enviado ao banco da empresa. Para criar ou adaptar formatos de arquivo, use o Electronic File Manager (EFM). Este add-on do SAP Business One é uma ferramenta gráfica que permite definir e modificar formatos de arquivo bancário.

Se os pagamentos criados forem pagamentos em cheque, eles podem ser impressos diretamente do sistema. Após a impressão dos cheques, o sistema atribui os números de cheque. Quando o processo estiver concluído, utilize a opção Confirmação do número do cheque no módulo Banco para confirmar os números atribuídos.

É muito importante definir formas de pagamento ao configurar o banco no módulo Administração. Esses dados são utilizados por padrão em cada execução de pagamento.

Com a forma de pagamento, você controla todo o processo de pagamento.

Na definição de uma forma de pagamento, você define o seguinte:

• Primeiro, o tipo de pagamento e meio de pagamento: para contas a pagar: cheque ou transferência bancária, para contas a receber: somente transferência bancária.
• Segundo, o banco da empresa e a conta bancária que normalmente deve receber ou emitir o pagamento efetuado com esta forma de pagamento. Se a empresa trabalhar com banco da empresa adicional, defina uma forma de pagamento para cada banco ou filial.
• Terceiro, os controles de plausibilidade que o sistema deve executar antes de utilizar esta forma de pagamento, bem como restrições de montante.
• E, por fim, lançamentos em relação a contas contábeis provisórias.
• Nota! Você pode definir uma forma de pagamento como inativa desmarcando a caixa Ativo. Este método não será incluído na execução de pagamento.

• Todas as formas de contas a receber/contas a pagar definidas no SAP Business One aparecem nos cadastros dos parceiros de negócios, na ficha Execução de pagamento.
• Para especificar quais formas de pagamento você deseja utilizar com cada parceiro de negócios, selecione a caixa Incluir para a forma de pagamento preferida.
  • Observe que talvez seja necessário rolar para a direita para visualizar a coluna Incluir.
• Você pode definir uma forma de pagamento padrão que será atribuída automaticamente a novos parceiros de negócios na aba PN em Configurações gerais.
• No registro mestre, você também pode definir uma forma como a forma de pagamento padrão a ser utilizada em todos os documentos para esse parceiro de negócios.
• A partir das formas de pagamento incluídas nos registros mestre de parceiros de negócios, o sistema seleciona automaticamente uma, com base nas configurações na execução de pagamento. Se você quiser utilizar uma forma de pagamento específica para uma determinada nota fiscal, também poderá inserir diretamente a forma de pagamento na própria nota fiscal.
• Nota! Para utilizar o assistente de pagamento, certifique-se de que você também configurou bancos e contas bancárias da empresa:
  • Você pode definir os bancos com os quais sua empresa trabalha na área de configuração bancária no módulo Administração.
  • Você pode definir mais de uma agência ou conta como bancos da empresa no SAP Business One. Isso é feito na janela Contas bancárias da empresa na área de configuração bancária no módulo Administração.
  • No cadastro de parceiros de negócios do fornecedor, na aba Condições de pagamento, defina os dados bancários do parceiro de negócios. Essas informações serão utilizadas para pagamentos criados pelo assistente de pagamento.

Aqui estão alguns pontos-chave a serem abordados:

• O Assistente de pagamento cria pagamentos em lotes para contas a receber por transferência bancária e contas a pagar por cheques e transferências bancárias.
• No Assistente de pagamento, há também uma opção para emitir uma Execução de ordem de pagamento que cria um arquivo bancário, não cria nenhum lançamento contábil manual e deixa as notas fiscais em aberto.
• Com a forma de pagamento, você controla o processo do assistente de pagamento.
• Nos registros mestre de cada parceiro de negócios, você especifica quais formas de pagamento deseja utilizar para o parceiro de negócios e uma forma de pagamento padrão a ser utilizada em todos os documentos desse parceiro de negócios.