Identification des dernières étapes du cycle de planification de la rémunération variable

Objective

After completing this lesson, you will be able to identifiez les étapes finales du cycle de rémunération variable.

Déclaration de récompenses

Les déclarations de récompenses sont créées une fois la planification des primes terminée. L'une des façons de créer des déclarations de récompense est d'utiliser des modèles standard.

Modèles standard

  • Livré sous la forme d'une mise en forme de déclaration préconfigurée en libre-service
  • Disponible pour Rémunération, Rémunération variable et Combiné (les modèles combinés autorisent plusieurs sources de données)
  • Ne pas prendre en charge plusieurs langues, logos ou graphiques
  • Inclure certaines options de configuration prédéfinies limitées

Une deuxième option consiste à personnaliser complètement les instructions pour répondre aux besoins de votre entreprise.

Types de modèles standard

  • Modèles de rémunération
  • Modèles de rémunération variable
  • Modèles combinés
    • Les modèles combinés permettent à plusieurs plans Rémunération et/ou Rémunération variable d’inclure des champs dans un même relevé.
    • Les modèles avec ou sans en-têtes d'information sont disponibles pour les trois

Avant de pouvoir générer une déclaration de récompense, un modèle doit être ajouté à votre instance.

Modèles personnalisés

  • Non inclus dans une implémentation standard et développés en tant que service add-on
  • Prend en charge les déclarations de récompenses multilingues.
  • Prend en charge les formats de date multidevises et internationaux
  • Prise en charge de plusieurs logos ou graphiques 

Ajout d'un modèle standard

  • Accédez à Actions pour tous les plans → Gérer les modèles de déclaration.
  • De nouveaux modèles sont ajoutés à partir de la zone supérieure à l’aide de Importer ou Ajouter depuis SuccessStore.
  • Les modèles personnalisés peuvent être importés à l'aide de fichiers XSL ou XML. Lors de l'importation d'un fichier XSL dans le modèle de l'éditeur d'instruction à partir de l'écran Ajouter un modèle à partir d'un fichier d'importation XSL, le modèle est désormais validé. Vous ne pouvez pas poursuivre l'importation si le fichier n'est pas un modèle XSL valide. Les modèles standard peuvent également être exportés au format XSL ou XML et peuvent être utilisés comme base pour une personnalisation ultérieure.
L'écran de validation du modèle s'affiche.
  • Une fois qu'un modèle est ajouté, des options d'aperçu, d'exportation et de suppression du modèle sont disponibles sur le côté droit de la page.
  • Une configuration supplémentaire inclut la possibilité de localiser des sections et des champs dans le modèle de déclaration.

Remarque

Les modèles importés ne peuvent pas être modifiés dans l’interface utilisateur.
L’écran Ajouter/Modifier des modèles de déclaration s’affiche et montre comment importer des modèles de rémunération variable depuis SuccessStore.

Gérer les modèles de déclaration

Cliquez sur le nom du modèle pour ouvrir la page qui autorise les modifications du modèle.

  • Logo de l’entreprise (inséré via une URL)
  • Titre de l'instruction
  • Déclaration de rémunération (corps)
  • Signature
  • Sections de texte
  • Sections de montant
L'écran Ajouter/Modifier des modèles de déclaration s'affiche.

Des champs et des sections peuvent être ajoutés et configurés pour être conditionnels. Pour le modèle combiné, vous pouvez définir quel plan et quel champ contrôle la visibilité de chaque section. Les administrateurs peuvent définir des autorisations par défaut pour toutes les rémunérations, les rémunérations variables et les déclarations combinées, ou affecter des autorisations par modèle de relevé.

Une fois qu’un modèle de récompense est dans votre instance, vous pouvez associer une déclaration de récompense à un plan de rémunération variable. Accédez à Terminer le cycle de rémunération → Déclarations de récompenses → Gérer les modèles de déclaration.

Un écran affichant la sélection de l’option Gérer les modèles de relevé dans le menu Relevés des récompenses s’affiche.
  • Pour associer le plan au modèle de déclaration, utilisez Sélectionner un modèle. La liste affiche tous les modèles de prime précédemment ajoutés qui correspondent au plan (par exemple, seuls les modèles de déclaration de rémunération apparaîtront dans la liste si le plan est une rémunération).
  • Lorsque vous utilisez plusieurs sources de plan, utilisez le modèle de relevé combiné.
  • Lorsque vous utilisez plusieurs modèles de déclaration, affectez un modèle par défaut. Le système utilisera le modèle par défaut pour tous les employés inclus dans un formulaire complet, mais n’était pas associé à un groupe de relevés. L'assiette par défaut doit être la dernière de la liste.
  • Plusieurs modèles de relevé peuvent être associés si différentes versions sont requises pour les groupes de relevés d’employés. Vous pouvez affecter des employés à des modèles en utilisant d’abord des groupes d’affectation de relevés.

Données Employee Central dans les modèles de rémunération

Les données Employee Central peuvent être affichées sur les relevés de rémunération sans avoir à inclure ce champ dans le plan de rémunération.

  • Catégories Employee Central prises en charge :
    • Données emploi
    • Informations sur la rémunération
    • Détails d’embauche
  • Types de données pris en charge :
    • Date
    • Booléen
    • Chaîne
    • Localisé
    • Traduisible
    • Anciennes listes de choix

Rappel des déclarations de rémunération

Les déclarations de rémunération sont générées pour les fiches dont l’état est Terminé. Il peut arriver que des déclarations doivent être rappelées. Les paramètres peuvent être ajustés pour empêcher le rappel des énoncés si une feuille de calcul passe au statut En cours. Les cartes de la page d’accueil sont désormais supprimées de l’affichage lorsque les relevés de récompenses associés aux cartes ont été rappelés.

Affectation salarié à modèle

Des groupes dynamiques peuvent être créés pour affecter facilement des employés au modèle de récompense approprié. Exemple, lorsque la société utilise une mise en forme de déclaration distincte pour différents pays. Le processus s’effectue directement depuis la page Gérer les modèles et est similaire à la création de groupes d’autorisations basées sur les rôles. Lors de l'affectation d'un groupe, gardez à l'esprit les points suivants :

  • Les groupes ont un impact à la fois sur l'impression en masse et la génération de déclarations.
  • Créez des groupes en fonction des attributs nécessaires.
  • Les groupes peuvent être utilisés pour des raisons plus qu'organisationnelles. Par exemple, lorsque le client utilise des lettres de déclaration différentes pour les salariés actifs et inactifs, vous devez regrouper tous les salariés actifs dans un groupe (vous ne pouvez pas créer de groupe pour les salariés inactifs). Affectez la lettre de rémunération appropriée à la catégorie de salariés active et si des salariés inactifs sont inclus dans le formulaire complété, le système affectera automatiquement le modèle par défaut aux salariés inactifs.

Gestion des autorisations

Les administrateurs peuvent définir des autorisations au niveau du plan.

L'écran Gérer les autorisations s'affiche.
  • Les autorisations par défaut suivront l’autorisation utilisateur et la population cible définies dans Autorisations basées sur les rôles → Autorisations utilisateur → Données des employés.
  • Les autorisations de modification qui peuvent afficher les déclarations générées remplaceront l’autorisation dans les autorisations basées sur les rôles.
  • Les déclarations générées ne sont pas visibles et les instructions seront masquées pour tous les utilisateurs.

Les autorisations peuvent être modifiées même après la génération des instructions.

Génération d'extrait

Une fois les employés affectés à des modèles, vous pouvez désormais générer des relevés pour les fiches complétées.

  • Sélectionnez Générer des déclarations. Il existe trois options lors de la génération d'instructions :
    • Sélectionner par modèle de relevé personnel : à générer pour tous les employés affectés au modèle de plan
    • Sélectionnez par nom de collaborateur : pour générer pour quelques employés en saisissant le nom du collaborateur. Si un relevé a déjà été généré pour un employé, un autre peut être généré sans avoir à rappeler le premier
    • Sélectionner par liste de noms d'utilisateur : pour couper et coller un groupe de noms d'utilisateur (jusqu'à 500) dans le système

Suppression de l'instruction

Le système peut empêcher la génération de déclarations pour des salariés sélectionnés, par exemple s'il n'existe pas de prime. Afin d'empêcher la génération d'instructions, une colonne de chaîne personnalisée dédiée doit être ajoutée à chaque modèle.

Les données d'une colonne de chaînes personnalisée peuvent être importées ou basées sur des formules. Le résultat de la colonne doit être booléen "TRUE" ou "FALSE". Exemple de formule utilisable :

  • Exemple de non-versement de prime : if (finalPayout=0, « FALSE », « TRUE »)

  • Exemple avec une logique personnalisée pour exclure certains statuts : if(customStatus="Absence autorisée", "FALSE", "TRUE")

Pour supprimer des instructions, procédez comme suit :

  1. Créez une colonne de chaîne personnalisée dans la feuille de calcul de conception dédiée à la suppression de l’énoncé.
  2. Activez le paramètre dans Paramètres de →configuration du plan.
    • La liste déroulante permettant de désigner la suppression de champs affichera tous les champs personnalisés de données de chaîne, mais seuls les champs personnalisés ayant la valeur « VRAI » auront des formulaires générés, la valeur « FAUX » sera supprimée.
  3. Générez des instructions comme vous le feriez normalement.
  4. Le programme de statut du job répertorie les noms dont les instructions ont été supprimées.

Impression d'extrait

Il existe différentes façons de télécharger et/ou d'imprimer des déclarations de récompenses.

  • Les administrateurs peuvent télécharger/imprimer des déclarations en masse à partir de l'interface d'administration.
  • Les planificateurs peuvent télécharger/imprimer en masse à partir de formulaires terminés.
    • Disponible pour dans les onglets Salaire et Actions uniquement.
    • Lors de l’utilisation d’un modèle de relevé combiné (p. ex. Rémunération variable et Rémunération comme sources de données), le bouton de téléchargement est disponible dans le plan de rémunération principal.
  • Les partenaires RH, les responsables de niveau supérieur et les administrateurs disposant des autorisations appropriées peuvent imprimer en bloc à partir de l’évaluation par les cadres dirigeants. Pour activer cette fonctionnalité, un paramètre XML supplémentaire doit être ajouté au plan et ces paramètres doivent être définis dans Paramètres de la société :
    • Activer le paramètre d’icône d’impression Buk dans Évaluation par la direction.
    • Désactivez Masquer les déclarations de rémunération personnelle au format PDF.
  • Les employés peuvent afficher et/ou imprimer leurs relevés depuis Profil des personnes.

Afficher la déclaration personnelle de l’utilisateur

Cette fonctionnalité fournit une fonctionnalité de rapport ou d'affichage permettant de générer tous les relevés personnels pour chaque employé.

Les relevés personnels peuvent être générés à l’aide d’une recherche à saisie semi-automatique pour l’utilisateur :

  • Recherche d'utilisateurs : un seul utilisateur peut être généré à la fois.
  • Type de relevé : peut extraire la rémunération, la rémunération variable ou les déclarations combinées.
  • Plage de dates : le système extrait tous les extraits dans la plage de dates indiquée.
  • Imprimer tout : l'administrateur ou le délégué à la protection des données peut imprimer toutes les déclarations extraites.
La fonctionnalité Afficher la déclaration personnelle de l’utilisateur s’affiche.

Rappel d'instructions

Rapport de génération de déclaration de récompense

Les administrateurs peuvent générer des rapports de rapprochement dans un fichier CSV téléchargeable et identifier les salariés pour lesquels des déclarations de récompenses ont été générées et les salariés qui n'en disposent pas.

Accédez à Terminer le cycle de rémunération → Déclarations de récompenses → Gérer les modèles de déclaration. Cliquez sur l'icône Rapport de génération de déclarations de récompenses à l'extrême droite.

L’écran Gérer les modèles de déclaration s’affiche.

Une tâche est lancée et est accessible via Centre de rapports → Afficher les tâches planifiées → Mes tâches. Dans la colonne « Relevé généré » du fichier CSV téléchargé, le nom du modèle de relevé s’affiche pour les employés pour lesquels une déclaration a été générée. Si aucune instruction n'a été générée, une cellule vide s'affiche.

Exemple de téléchargement CSV d'une déclaration de récompense.

Générer des notifications de déclaration

Voici les conditions préalables pour que les administrateurs envoient un e-mail généré par le système pour informer les employés de leur relevé de récompense.

  1. Activez le paramètre « Afficher la rémunération variable et la déclaration combinée générées en fonction de l’autorisation basée sur les rôles » dans Actions pour tous les plans → Paramètres de la société.
  2. Activez l’autorisation à partir de l’autorisation basée sur les rôles, Gérer les autorisations des rôles → Autorisations de l’administrateur → Gérer la rémunération et la rémunération variable → Gérer les notifications par e-mail pour la génération de déclarations.

Un nouveau modèle de courriel, « Génération de déclaration de rémunération personnelle », sera disponible à partir des modèles de notification par e-mail au format texte ou html. Pour envoyer la notification par e-mail, accédez à Terminer le cycle de rémunération → Déclarations de récompense → Envoyer une notification par e-mail. Les mêmes choix sont disponibles pour l'envoi d'une notification que pour la génération d'instructions.

Rappel de relevé

Il peut arriver que vous souhaitiez rappeler des déclarations de rémunération en raison d'une erreur ou d'une autre complication. Lorsque des relevés sont rappelés, les employés ne peuvent plus y accéder tant que la fiche n’a pas été acheminée vers terminée et que les relevés n’ont pas été regénérés. La dernière option sous Déclarations de récompenses vous permet de le faire. Sélectionnez Relevés de récompenses→Rappeler les relevés, puis sélectionnez le modèle que vous rappelez.

Vue individuelle de rémunération variable

L’affichage individuel de la rémunération variable est contrôlé par l’option de visibilité du profil actif sur la page des paramètres principaux de la configuration du plan. Les autorisations appropriées ont été ajoutées dans le modèle de données.

Vue Paiement amélioré

Une vue de versement de prime individuelle plus conviviale est disponible pour les salariés. Cependant, cela nécessite l'activation d'une option. L’affichage amélioré de la rémunération variable individuelle se trouve dans les paramètres de la société.

Les options d’une vue de paiement améliorée sont affichées.

Actions de la page d’accueil Rémunération→pour tous les plans→Paramètres de la société

Une fois activée, l’expérience globale de vérification des informations de versement de prime est plus facile.

Les détails d'un versement de prime sont indiqués.

L’affichage amélioré du versement de primes pour les employés nécessite l’activation d’une option Paramètres de la société dans la page Accueil Rémunération.

Vue individuelle pour les plans de rémunération totale

Vous pouvez accéder à la vue individuelle des modèles Rémunération totale en accédant au bloc Informations sur la rémunération du Profil des personnes pour un employé. Les programmes auxquels la personne est admissible sont affichés, y compris ceux de Rémunération totale si la rémunération variable est incluse dans le modèle et qu'il est activé pour afficher l'affichage individuel.

Une vue individuelle des plans de rémunération totale s'affiche.

Sélectionnez l’un des plans figurant dans l’affichage individuel de rémunération variable.

Une vue individuelle d’une rémunération variable s’affiche.

Vous pouvez ensuite afficher les détails de la rémunération variable pour le salarié sélectionné.

Notification de prime

Les employés peuvent facilement accéder à la distribution de leurs primes depuis la page d’accueil ou le Profil des personnes. Pour configurer la notification de distribution de prime de la page d’accueil, la page d’accueil la plus récente doit être activée.

Les notifications de révision de prime de la page d’accueil requièrent la nouvelle expérience pour la page d’accueil disponible dans le Centre de mise à niveau.

Pour déclencher ces types de notifications, vous devez disposer de l’autorisation d’autorisations basées sur les rôles Envoyer des déclarations personnelles et des notifications de programme de primes sous Gérer la rémunération et la rémunération variable dans les autorisations basées sur les rôles. Cela ouvre désormais la fonctionnalité permettant de déclencher les notifications en sélectionnant un modèle dans Accueil Rémunération et en accédant à Terminer le cycle de rémunération→Gérer les notifications.

Gérer les notifications permet à l’administrateur d’envoyer une déclaration personnelle ou la notification d’affichage des primes individuelles.

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