Une modification d'article peut entraîner diverses conséquences au sein d'une entreprise, allant au-delà de la seule fiche article pour affecter les nomenclatures, les gammes et les documents. Dans les systèmes SAP, ces éléments sont gérés collectivement via la gestion des modifications.
Supposons, par exemple, que vous deviez modifier un arbre. La fiche article de l'arbre est utilisée dans une nomenclature et est liée à une fiche infos-document via une liaison d'objets. Les modifications de produits peuvent être exécutées à l'aide d'une fiche de modification ou d'un enregistrement des modifications.
Regardez la vidéo suivante pour une introduction générale à ECM.
La gestion des modifications offre les fonctionnalités suivantes.
Regroupement des modifications : cet outil vous permet de regrouper les modifications liées pour différents objets SAP impactés par une seule modification.
Fonction logistique centrale : la gestion des modifications sert de fonction logistique centrale pour modifier les données de base. Ces modifications font l'objet d'un suivi méticuleux et sont documentées afin de répondre aux exigences réglementaires en matière de documentation à l'appui.
Suivi historique : permet de stocker plusieurs fois des objets SAP spécifiques (tels que des nomenclatures et des gammes), en préservant un historique de tous les états techniques.
Définition de la validité : les modifications prennent effet en fonction de la validité définie dans la fiche de modification ou l'enregistrement des modifications. Par exemple, la validité peut être indiquée comme date/heure particulière.
Modifications automatiques : en définissant la clé de lancement pour le domaine spécifique, les modifications sont automatiquement implémentées dans différentes parties de la chaîne de processus logistique (par exemple, les commandes clients, la planification des besoins en composants, l'atelier de fabrication et le contrôle de la production).
Fiche de modification : structure
Pour utiliser efficacement une fiche de modification, procédez comme suit :
- Saisissez les informations d'en-tête :
- Fournissez une description synthétique de la modification.
- Indiquez la date de début de validité.
- Définissez le statut de la modification.
- Identifier les objets modifiables : sélectionnez les types d'objet que la fiche de modification affectera. Cette décision détermine quels objets peuvent être modifiés.
- Utiliser les enregistrements de modification d'objet : activez les journaux des modifications détaillés pour des objets spécifiques, tels que la nomenclature ou le document.
- Pilotage des dates de début de validité avec des dates de remplacement : utilisez des dates alternatives pour définir des dates de début de validité plus précises pour les objets individuels.
- Affecter les documents d'accompagnement : joignez les documents pertinents à la fiche de modification pour fournir un contexte ou des informations supplémentaires.
- Recherche à l'aide de la classification : utilisez les fonctionnalités de classification pour rechercher efficacement des fiches de modification spécifiques.
En suivant ces étapes, vous pouvez gérer les modifications systématiquement et organiser les enregistrements dans votre système SAP.
Documents dans la gestion des modifications
Auparavant, il se peut que vous ayez traité et validé des documents sans utiliser la gestion des modifications, la date de début de validité étant définie par défaut sur la date du jour. Lors de la validation d'une nouvelle version, une date de fin de validité a été affectée à la version précédente.
Désormais, avec la gestion des modifications :
- Création de numéros de fiche de modification : vous pouvez créer plusieurs numéros de fiche de modification, tels que N-2, N-3 et N-4, et les lier à un document. Auparavant, seules les réservations étaient créées.
- Transaction de document de modification : à l'ouverture de la transaction Document de modification, vous remarquerez que, contrairement à d'autres objets SAP, vous ne pouvez pas saisir de numéro de la fiche de modification directement dans l'écran initial. Lors de la confirmation des données, les numéros de la fiche de modification apparaissent sous forme de réservations, que vous pouvez ensuite copier dans le document.
- Saisie directe des numéros de la fiche de modification : si aucun document n'existe comme enregistrement de modification d'objet dans le numéro de la fiche de modification mais que le numéro de la fiche de modification est validé pour utilisation dans la gestion des documents, vous pouvez saisir directement le numéro de la fiche de modification. Dans les deux scénarios, le numéro de la fiche de modification est grisé après la sauvegarde du document. Toute autre modification doit être effectuée dans ce numéro de modification.
- Validation du document : la date de début de validité est définie sur la date du numéro de la fiche de modification. Si le Customizing est approprié, vous pouvez également créer un indice de modification.
- Versions futures : pour valider d'autres versions du document, vous devez utiliser un numéro de fiche de modification, un processus appelé historique obligatoire.
En suivant ces directives, vous pouvez gérer efficacement les modifications apportées aux documents et gérer des enregistrements précis dans votre système SAP, garantissant ainsi le bon déroulement des opérations et le respect des normes réglementaires.