Exploration des règles de validation

Outre l'utilisation des imputations par défaut dans les opérations quotidiennes, vous voulez explorer des options supplémentaires qui améliorent la précision des écritures des comptables, en particulier en ce qui concerne les objets d'imputation. Par conséquent, vous visez à mieux comprendre comment les règles de validation sont utilisées et implémentées.

Domaine d'application

Les règles de validation améliorent la précision de vos transactions financières. Les validations effectuent un contrôle automatique garantissant que les transactions commerciales peuvent être comptabilisées uniquement lorsque les conditions préalables indiquées sont remplies. Si elles ne sont pas respectées, un message défini par l'utilisateur s'affiche pour vous avertir d'une erreur potentielle ou pour vous empêcher de poursuivre sans corriger les données.

Dans l'exemple ci-dessous, l'objectif est de s'assurer que les frais téléphoniques sont correctement affectés à un centre de coûts spécifique :

Dans la validation, la condition préalable est la comptabilisation sur un compte général spécifique. La validation vérifie ensuite si l'imputation saisie lors du processus de comptabilisation correspond à la valeur du centre de coûts de la règle de validation. Si les valeurs sont identiques, la comptabilisation se poursuit. Cependant, si un centre de coûts différent est saisi, un message s'affiche. Ici, dans cet exemple, un message d'erreur est utilisé. Cela oblige l'utilisateur à résoudre le problème (saisissez le centre de coûts approprié). Vous pouvez également configurer la validation pour afficher un message d'avertissement qui n'empêcherait pas l'utilisateur de terminer sa comptabilisation s'il choisit de l'ignorer.

Dans la capture d'écran, vous pouvez voir comment une règle de validation est configurée dans l'application Gestion des validations/substitutions - Écriture au journal.

1. Dans la section Informations générales, vous saisissez le nom de la règle et une description. Selon le niveau de contrôle de chaque règle de validation, vous pouvez opter pour un message d'avertissement ou d'erreur qui s'affiche lorsqu'une valeur saisie n'est pas conforme à la règle. Le message peut être sélectionné dans une liste existante ou personnalisé individuellement pour s'aligner sur le contexte commercial de l'utilisateur.
2. La condition préalable, ici un compte général spécifique, déclenche la validation. Vous pouvez utiliser de nombreuses autres zones/fonctions telles que Client, Date comptable ou Organisation commerciale, etc. pour personnaliser votre règle, en fonction du contexte commercial pour lequel la validation est implémentée. Il existe également différents opérateurs disponibles pour détailler votre condition préalable (comme > Supérieur à, < Inférieur à, != Différent de, etc.).
3. Dans la section Validation, vous indiquez au système sur quelle zone/fonction doit être vérifiée si la condition préalable est remplie. Outre la validation des valeurs du centre de coûts, vous pouvez sélectionner d'autres zones telles que Centre de profit, Poste de commande client ou Élément d'OTP.

Outre la comptabilité financière et de gestion, les validations sont également utilisées dans d'autres domaines d'application. Voici quelques exemples de cas d'utilisation de validation :

1. Administration des ventes : confirmez que les commandes clients, la facturation, l'expédition, etc. respectent les règles de gestion définies.
2. Gestion des articles : vérifiez les commandes d'achat, gérez les stocks et assurez l'exactitude des factures, entre autres.
3. Planification de la production : aider à garantir l'utilisation correcte de la nomenclature, de la gamme, du poste de travail, etc.
4. Human Experience Management : assurez-vous d'une saisie précise des données de paie, des avantages sociaux des collaborateurs, des données de recrutement, etc.

N'oubliez pas que l'objectif principal de l'utilisation des validations dans SAP S/4HANA est de s'assurer que les données introduites dans le système sont conformes aux règles de gestion prédéfinies, augmentant ainsi la fiabilité des données et empêchant les erreurs avant qu'elles ne se produisent.

• Les règles de validation garantissent que les transactions financières répondent aux critères indiqués, améliorant ainsi la précision et empêchant les erreurs dans les écritures.

• La configuration implique de définir des conditions préalables et des critères de validation, avec des options pour les messages d'erreur ou d'avertissement.

• Les règles de validation peuvent être personnalisées à l'aide de différents champs et opérateurs pour s'adapter à des contextes commerciaux spécifiques.

• Les validations s'appliquent à plusieurs domaines, notamment les ventes, la gestion des articles, la planification de la production et la gestion de l'expérience humaine.

• L'objectif principal est de garantir la fiabilité des données en appliquant les règles de gestion prédéfinies dans SAP S/4HANA.