Utilisation de la fiche infos-document

En tant qu'ingénieur dans le département R&D, vous créez de nombreux dessins et diagrammes. Vous voulez maintenant utiliser ces fichiers plus efficacement avec le système SAP ; un réseau de statuts joue un rôle important dans des versions spécifiques. Les fichiers externes sont également utilisés dans d'autres unités de l'entreprise, ils doivent donc également être disponibles dans d'autres objets SAP. Lors du traitement des documents, leurs propriétés doivent souvent être définies pour que d'autres responsables puissent trouver les documents en saisissant ces propriétés. En outre, vous avez besoin d'un outil que vous pouvez utiliser pour rechercher les données de base d'un document.

Vous pouvez utiliser la gestion des documents pour vous aider à lier les originaux au système SAP ERP. À cette fin, vous utilisez un objet ERP, à savoir la fiche infos-document. La vidéo suivante développe ce concept.

Vous accédez à une fiche infos-document via une clé de document. La clé se compose d'un numéro de document, d'un type de document, d'un document partiel et d'une version.

Un numéro de document externe est affecté directement par l'opérateur. Un numéro de document interne est affecté par le système ERP, la tranche de numéros étant déterminée en fonction du type de document. La tranche de numéros comporte 20 caractères. Un avantage important de la gestion des documents est la possibilité d'utiliser des attributions de numéros mixtes. Dans ce cas, un utilisateur affecte un numéro externe et le système y ajoute automatiquement un numéro interne.

Le type de document est l'élément de contrôle central dans la gestion des documents. Par exemple, le réseau de statuts, les liaisons d'objets et la mise en écran dépendent du type de document et déterminent si l'original est contrôlé dans la zone de mémoire stable avec le Knowledge Provider. Le document partiel sert à classer un document.

Vous pouvez utiliser la version du document pour gérer l'état technique du document. Il n'est donc pas indispensable d'utiliser la gestion des modifications à cet effet. En utilisant l'affectation de version automatique, vous pouvez vous assurer qu'il n'y a pas de discontinuité dans votre versionnement. L'incrément de version, défini dans le Customizing, détermine si le numéro de version est augmenté de manière numérique ou alphanumérique.

L'affichage de synthèse de la fiche infos-document facilite la navigation et offre une bonne synthèse dans le système. Vous pouvez utiliser les boutons de commande pour exécuter les fonctions importantes. Vous utilisez le Knowledge Provider (KPro) pour archiver des originaux, vous pouvez traiter autant d'originaux que vous le souhaitez et les stocker dans la zone de mémoire stable. Vous pouvez utiliser SAP Visual Enterprise Viewer pour afficher les originaux intégrés dans la fiche infos-document. Ce visualiseur est inclus dans SAP GUI et la barre de lancement SAP Fiori.

La gestion des statuts assiste l'utilisateur lors de la validation des documents. Un réseau de statuts peut être utilisé pour implémenter des contrôles avant que le document ne soit validé pour la production en aval. D'autres utilisateurs, qui ont activé les statuts de validation correspondants, peuvent également être inclus dans la validation.

Vous pouvez définir différents statuts pour chaque type de document. Vous pouvez également configurer le réseau de statuts à l'aide des relations prédécesseur et successeur avec un maximum de 6 prédécesseurs pour chaque statut (en implémentant une note, vous pouvez augmenter le nombre de prédécesseurs). Si vous affichez le réseau de statuts sous forme de graphique dans la fiche infos-document, vous pouvez utiliser la couleur et le formulaire pour indiquer la nature du statut individuel.

Le statut jaune est le statut actuel. Les statuts rouges ne peuvent pas être activés et le statut vert est accessible à partir des statuts actuels. Chaque modification du statut est journalisée et affichée dans le journal des statuts. C'est ainsi que les utilisateurs peuvent voir qui définit quel statut quand et avec quelle

Le type de statut indique le statut et, par conséquent, le document, des propriétés particulières. Si vous ne définissez pas de type de statut, cela n'a plus d'effet. Vous pouvez affecter plusieurs types de statuts.

• Statut primaire (P) : il s'agit d'un statut standard si vous créez un document. Cependant, il ne peut être utilisé qu'une seule fois dans n'importe quel

• Statut initial (I) : il s'agit d'un statut standard si vous créez un document. Il peut être utilisé plusieurs fois dans un document.

• Statut de blocage (S) : ce statut bloque la plupart des fonctions et zones de la fiche infos-document.

• Statut de zone de blocage (L) : vous activez ce statut lorsque certaines zones sont bloquées contre les modifications. Dans le Customizing, vous définissez les zones modifiables. Toutes les autres zones sont bloquées.

• Statut de traitement d'origine (O) : ce statut est activé automatiquement lorsque vous traitez les originaux. Seul l'utilisateur indiqué peut traiter la fiche infos-document. La fiche infos-document est bloquée pour toutes les autres personnes.

• Statut d'archivage (A) : ce statut est activé automatiquement lorsque vous rechargez des originaux dans une archive ou que vous en copiez un à partir d'une archive.

• Statut temporaire (T) : ce statut est utilisé pour journaliser les activités. Après avoir défini le statut et renseigné la zone de journal, le système revient au statut précédent.

• Statut de contrôle d'entrée (C) : ce statut est activé automatiquement lorsque tous les fichiers originaux se trouvent dans le domaine de stockage

Les liaisons d'objets des fiches infos-document vers d'autres objets ERP rendent les informations sur les originaux accessibles à ces objets. Par exemple, les spécifications, la documentation ou les textes peuvent être liés à une fiche infos-document, puis, à l'aide d'une liaison d'objets, mis à disposition dans une fiche article. Vous pouvez afficher ces informations directement dans la fiche article.

Vous pouvez définir des liaisons d'objets à la fois du côté objet et du côté de la fiche infos-document. Ces liens sont spécifiés pour chaque type de document. À l'aide d'une liaison d'objets, vous pouvez créer une nouvelle fiche infos-document dans l'objet ERP. Selon le type de document, vous pouvez créer l'enregistrement simplement ou via une transaction. Dans la méthode simple, la fiche infos-document est créée avec une attribution interne des numéros. Il suffit alors à l'utilisateur de sélectionner le fichier d'origine, l'application correspondante et la zone de mémoire stable.

Vous pouvez afficher toutes les versions, la dernière version ou toutes les versions validées du document dans l'objet. Dans la vue de table, la dernière version ou la dernière version validée est toujours affichée dans une colonne désignée.

Si vous activez un blocage de suppression pour les liaisons d'objets dans le Customizing, la fiche infos-document ne peut pas être supprimée si elle est liée à un objet.

Lorsque vous travaillez avec des nomenclatures documents, vous souhaitez souvent pouvoir les afficher facilement. Dans le passé, il se peut que vous ayez utilisé la transaction de nomenclature document. Cela vous a permis d'apporter des modifications au premier niveau, mais avec le code de sous-ensemble, vous ne pouviez afficher que le deuxième niveau.

À l'aide du navigateur de documents, vous pouvez facilement modifier des documents dans une structure de document multiniveau.

Le navigateur de documents est disponible dans chaque transaction de fiche infos-document, SAP GUI ou barre de lancement SAP Fiori, selon vos options de Customizing. Si nécessaire, vous pouvez désactiver le navigateur.

Dans la fiche infos-document, sélectionnez la page à onglet Navigateur de documents, où vous pouvez accéder à une nomenclature document privée ou publique. Le dossier de documents publics est disponible dans chaque document pour chaque utilisateur.

Dans le navigateur de documents, vous pouvez ajouter des fiches infos-document simples sous forme de lien. Vous pouvez créer un document, une version ou un dossier. Vous pouvez également afficher ou modifier le fichier ou le dossier existant.

Si nécessaire, vous pouvez afficher un fichier des fiches infos-document sous forme de miniature. Cependant, cela doit être activé dans le Customizing.

Lorsque vous recherchez un document à l'aide de la transaction de recherche, CV04N, vous pouvez également utiliser le navigateur de documents.

Votre entreprise, la société Precision Chariot élévateur, fabrique des chariots élévateurs. Une nouvelle série sera vendue l'année prochaine. Les premiers prototypes sont actuellement en cours de développement et de construction à cet effet.

Plusieurs salariés de différentes équipes travaillent ensemble pour ce processus. Outre les fiches articles, les nomenclatures et les gammes, des documents sont également requis.

Vous travaillez en tant qu'ingénieur d'études dans un service de développement au sein de la société Precision Chariot élévateur. Vous créez des dessins et des diagrammes. Vous souhaitez maintenant utiliser ces fichiers plus efficacement avec le système SAP. Pour ce faire, vous utilisez la gestion des documents SAP.

Regardez maintenant la première vidéo montrant la création de plusieurs fiches infos-document.

Après avoir créé les différents documents, vous souhaitez les utiliser. Par conséquent, vous définissez les statuts de document appropriés. Vous vérifiez également le réseau de statuts.

Regardez la vidéo suivante qui montre comment définir et contrôler le statut du document.

Vous utilisez la gestion des documents non seulement pour gérer des documents, mais aussi et surtout pour mettre ces informations à la disposition d'autres objets SAP.

Regardez la vidéo suivante pour comprendre comment les liaisons d'objets sont utilisées pour fournir des documents à d'autres données de base SAP.