Erläutern der Prozessarchitektur und des Lebenszyklus

Prozessmodelle werden angelegt, um von anderen Personen angezeigt und ausgeführt zu werden. Daher folgt jeder Prozess einem iterativen Lebenszyklus, der in der Regel mit der Dokumentation beginnt.

Beginnt mit der Erfassung der grundlegenden Prozessinformationen.

• Durchführung von Workshops mit Prozessteilnehmern
• Anlegen von prozessbezogenen Umfragen
• Durchführung von Prozessinterviews

Das Ergebnis dieser Phase sollte ein (neues oder verfeinertes) Prozessmodell sein, das als gemeinsame Grundlage für die Prozessausführung verwendet werden kann – entweder durch Systeme oder manuell.

Prozessausführung bezeichnet Personen und/oder Anwendungen, die das Prozessmodell zur Ausführung der dokumentierten Geschäftsaufgaben verwenden. Workflow-Engines führen Aufgaben automatisiert aus, steuern und steuern sie. Diese Aufgaben in einem Prozessmodell können Benutzern zugeordnet werden, die auch über offene Aufgaben benachrichtigt werden, um sie termingerecht abzuschließen.

Die Prozessanalyse konzentriert sich auf die Festlegung von Prozess-KPls, um Schwachstellen, Engpässe und/oder Compliance-Probleme zu erkennen.

Beispiel-KPIs für einen Verkaufsprozess:

• Anzahl neuer Verkaufskontrakte
• Wert der neu abgeschlossenen Verträge pro Periode

Übergeordnete Wertschöpfungsketten sind heute als Ausgangspunkt für Unternehmen recht häufig.

Sie helfen dabei, die Geschäftsprozesse des gesamten Unternehmens zu strukturieren, zu organisieren und zu steuern, und ermöglichen es, einen Drilldown in separate Geschäftsbereiche durchzuführen, um die endgültigen Prozesse zu ermitteln.

Wertschöpfungskettenmodelle stellen die Prozessarchitektur eines Unternehmens ab dem höchsten Standpunkt dar. Eine Level-1-Prozesslandschaft visualisiert in der Regel die Prozessgruppen von Management-, Kern- und Supportprozessen, die auf die allgemeinen Unternehmensziele und -strategie abgestimmt sind. Ein Beispiel wäre die allgemeine Übersicht über die Geschäftsbereiche eines Unternehmens.

Ein bestimmter Prozessbereich konzentriert sich auf einen funktionalen Teil der Organisation, z.B. Personalwesen, Finanzwesen oder Vertriebsabteilung und bietet einen Einblick in die entsprechenden Geschäftsprozesse. Sie besteht aus einer logischen Gruppierung zusammengehöriger Prozessbereiche einer bestimmten Geschäftseinheit.

Die dritte Ebene der Prozessarchitektur zeichnet sich durch bestehende und konzeptionelle End-to-End-Prozesse eines dedizierten Prozessbereichs aus. Die BPMN wird für die grafische Darstellung aller Geschäftsprozesse verwendet. Sie enthält die Aufgaben, Zweige und Entscheidungen zum Abschließen des Prozesses.

Weitere Detailebenen und ausgelagerte Prozessinformationen können durch Teilprozesse in Form von BPMN-Modellen abgedeckt werden, die mit einem einzelnen oder sogar mehreren Hauptprozessen auf der oberen Ebene der Prozesshierarchie verknüpft sind.

Die tatsächliche Anzahl der Ebenen hängt von der Komplexität der Geschäftsbereiche ab. Manchmal ist es sinnvoll, eine zusätzliche Ebene anzulegen, wenn eine weitere Gruppierung zugehöriger Prozesse erforderlich ist.  Einige Unternehmen erstellen auch Zwischenschichten, die Prozessvarianten aus verschiedenen Lokationen oder Entitäten eines Unternehmens darstellen. Eine empfohlene (und häufig auch gefundene) Anzahl von Ebenen in einer Wertschöpfungskette liegt zwischen 3 und 5.

Übergeordnete Wertschöpfungsketten können die geschäftsbezogenen Services über verschiedene Bereiche hinweg anzeigen. Im Folgenden finden Sie ein Beispiel dafür, wie eine solche Wertschöpfungskette aussehen könnte.

Ein Einstiegspunkt zu Prozessen und Geschäftsbereichen kann auch über eine bestimmte Navigations-Map einschließlich anklickbarer Symbole bereitgestellt werden. Ein solcher Einstiegspunkt kann auf Produktlebenszyklen, Unternehmens-/Kundenreisen oder andere unternehmensspezifische Journeys abgestimmt werden.

Dedizierte Journeys ermöglichen die Verknüpfung mit betroffenen Geschäftsprozessen aus Kundensicht. Hinter jedem Schritt könnte der entsprechende Geschäftsprozess verknüpft werden.

Mit Blick auf die Prozessebenen können Modelle nie die gesamte Komplexität der Realität aufzeigen und das ist auch nicht beabsichtigt. In einem Geschäftskontext besteht der Zweck eines Prozessmodells darin, allen Anwendungsbenutzern ein Verständnis des Prozesses zu vermitteln und sie idealerweise bei der Ausführung der zugehörigen Geschäftsaufgaben zu unterstützen.

Prozessmodelle liefern Informationen über Geschäftsaufgaben, Zuständigkeiten und Interaktionspunkte. Alle internen Mitarbeiter sollten sich ein gemeinsames Verständnis des aktuellen Prozesses verschaffen, indem sie sich das Modell ansehen und den Prozessablauf befolgen. Dies ist noch wichtiger für Mitarbeiter, die für Onboarding-Fälle neu im Unternehmen sind.

Ein geschaffenes Prozessmodell ist jedoch das Herzstück jeder Initiative – entweder zur Verbesserung des Geschäftsbetriebs oder zur IT-Implementierung.

• Modellierung von AS-IS-Prozessen
• Transparenz schaffen
• Prozesswissen teilen

• Modellierung von Soll-Prozessen
• Prozesssimulation
• Bewertung von Alternativen

• Problemdiagnose
• Ursachenstudie
• Potenzielle Schätzung

• Änderungsmanagement
• Klassische IT-Projekte
• Prozessautomatisierung

Jede Prozessreise beginnt mit der Dokumentation. Genauer gesagt beginnt es mit der Modellierung der AS-IS-Situation, um einen ersten visuellen Überblick über den Prozess zu erhalten. Es spielt keine Rolle, wie gut oder schlecht ein Prozess in dieser Phase ist - das einzige Ziel ist es, den Prozess "sichtbar" zu machen, um diese visuelle Version als Grundlage für Diskussionen/Verbesserungen zu verwenden. Das erfasste BPMN-Diagramm liefert hauptsächlich Informationen über einzelne Prozessschritte und den sequenziellen Ablauf von Aktivitäten. Darüber hinaus ermöglicht sie ein Verständnis von Prozessauslösern und -ergebnissen sowie einigen Entscheidungspunkten.

Die erste Activity besteht darin, den Rahmen des Prozesses zu erfassen, der Folgendes umfasst:

• Name: Entspricht der Prozessname dem Zweck und dem Inhalt?
• Zweck: Enthält die Prozessbeschreibung genügend Informationen, um ein allgemeines Verständnis darüber zu vermitteln, worum es bei dem Prozess geht?
• Ziel: Wird das beschriebene Ziel des Prozesses korrekt in einem Satz wiedergegeben?
• Prozessverantwortlicher: Wer hat die Verantwortung für den Gesamtprozess und ist an seiner erfolgreichen Ausführung interessiert? Wer legt den KPI fest und interessiert sich für seine Performance – und Verbesserungen?
• Zusätzliche Prozessinformationen: Gibt es weitere zusätzliche Informationen auf Prozessebene?

Die zweite Aktivität besteht darin, zusätzliche Informationen hinzuzufügen, die sich auf die Prozessausführung konzentrieren:

• Zuständigkeiten: Welche Rollen sind für die Ausführung der Aufgaben beteiligt?
• Aufgaben und Beschreibungen: Welche Aufgaben sind erforderlich? Welche Informationen sind erforderlich und müssen in einer dedizierten Aufgabenbeschreibung bereitgestellt werden?
• Systeme: Welche Werkzeuge oder Anwendungen werden verwendet, um die Aufgaben zu erledigen?
• Daten: Welche Daten oder Belege werden konsumiert oder angelegt?
• Risiken und Kontrollen: Gibt es Risiken in bestimmten Aufgaben? Sind die Risiken durch entsprechende Kontrollen abgedeckt?
• Key Performance Indicators (KPI): Welche KPIs eignen sich für den Prozess, um die Performance zu messen?