Berichte mithilfe einer Ad-hoc-Query anlegen

Das Bild Ad-hoc-Query ist in folgende Hauptbereiche unterteilt:

Wenn Sie mit der Ad-hoc-Query arbeiten, gehen Sie wie folgt vor:

• Im linken Bildbereich werden die Feldgruppen und Felder des aktuellen InfoSets angezeigt. Dieser Teil des Bildschirms dient zur Auswahl der Selektions- und Ausgabefelder.
• Auf der rechten Seite des Bildes können Sie Selektionswerte festlegen und Ihre Selektion ausführen.
• Im unteren Teil des Bildschirms finden Sie eine Ausgabevorschau.

1. Markieren Sie die Selektions- und Ausgabefelder im Übersichtsbaum.
2. Geben Sie einen Wert ein und wählen Sie ggf. eine Selektionsoption.
3. Führen Sie die Selektion aus (die Trefferliste wird durch Auswahl der Objekte ermittelt, die den Selektionskriterien entsprechen).
4. Formatieren Sie die Ausgabe in der Ausgabevorschau.
5. Rufen Sie die Ausgabe auf.

Die für die Ad-hoc-Query benötigten InfoSets werden in der SAP Query angelegt und verwaltet. Beim Anlegen eines InfoSets wählen Sie die zugrunde liegende logische Datenbank aus und bestimmen die darin enthaltenen Infotypen. Die Infotypen werden anschließend im InfoSet als Feldgruppen angezeigt. Nachdem Sie Ihre Infotypen ausgewählt haben, legen Sie fest, welche Felder jedes Infotyps in die Feldgruppe aufgenommen werden sollen.

Die folgenden Szenarien veranschaulichen, wie das InfoSet die Objekte ermittelt, die Sie mit der Ad-hoc-Query auswählen können:

• InfoSet basierend auf PNP oder PNPCE
  • Das auf den logischen Datenbanken PNP oder PNPCE basierende InfoSet ermöglicht es Ihnen, Mitarbeiter über die Ad-hoc-Query zu selektieren und anschließend auszugeben.
  • In diese InfoSets können Sie Infotypen der Personalplanung aufnehmen. Damit können Sie personenbezogene Personalplanungsdaten zu den selektierten Personen ausgeben.
  • Mit diesen InfoSets können Sie auch Abrechnungsergebnisse auswerten.
• InfoSet basierend auf PCH

  Mit dem InfoSet, das auf der logischen Datenbank PCH basiert, können Sie mit der Ad-hoc-Query Objekte eines Objekttyps auswählen, z.B. Veranstaltungen, Qualifikationen oder Planstellen. Beim Anlegen des InfoSets legen Sie den Objekttyp fest.

Um auf Daten im System zuzugreifen, verwendet die Ad-hoc-Query ein InfoSet, das eine Sicht auf Daten in bestimmten Bereichen des HR bereitstellt. Die Sicht ist nach Infotyp strukturiert. Das InfoSet wird als Übersichtsbaum auf dem Einstiegsbild der Ad-hoc-Query angezeigt.

Sie können die Selektions- und Ausgabefelder per Drag&Drop auswählen. Wählen Sie dazu ein oder mehrere Felder aus, und ziehen Sie sie dann in den Bereich Auswahl oder Ausgabe.

Wenn die Selektions- und Ausgabefelder Werte und Texte haben, können Sie den Text, den Wert oder beides wie folgt verwenden.

Sie können das Auswahlfeld in der Spalte Selektion des Übersichtsbaums auswählen. Das Feld wird dann in die Liste der Selektionskriterien auf der rechten Seite des Bildes übernommen. Wenn Sie mehr als ein Selektionskriterium verwenden, werden diese durch die UND-Logik verknüpft. Beispielsweise können Sie über die Felder Ort und Alter alle Personen auswählen, die in London leben und 25 Jahre alt sind. Wenn Sie ein Feld in der Spalte Selektion auswählen, können Sie es als Selektionsfeld verwenden.

Außerdem wählen Sie im Übersichtsbaum Ausgabefelder aus. Die Felder werden dann als Spalten in die Ausgabevorschau übernommen. Sie können Ausgabefelder entweder gleichzeitig mit der Auswahl von Selektionsfeldern oder danach auswählen. Sie können das Ausgabefeld nach Bedarf aus Feldgruppen auswählen.

Sie können Feldinhalte als Werte (Wertausgabe) und manchmal als Text (Textausgabe) ausgeben. Sie können beispielsweise den Anredeschlüssel als Wert angeben: 01, Text: Herr; Wert: 02, Text: Frau. Geben Sie im Zweifelsfall beides an. Der Text vermittelt oft mehr Bedeutung. Wenn Sie ein Power-User sind, benötigen Sie möglicherweise nur die Werte.

Die Anzahl der Selektionskriterien und Ausgabefelder, die Sie ausgewählt haben, wird im Übersichtsbaum für jede Feldgruppe angegeben.

Wenn die Objektselektion ausgeschaltet ist und Werte und Texte für ein Feld vorhanden sind, können Sie Objekte über Werte oder Texte auswählen. Sie können z.B. den Personalbereich Frankfurt anstelle des Personalbereichs 1000 auswählen.

Sie können die Textfelder wie folgt behandeln:

• Benutzerspezifische Einstellungen für die Verwendung von Textfeldern einschließen
• Einstellungen für Feldauswahl übersteuern

Für die Ausgabe können Sie immer den Wert und den Text verwenden, sofern verfügbar.

Sie können ein Selektions- oder Ausgabefeld auswählen, indem Sie die folgenden Methoden verwenden:

• Auswahl über Drag&Drop → Benutzereinstellung
• Auswahl über Ankreuzfelder → Benutzereinstellung
• Auswahl über das Kontextmenü und Auswahl zwischen Wert, Text oder Wert und Text

Das Ergebnis jeder Selektion ist eine Menge von Objekten, z.B. Personen oder Veranstaltungen, für die Sie Daten ausgeben können.

Ad-hoc-Abfragen sind häufig erforderlich, um Berichte zu Mitarbeiterdaten aus einer oder mehreren Organisationseinheiten zu erstellen. Dazu können Sie Personen über die Organisationsstruktur selektieren, wenn die InfoSets auf der logischen Datenbank PNPCE basieren.

Um die Organisationsstruktur anzuzeigen, verwenden Sie die Drucktaste Berichtsvorlage. Wählen Sie Personen entlang der Organisationsstruktur, und wählen Sie dann das Filtersymbol. Im angezeigten Übersichtsbaum können Sie die gewünschten Organisationseinheiten auswählen.

Wenn Sie Ihre Auswahl bestätigen, werden die Personen, die zu den Organisationseinheiten gehören, sofort ausgewählt. Diese Personen werden als Reporting-Set in die Ad-hoc-Query geschrieben.

Wenn Sie über die Organisationsstruktur selektieren, berücksichtigt das System den angegebenen Berichtszeitraum und verwendet die aktuelle Planversion.

Sie können die Objektselektion ausschalten und im Basismodus arbeiten, indem Sie Zusätze → Objektselektion ausschalten wählen. Dadurch haben Sie den Vorteil, dass Sie alle grundlegenden Modusfunktionen nutzen können, z.B. Selektionen über Texte.

Das Fehlen der Funktion Hitliste und ihres Ausgabefeldes zeigt an, dass die Objektselektion ausgeschaltet ist.