Externes und internes Rechnungswesen beschreiben

Da Trent den Hang der alltäglichen Logistik bekommt, bekommt er das Gefühl, dass dies nur der Beginn der Reise für sein Fahrrad ist. Er ist nun bereit, in die komplexe Welt der Finanzabteilung einzutauchen. Zuerst muss er jedoch ein grundlegendes Verständnis des externen und internen Rechnungswesens erwerben. Dies hilft ihm zu verstehen, wie Geschäftsprozesse eingerichtet sind.

Mit vielen Fragen in seinem Kopf und dem Wunsch, mehr zu erfahren, geht Trent nach vorne zu Steve, dem Finanzmanager der Bike Company.

Das Hauptziel der Hauptbuchhaltung besteht darin, das externe Rechnungswesen und die zugehörigen Konten durch die Erfassung aller Geschäftsvorfälle genau darzustellen. Bei der Bike Company wird SAP S/4HANA eingesetzt, das alle Abteilungen verbindet und die Richtigkeit und Vollständigkeit der Buchhaltungsinformationen sicherstellt.

Eine wichtige Funktion der Lösung umfasst Abstimmkonten, mit denen jede Fortschreibung in Nebenbüchern (kleineren Ledgern) sofort im Hauptbuch (Hauptbuch) abgebildet werden kann. Diese Echtzeitverknüpfung stellt sicher, dass die Daten über alle Ledger hinweg konsistent korrekt sind.

Die Nebenbücher, die über Abstimmkonten mit dem Hauptbuch verbunden sind, lauten wie folgt:

	Kreditorenbuchhaltung	Verfolgt die Buchhaltungsdaten jedes Lieferanten, z. B. Eingangsrechnungen oder Ausgangszahlungen, und verwaltet seine Buchhaltungsvorgänge. Alle Änderungen an einem Lieferantenkonto schreiben gleichzeitig auch das Hauptbuch fort. Wenn also eine Lieferantenrechnung gebucht wird, werden das Passivsachkonto und die Bilanz des Fahrradunternehmens ausgelöst.
	Debitorenbuchhaltung	Überwacht und gleicht die Kundenforderungen eines Unternehmens aus. Jedes Debitorenkonto ist mit der Hauptbuchhaltung verknüpft. Wenn wir also beispielsweise eine Eingangszahlung von einem Kunden erhalten, werden die Forderungen auf seinem Kundenkonto und die Gesamtforderungen im Hauptbuch und in der Bilanz reduziert.

Steve hat einen visuellen Leitfaden erstellt, der Trent dabei hilft, ein tieferes Verständnis der Hauptbuchhaltung und der zugehörigen Konten zu erhalten.

Steve erzählt Trent, dass die Hauptbuchhaltung (G/L) der Kern der Finanzbuchhaltung (FI) ist. Er erklärt, dass die FI-Anwendungskomponente so konzipiert ist, dass sie alle internationalen Regeln erfüllt, die die Finanzabteilung befolgen muss.

Innerhalb der Hauptbuchhaltung ist das Sachkonto die wichtigsten Stammdaten. Sachkonten sind in einem Kontenplan strukturiert, um sicherzustellen, dass sie in der Finanzbuchhaltung einheitlich angelegt werden. Außerdem ermöglicht sie ein effektives buchungskreisübergreifendes Controlling. Die Verwendung eines operativen Kontenplans ist beim Einsatz von SAP Financials obligatorisch.

Die Bike Company hat sich dafür entschieden, den von SAP S/4HANA bereitgestellten Standardkontenplan YCOA für operative Buchungen in jedem Buchungskreis zu verwenden.

Der Kontenplan YCOA wird in der Konfiguration jedem Buchungskreis zugeordnet und als operativer Kontenplan bezeichnet. Die Konten in diesem Kontenplan werden vom Buchhalter beim Buchen von Belegen verwendet.

Steve erklärt, dass das Anlegen einer Bilanz/GuV die Hauptfunktion des Hauptbuchs ist. Um eine Bilanz/GuV zu erstellen, muss er daher wissen, welche Konten für einen bestimmten Buchungskreis verwendet werden können und wie diese Konten in der Bilanz/GuV strukturiert sind.

Sehen wir uns die Bilanz/GuV-Strukturen an, auf die Steve Bezug nahm.

Trent hat das Wesen des Finanzwesens und seiner Kernprozesse in SAP verstanden. Er freut sich nun darauf, mehr über das nächste Teil des Core-Finance-Puzzles - das Management Accounting - zu erfahren.

SAP S/4HANA erfasst nicht nur Finanzdaten für Berichtszwecke, sondern bildet auch die Grundlage für alle kosten- und erlösbezogenen Analysen. Das bedeutet, dass sowohl Analysten als auch Manager von demselben Ausgangspunkt wie die Buchhalter des Unternehmens arbeiten.

Die Finanzdaten sind eng mit Geschäftsprozessen aus den Logistik- und HR-Anwendungen von SAP S/4HANA verknüpft, sodass Kostenstrukturen und Gewinnmargen leicht verständlich sind. Wenn diese Daten leicht zugänglich sind, kann das Unternehmensmanagement Ziele wie Umsatzsteigerung, Steigerung der Kundenrentabilität, Senkung der Betriebskosten, Effizienzsteigerung, Senkung der Kosten des Umsatzes und Verbesserung der Bestandstransparenz erreichen.

SAP S/4HANA erleichtert die Bewertung und Erfassung von Finanzdaten nicht nur für die Rechnungslegung, sondern auch als Grundlage für alle kosten- und erlösbezogenen Berichte. Dadurch stehen Analysten und Managern dieselben Grunddaten wie den Finanzbuchhaltern des Unternehmens zur Verfügung.

Finanzdaten sind eng mit den Geschäftsprozessen der SAP-S/4HANA-Anwendungen für Logistik und Personalwesen integriert. Benutzer können auf einfache Weise detaillierte Informationen zu Kostenstrukturen und Gewinnmargen abrufen. Der einfache Zugriff auf diese Daten unterstützt und ermöglicht es dem Management, Geschäftsziele zu erreichen, z. B. Umsatzsteigerung, Maximierung der Kundenrentabilität und Senkung der Betriebskosten bei gleichzeitiger Steigerung der Effizienz, Senkung der Kosten des Umsatzes und Verbesserung der Bestandstransparenz.

Das interne Rechnungswesen bezieht seine Daten in erster Linie aus der Finanzbuchhaltung. Die meisten Aufwands- oder Erlösbuchungen im Hauptbuch führen zu einer Kosten- oder Erlösbuchung. Im internen Rechnungswesen werden diese Kosten oder Erlöse als Primärkosten oder -erlöse betrachtet.

Es entstehen auch Kosten aus Aktivitäten innerhalb des Unternehmens, wie z. B. Facility Management Services für Produktion oder Verwaltung. Diese internen Kosten werden als Sekundärkosten bezeichnet und auf Sonderhauptbuchkonten, sogenannten Sekundärkostenkonten, erfasst.

In SAP können verschiedene Arten von Objekten Kostenträger sein. Ein Kostenträger kann z.B. ein Auftrag zur Herstellung von zehn Fahrrädern oder ein Fertigungsauftrag für bestimmte Fahrradteile sein. Kosten, die aus diesen Vorgängen stammen, können direkt mit diesen Zuordnungsobjekten verknüpft werden.

Mit der Kostenträgerrechnung in Produktkosten, Controlling-Sätzen und der Überwachung aller Kosten können Sie sie mit Plankosten vergleichen.

Dadurch kann die Bike Company feststellen, wo Differenzen auftreten, und notwendige Korrekturen vornehmen. Plankosten sind das Ergebnis der Produktkostenplanung. Das Produktkosten-Controlling schätzt die Produktionskosten so, dass ein Mindestverkaufspreis festgelegt wird, um zu brechen. Das Gemeinkosten-Controlling sammelt alle Kosten, die direkt mit einem Kostenträger verknüpft sind, wie z.B. die Marketingkosten für eine Werbekampagne.

Gemeinkosten werden mithilfe verschiedener Methoden auf das Produktkosten-Controlling verteilt, um ein umfassenderes Bild der Istkosten eines Produkts zu erhalten.

Es ist wichtig, die Erträge des Unternehmens aus Produktverkäufen zu verstehen. Die Margenanalyse sammelt alle Kosten- und Erlösdaten, um die Unternehmensleistung mit Schwerpunkt auf bestimmten Marktsegmenten zu bewerten. Sie kann beispielsweise Fragen wie „Was war unser Betriebsergebnis aus dem Verkauf von Fahrradteilen an nordamerikanische Wiederverkäufer im letzten Quartal?" beantworten.