Systemadministration und zugehörige Funktionen erkunden

Es gibt eine Vielzahl von Benutzereinstellungen, die das Systemverhalten bestimmen.

Zu den zusätzlichen Optionen gehören:

• E-Mail-Einstellungen
• Genehmigungsprozesseinstellungen

Die Werkzeuge in SAP SuccessFactors Learning bieten zusätzliche Funktionen zur Erfüllung bestimmter Aufgaben. Tools unterstützen Administratoren bei verschiedenen Aufgaben, einschließlich Batch-Prozessen wie dem Registrieren eines oder mehrerer Benutzer in einer Kurseinheit und dem Zusammenführen von Benutzerentitäten in einer Master-Entität.

Vom System generierte E-Mail-Benachrichtigungen werden als Reaktion auf eine Vielzahl von Szenarios gesendet, z.B.:

• Bestätigen des Registrierungsstatus eines Benutzers.
• Erinnern von Benutzern und Vorgesetzten an bevorstehende Schulungsfristen.
• Wenn Benutzer über Änderungen an ihren Schulungsplänen und Erinnerungen an Einschreibungen informiert werden, kann ein Administrator jederzeit zusätzliche E-Mail-Benachrichtigungen senden.

Darüber hinaus können Administratoren Ad-hoc-E-Mail-Benachrichtigungen senden. Diese können aus Benutzersuchergebnissen oder mithilfe des Tools Benachrichtigungen senden generiert werden. Im Rahmen dieses Tools kann eine zuvor angelegte E-Mail-Vorlage verwendet werden, oder der Inhalt der E-Mail-Benachrichtigung kann angelegt werden, wenn das Tool ausgeführt wird.

Im Bereich Anwendungsverwaltung kann der Administrator andere Administratoren verwalten und die Einstellungen für SAP SuccessFactors Learning festlegen, die global in der gesamten Organisation gelten.

Über dieses Menü kann ein Administrator nach anderen Administratoren suchen, um ihren Zugriff auf SAP SuccessFactors Learning zu verwalten. Diese Funktion wird später im Abschnitt „Sicherheit“ dieses Kurses behandelt.

Im Folgenden können IDs enthalten sein, die automatisch vom SAP-SuccessFactors-Learning-System generiert werden: Elemente, Ausstattung, Kursleiter und Benutzer.

Eine Benutzereinführung wird auf der Schulungsstartseite angezeigt, wenn die Einführung mit dem Branding-Stil des Benutzers oder Administrators verknüpft ist.

Dieser Menüabschnitt enthält einige System-Admin-Tools, die gelegentlich verwendet werden müssen, z.B.:

• Anlagenauslastung – zum Sammeln weiterer Informationen über Anlagen im System.
• Assistent für direkte Links – zum Erstellen von Links, die zu bestimmten benutzerseitigen Seiten im LMS springen. Sie können die Links an Benutzer senden, sodass sie direkt auf die Seiten zugreifen können, indem Sie den Link auswählen.
• Import/Export von Bezeichnungen – zum Exportieren von Bezeichnungen aus einer Entwicklungsumgebung, um sie in eine Produktivumgebung zu importieren, oder zum Exportieren von Bezeichnungen, um sie anzupassen, und dann den geänderten Satz erneut zu importieren.
• Daten importieren/Daten exportieren – hilft dabei, Daten in das LMS zu übertragen oder aus einer anderen Instanz zu kopieren (z. B. Staging/Test in die Produktion).

Die Seite Hintergrundjobs enthält die Hintergrundjobs und Berichtsaufträge, die Administratoren eingeplant haben und die das System möglicherweise abgeschlossen hat. Wenn ein Job abgeschlossen wurde, können Administratoren die Jobdetails anzeigen. Administratoren können den Job bearbeiten, neu einplanen oder löschen, wenn der Job noch nicht ausgeführt wurde.

Für jede Entität können Sie entscheiden, welche Felder erforderlich sind (beim Bearbeiten der Entität) und welche Felder ein- oder ausgeblendet werden.

Die folgenden Entitäten haben Entitätskonfigurationsbilder für ihre verfügbaren Felder:

1. Zuweisungsprofil
2. Bibliothek
3. Coupons
4. Curriculum
5. Position
6. Prepaid-Konto
7. Klasse
8. Kostenloses Abonnement
9. Benutzer

Einige Felder sind für jede Entität erforderlich und können nicht entfernt werden, andere können jedoch für alle Administratoren ausgeblendet werden. Felder können als Mussfelder festgelegt werden.

Die Konfigurationsoptionen werden in den Workshop-Sitzungen mit Ihrem SAP-SuccessFactors-Implementierungsberater ausführlicher behandelt.

In diesem Abschnitt des SAP-SuccessFactors-Learning-Systems können Administratoren beispielsweise folgende Aufgaben ausführen:

• Globale Anwendungseinstellungen anzeigen/festlegen
• Entitätskonfiguration bearbeiten
• Easy-Link-URLs hinzufügen
• Syntax der E-Mail-Benachrichtigung ändern (erweiterte Qualifikationen erforderlich), die mit E-Mail-Benachrichtigungsvorlagen verknüpft ist
• Suchkriterien bearbeiten (erweiterte Qualifikation)
• Verwalten Sie ggf. die vom Benutzer erstellten Kontoeinstellungen.
• E-Signaturen einrichten
• Benutzerkennwörter zurücksetzen

Automatische Prozesse können so eingestellt werden, dass sie regelmäßig automatisch ausgeführt werden. Diese werden so eingeplant, dass sie ausgeführt werden, wenn sie minimale Auswirkungen auf Ihre Systemressourcen haben, aber oft genug, um Ihre Anforderungen zu erfüllen und Daten auf dem neuesten Stand zu halten.

Es gibt eine Reihe von Einstellungen, die das Verhalten von SAP SuccessFactors Learning auf Benutzerseite bestimmen.

Die Systemadministration bietet Zugriff auf globale Anwendungsparameter und Hilfsprogramme zum Anlegen und Verwalten von Administratorkonten.

Zu den Zuständigkeiten des Systemadministrators gehören unter anderem:

• Neue Administratoren hinzufügen
• Sicherheit für Administratoren definieren
• Konfigurieren der Einstellungen für die Anwendungsadministration
• Einrichten automatischer Prozesse
• Anlegen benutzerdefinierter Felder
• Entitätskonfiguration
• Aufbau von Referenztabellen
• Einrichten der Administratorsicherheit durch das Anlegen von Sicherheitsdomänen, Sicherheitsdomänengruppen und Sicherheitsrollen
• Ermittlung des Systemstandardtexts für E-Mail-Benachrichtigungen
• Ermittlung von Suchselektoren

Möglicherweise ist eine elektronische Signatur (oder PIN) erforderlich, um einen Datensatz für absolvierte Schulung für ein Element hinzuzufügen. Wenn Administratoren die absolvierten Schulungen hinzufügen, werden sie aufgefordert, ihre Administrator-ID, PIN und einen E-Signatur-Bedeutungscode einzugeben (z. B. Hinzufügen, Ändern und Löschen).

Wenn Benutzer einen Online-Kurs abschließen, werden sie zur Eingabe ihrer Benutzer-ID und PIN aufgefordert. E-Signaturen können elementweise (oder für alle Elemente in einem Curriculum) erforderlich sein (oder nicht).

Zusätzlich zur Anforderung einzelner Benutzer- und Administrator-Signaturen kann ein Administrator eine beliebige Anzahl von Genehmigungsprozessen mit mehreren Schritten mit mehreren E-Signaturen einrichten. Jeder Schritt im Prozess kann einem bestimmten Genehmigertyp zugeordnet werden: Mitarbeiter, Vorgesetzter der ersten Ebene, Vorgesetzter der zweiten Ebene und Kursleiterrolle.

Wenn Sie Informationen benötigen, diese jedoch nicht direkt eingegeben werden können, können Administratoren ein benutzerdefiniertes Feld erstellen, um diese Informationen zu speichern. Sobald ein benutzerdefiniertes Feld erstellt wurde, wird es zu einem durchsuchbaren Feld.

Die folgenden Entitäten können benutzerdefinierte Felder haben:

• Lerngruppe
• Curricula
• Prüfung
• Referent
• Position
• Stellennummer
• Zielsetzung
• Organisation
• Frage
• Klassen
• Benutzer