Zuständigkeiten für Aufgabenzuordnung

Das Lesen eines Prozesses ist wie das Lesen eines Buches. Er folgt einer bestimmten Ausrichtung und wird von links nach rechts und von oben nach unten gelesen. Das Lernen von BPMN ist wie das Erlernen einer Sprache. Alle BPMN-Elemente haben wie Wörter eine bestimmte Bedeutung. Die Mühe lohnt sich, wie man in der Sprache eines Prozesses sprechen und sogar denken kann.

Unter der Annahme, dass wir Hunger haben, erstellen wir einen Prozess, der grundlegende BPMN-Elemente verwendet, um zu beschreiben, was wir tun müssen, um das Ziel zu erreichen, unseren Hunger zu befriedigen.

• Ein Startereignis, das beschreibt, was unseren Prozess auslöst.
• Ein Sequenzfluss, der uns durch den Prozess und unsere Aufgaben führt.
• Eine Aufgabe, die beschreibt, was wir tun müssen.
• Ein Endereignis, das den Zustand beschreibt, der am Ende des Prozesses erreicht wurde.

Stellen Sie sich vor, Ihr Geschäftsprozess ist ein Marmorlauf.

Innerhalb eines Prozesses gibt es Ströme, denen der Marmor folgen muss. Das einzige, was unseren Marmor durch den Prozess stoppen kann, sind Aufgaben. Hier muss der Marmor warten, bis die Aufgabe aufgetragen ist. Am Ende müssen wir sicherstellen, dass alle Ströme das Endereignis erreichen, so dass der Marmor immer die Ziellinie überqueren kann. Wenn der Marmor nicht ankommt, wissen wir, dass etwas nicht stimmt und der Fluss irgendwo unterbrochen wurde.

Das Marmorbeispiel ist eine einfache Möglichkeit, über das BPMN-Konzept eines 'Tokens' nachzudenken. In BPMN wird unser Marmor offiziell als Token bezeichnet. Das Token-Konzept erläutert das Ausführungsverhalten von Geschäftsprozessen, unabhängig davon, wie komplex sie sind.

Sobald Sie diese Idee verstanden haben, hilft sie wirklich, Geschäftsprozessabläufe und insbesondere Fehlermeldungen zu verstehen, wenn Sie das Verhalten der Prozessausführung prüfen.

Wenn Sie denken, dass diese 'technischen Prüfungen' nicht wichtig sind, da Ihre Modelle nicht von Systemen ausgeführt werden, möchten wir Ihnen mitteilen, dass sie wichtig sind.

Dasselbe Konzept gilt in:

• BPMN-Syntaxprüfung (wird angewendet, wenn Sie Ihr Diagramm speichern).
• Prozesssimulation (wobei Token sogar visualisiert werden können).

Wenn Sie das Token-Konzept ordnungsgemäß anwenden, können Sie jedes BPMN-Prozessmodell verstehen, unabhängig davon, wie komplex es ist.

Wenn mehrere Personen in einem Unternehmen an der Prozessmodellierung beteiligt sind, müssen Sie sicherstellen, dass Sie mit der Benennung konsistent sind. Glücklicherweise gibt es Namenskonventionen für Aufgaben und Ereignisse, um sicherzustellen, dass alle BPMN-Prozesse denselben universellen Stil aufweisen, sodass sie weltweit verstanden werden.

Beachten Sie, dass Namenskonventionen für Aufgaben und Ereignisse auf Best Practices von BPMN basieren und daher nicht als strenge Richtlinien oder Regeln zu erkennen sind. Sie können davon abweichen, wenn sie richtig gerechtfertigt, sinnvoll und auch für die Modellierer nachvollziehbar ist.

Wie können Sie also ein Ereignis richtig und konsistent benennen? Es gibt Konventionen, die Ihnen dabei helfen, den IS-Status zu identifizieren. In der Praxis sind mögliche Signalwörter für die Benennung von Ereignissen:

• [Bedarf] aufgetreten.
• [Auftrag] erhalten.
• [service] verfügbar.
• [Rechnung] angelegt.
• ...

Sie müssen den Begriff "ist" nicht verwenden, aber er hilft sicherzustellen, dass Sie tatsächlich einen IS-Status beschreiben.

Geschäftsaufgaben werden von Ressourcen ausgeführt – entweder manuell oder technisch.

In der realen Welt verfolgt BPMN ein weiteres leicht zu merkendes Konzept für Modellierungszwecke: Pool und Lane. Dieses Konzept wird verwendet, um Zuständigkeiten in Geschäftsprozessen zu modellieren. Die Fahrspuren lassen sich als Schwimmspuren mit einem Schwimmbad vergleichen - wie sie eigentlich aussehen.

Das Pool- und Lane-Konzept ermöglicht Ihnen die Zuordnung von Aufgaben zu Zuständigkeiten und nicht umgekehrt. Dies ist sinnvoller, da jede Aufgabe von jemandem ausgeführt wird und die Zuordnung derselben Person zu mehreren Aufgaben jedes Mal umständlich ist (was in Notationen wie EPC der Fall war).

Ein Pool stellt in der Regel die gesamte Organisation dar, in der der Prozess stattfindet.

Lanes stellen die tatsächliche Zuständigkeit für die Anwendung von Aufgaben dar, bei denen es sich um eine Rolle, Abteilung, Planstelle und sogar eine benannte Person handeln kann (nicht empfohlen).

Im Allgemeinen ist jede Lane eines Pools für die Anwendung aller zugeordneten Aufgaben verantwortlich. Da der Sequenzfluss die Aufgabe verbindet, kann ein Überqueren der Lane auch als Übergabe von Informationen und Verantwortung für die Ausführung betrachtet werden. Daher müssen die Teilnehmer miteinander interagieren und kommunizieren.

Die Nutzung von Pools und Lanes wird mit der folgenden Geschichte von Tim und Robert erläutert, zwei Mitstreitern, die sich eine Unterkunft teilen.

Tim hat im Internet ein neues Rezept gefunden. Tim kann aber nicht sehr gut kochen. Glücklicherweise liebt sein Flachkamerad Robert das Kochen und ist froh, das neue Rezept auszuprobieren. Nach dem Kochen des leckeren Abendessens war Robert jedoch so hungrig, dass er nicht mehr auf Tim warten konnte (der mit seiner Mutter auf Anruf stand). Also begann er allein zu essen.

Tim (Transportbeziehung):

• kauft Lebensmittel

Robert (Lane)

• bereitet das Abendessen vor
• Essen Abendessen (Tim ist nicht beteiligt)

Während Robert bereits aß, hat Tim das Abendessen während seines Telefonats gerochen und ging in die Küche - gerade rechtzeitig! Jetzt können sie beide zusammen essen.

Robert (Lane)

• bereitet das Abendessen vor
• Essen Abendessen

Tim (zusätzlicher Prozessbeteiligter)

• ist auch an der Aufgabe „Essen zum Abendessen" beteiligt

Lassen Sie uns zum Schluss sagen, was wir in unserem Beispiel für das Abendessen beobachtet haben:

• Zuständigkeiten (Lanes) gehören zu einer Organisation (Pool), in unserem Beispiel: die geteilte Unterkunft
• Zuständigkeiten für Aufgaben können in Prozessmodellen visualisiert werden:
  • durch Lanes.
  • durch zusätzliche Prozessteilnehmer.

Obwohl Aufgaben mehr Teilnehmer zugeordnet sind, muss eine Hauptverantwortung für diese Aufgabe vorhanden sein. Sie können sich eine Person vorstellen, die dafür sorgt, dass alle anderen zugeordneten Teilnehmer zusammenkommen.

Nachfolgend finden Sie die Möglichkeiten von Namenskonventionen für Swimlanes. Alle in diesem Bild verwendeten Namensstile sind korrekt und können auch kombiniert verwendet werden, obwohl der Stil "Person" nach Möglichkeit vermieden werden muss.