Berichtsausgabe formatieren

Objective

After completing this lesson, you will be able to berichte mit erweiterten Reporting-Ausgabeergebnissen anlegen

Datenausgabe

SAP stellt ein Bild Ad-hoc-Query zur Verfügung, auf dem Sie Daten Ihren Anforderungen entsprechend definieren und ausgeben können.

Auf dem Bild Ad-hoc-Query steht Ihnen der SAP List Viewer zur Verfügung, mit dem Sie die erforderlichen Berichte anlegen können. Der untere Teil des Bilds Ad-hoc-Query enthält eine Vorschau der Ausgabe im SAP List Viewer. Sie ermöglicht es Ihnen, Beispieldaten zu verwenden, um einen Eindruck vom Aussehen der Ausgabeliste zu gewinnen.

Mit der Funktion Aktualisieren können Sie die Beispieldaten durch die echten Daten ersetzen. Die Daten werden auf dem Bild Ad-hoc-Query an den SAP List Viewer ausgegeben. Das bedeutet, dass sowohl die Definition als auch das Ergebnis einer Query in einem einzigen Bild enthalten sind.

Nachdem Sie die Echtdaten ausgegeben haben, stehen Ihnen auf dem Bild Ad-hoc-Query folgende Funktionen des SAP List Viewer zur Verfügung:

Einträge suchen
Summen und Zwischensummen berechnen
Ausgabeliste in Excel anzeigen und anschließend alle Excel-Funktionen verwenden
Export- und Anzeigeoptionen des SAP List Viewer verwenden

Notiz

Weitere Informationen über die Funktionen des SAP List Viewers finden Sie in der SAP-Bibliothek. Die SAP-Bibliothek finden Sie unter Getting Started → Working with Tools and Functions → Working with Lists → SAP List Viewer for SAP GUI.

Definition und Formatierung der Ausgabe

Die Ausgabevorschau zeigt das Layout der Ausgabeliste an, bevor die Daten endgültig ausgegeben werden. Außerdem können Sie die Ausgabeliste formatieren.

Sobald die Ausgabeliste formatiert ist, können Sie folgende Aufgaben ausführen:

Über das Kontextmenü für Ranglisten und Statistiken können Sie festlegen, ob zusätzliche Spalten wie Mittelwert, Anteil in % und Gesamtzahl ausgegeben werden.

Sortieren Sie die Liste nach einer oder mehreren Spalten.
Summen für numerische Spalten in Grundlisten berechnen und Zwischensummen anhand bestimmter Kriterien (nicht numerische Spalten) berechnen.
Löschen Sie alle Ausgabefelder auf einmal.
Formatierung initialisieren.
Legen Sie die Position der Währungsspalte in Grundlisten fest oder blenden Sie sie vollständig aus.

Ausgabearten

Sie können die Art der Ausgabe auswählen, die bestimmt, wie Daten bei der Ausgabe angezeigt werden. Sie können zwischen verschiedenen Arten der Listausgabe und Exportfunktionen wählen. Sie können beispielsweise Daten für Tabellenkalkulationen ausgeben. In diesem Fall wird keine Liste auf dem Dynpro ausgegeben. Stattdessen wird der Bericht in eine Datei kopiert, die Sie dann mit einem Tabellenkalkulationsprogramm bearbeiten können.

Ausgabe- und Exporteinstellungen

Um verschiedene Ausgabe- und Exporteinstellungen in einem einzigen Dialogfenster festzulegen, wählen Sie Bearbeiten → Einstellungen.

Sie können folgende Einstellungen vornehmen:

Wählen Sie den Typ der Ausgabeliste aus, z.B. Grundliste, Rangliste oder Statistik.
Starten Sie eine Abfrage über das Standardselektionsbild der logischen Datenbank.
Verwenden Sie Selektionsbedingungen für die Ausgabe.
Referenzieren Sie die Währung und den Zähler.
In Crystal Reports exportieren.
Geben Sie die Feldauswahl als Wert oder Text an.

Auf den folgenden Registerkarten können Sie verschiedene Ausgabe- und Exporteinstellungen festlegen:

Registerkarte Ausgabe:: Auf der Registerkarte Ausgabe können Sie die Art der Ausgabeliste (z.B. Grundliste, Statistik und Rangliste) und die Art der Ausgabe (z.B. Standardliste, Textverarbeitung, Tabellenkalkulation) auswählen. Sie können auch festlegen, ob die Query über ein Selektionsbild gestartet wird. Die Ad-hoc-Query verwendet den SAP List Viewer als Standardausgabeart.
Registerkarte Statistik/Rangliste:: Auf der Registerkarte Statistik/Rangliste können Sie die Basiswährung, die zur Umrechnung von Währungsfeldern verwendet wird, und die Referenzeinheit, die für die Umrechnung von Maßeinheiten verwendet wird, festlegen. Sie können auch die Anzahl der Zeilen angeben, die in einer Rangliste enthalten sind.
Registerkarte Crystal Reports:: Auf der Registerkarte Crystal Reports können Sie festlegen, wie Daten nach Crystal Reports exportiert werden, wenn Crystal Reports direkt aus der InfoSet Query gestartet wird. Sie können auch bei jedem Export von Daten einen Crystal-Reports-Bericht erstellen. Alternativ können Sie Daten in einen vorhandenen Crystal-Reports-Bericht auf Ihrem lokalen PC exportieren.
Vorbelegung: Registerkarte Wert/Text:: Auf der Registerkarte Vorschlag: Wert/Text können Sie festlegen, ob der Wert oder der Text verwendet wird, wenn ein Feld per Drag&Drop oder Ankreuzfeld ausgewählt wird. Sie können diese Standardwerte überschreiben, indem Sie über das Kontextmenü ein Feld auswählen.

Ausgabeliste

Es gibt folgende Arten von Ausgabelisten:

Grundliste
Statistik
Rangliste

Grundlisten ermöglichen die Ausgabe detaillierter Übersichten, Statistiken und Ranglisten ermöglichen die Ausgabe aggregierter Daten.

Ausgabeliste – Beispiele

Die folgende Tabelle zeigt Beispiele für die verschiedenen Arten von Ausgabelisten:

Ausgabeliste

Ausgabeliste	Beispiel
Grundliste	Sie möchten eine Übersicht der Monatsgehälter ausgeben, die Mitarbeiter in einer Organisationseinheit erhalten haben. Dazu verwenden Sie die gewünschte Organisationseinheit als Selektionskriterium und geben den Namen und das Monatsgehalt aus. Als Nachrichtenart wählen Sie Grundliste. Wenn die Ausgabe auf diese Weise definiert ist, wird das Währungsfeld automatisch ausgegeben.
Statistik	Anstelle einer Übersicht über die einzelnen Gehälter möchten Sie monatliche Gehaltssummen für jede Organisationseinheit ausgeben. In diesem Fall verwenden Sie die erforderlichen Organisationseinheiten als Selektionskriterien und die Organisationseinheit und das Monatsgehalt als Ausgabefelder. Als Ausgabeart wählen Sie Statistik. Die Summe der Monatsgehälter wird pro Organisationseinheit ausgegeben. Die Anzahl der in der Summe enthaltenen Werte wird ausgegeben, wenn Sie die Ausgabe entsprechend eingestellt haben. Für jede Statistik wird zusätzlich eine Summenzeile ausgegeben. In diesem Beispiel enthält sie die Summe der Monatsgehälter und die Gesamtzahl der enthaltenen Werte.
Rangliste	Sie möchten die Anlagearten ermitteln, die in Ihrem Unternehmen am häufigsten als Vermögensbildungspläne ausgewählt werden. Dazu wählen Sie alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens und Rangliste als Art der Ausgabeliste aus. Sie verwenden die Anlageart als einziges Ausgabefeld. Die Ausgabeliste enthält die Anlagearten, sortiert nach der Anzahl der Mitarbeiter, die die Anlagearten ausgewählt haben. Die Anzahl der in Ranglisten ausgegebenen Zeilen ist begrenzt. Die Rang- und Zahlenspalten werden automatisch ausgegeben.

Einschränkung des Reporting-Sets

Häufig benötigen Sie Berichte für eine bestimmte Gruppe von Objekten, z.B. die einer Organisationseinheit zugeordneten Mitarbeiter oder eine Gruppe von Personen, die bestimmte Bedingungen erfüllen. Wenn Sie das Reporting-Set nicht einschränken, werden Selektionen für alle Objekte eines Objekttyps durchgeführt, die im System gespeichert sind. Sie können nur die erforderlichen Objekte in Ihre Berichte aufnehmen, indem Sie das Reporting-Set nach Bedarf einschränken.

Sie können eine der folgenden Einschränkungen für Personensätze verwenden:

die aktuelle Trefferliste, die Sie durch eine bestimmte Auswahl erhalten haben
eine Menge von Personen, die Sie über die Organisationsstruktur ausgewählt haben
eine Menge von Personen, die Sie mit Hilfe von Mengenoperationen ermittelt haben

Sie können weitere Einschränkungen für die Berichtsgruppe von Personen definieren. Weitere Informationen finden Sie im Customizing des Personalinformationssystems unter Selektions-IDs.

Mengenoperationen

Auf der Registerkarte Mengenoperationen können Sie Trefferlisten aus mehreren Selektionen verwenden, um Mengenoperationen durchzuführen.

Eine Mengenoperation umfasst folgende Schritte:

Treffen Sie eine Auswahl.
Kopieren Sie die Trefferliste in das Set A.
Nehmen Sie eine zweite Auswahl vor.
Kopieren Sie die zweite Trefferliste nach Set B.

Anschließend können Sie folgende Mengenoperationen durchführen:

Schnittmengen anlegen
Unionen anlegen
Sets hinzufügen
Mengen subtrahieren

Die Ergebnismenge kann für folgende Zwecke verwendet werden:

Für weitere Mengenoperationen
Als Vorbedingung für weitere Selektionen
als Trefferliste und damit als Grundlage für die Datenausgabe

Beispiele für die Verwendung von Mengenoperationen sind:

Sie können negative Selektionen vornehmen. Wenn Sie beispielsweise nach Mitarbeitern suchen möchten, für die ein bestimmter Infotypsatz, z.B. eine Zweitwohnung, nicht vorhanden ist, müssen Sie Set-Operationen ausführen.
Sie können Kombinationen von Personensets erstellen, die über verschiedene Selektionskriterien ausgewählt wurden und für die Daten in einer gemeinsamen Liste ausgegeben werden müssen.

Personalplanung

Sie können Daten aus der Personalplanung als Selektionsfelder verwenden, um verschiedene Berichte zu definieren.

Sie können nun die Infotypen verknüpfter Objekte als Selektions- und Ausgabefelder für Personen und Personalplanungsobjekte verwenden, um z.B. nach Personen mit bestimmten Qualifikationen zu suchen. Voraussetzung hierfür ist ein bestehendes InfoSet auf Basis der logischen Datenbank PNP bzw. PNPCE (Personalstammdaten). In diesem Beispiel würde er auch den hinzugefügten Objekttyp „Qualifikationserfüllungen" benötigen, um Ihnen die erforderlichen Daten bereitzustellen.

Auswertung von Daten aus der Personalplanung

Durch die Verwendung eines InfoSets, das speziell für die Auswahl eines bestimmten Objekttyps, z.B. Trainings (basierend auf PCH), angelegt wurde, können Sie Personalplanungsobjekte auswählen und Berichte zu verwandten Objekten erstellen.

Bericht durch Kopieren der Trefferliste für Reporting-Sets anlegen

ExerciseStart Exercise

Geschäftsszenario

Im Rahmen Ihrer Tätigkeit müssen Sie spezielle Berichte für bestimmte Mitarbeiter eines Personalbereichs anlegen. Aus diesem Grund müssen Sie wissen, wie Sie diese Berichte definieren, indem Sie die Trefferliste der Reporting-Sets kopieren.

Erstellen Sie einen Report, indem Sie die Trefferliste kopieren, damit Sie nur Mitarbeiter im PersonalbereichCABB Hamburg auswerten können. Die Query muss folgende Daten in der angegebenen Reihenfolge anzeigen:

Personalnummer
Nachname
Vorname
Nationalität
Alter des Mitarbeiters

Hinweis

Arbeiten Sie für diese Übung im Bereich Standard (mandantenabhängig) in Ihrer Benutzergruppe S4HR58##.
Verwenden Sie das InfoSet PA_##, sofern nicht anders angegeben. Verwenden Sie das heutige Datum als Berichtsperiode, sofern nicht anders angegeben.

Schritte

Selektieren Sie alle Mitarbeiter aus dem PersonalbereichCABB. Wie viele Mitarbeiter sind darin enthalten?
1. Erweitern Sie die Query GR##_AHQ_2 wie folgt:
  Wählen Sie vom Bild SAP Easy Access aus Personal → Informationssystem → Reporting-Werkzeuge → Ad-hoc-Query.
2. Um eine vorhandene Abfrage zu öffnen, wählen Sie Abfrage → Öffnen.
  Wählen Sie im Dialogfenster Query öffnen die Query GR##_AHQ_2 aus, und wählen Sie dann Weiter.
  1. Entmarkieren Sie in der Feldgruppe Persönliche Daten als Selektionsfeld Geburtsjahr und entmarkieren Sie Anzahl Kinder als Selektions- und Ausgabefelder.
  2. Entmarkieren Sie in der Feldgruppe Organisatorische Zuordnung die Option Personalbereich als Ausgabefeld, und wählen Sie das Feld Personalbereich als Selektionsfeld aus.
  3. Wählen Sie in der Feldgruppe Persönliche Daten die Felder Staatsangehörigkeit und Alter des Mitarbeiters als Ausgabefelder aus.
  4. Geben Sie im Feld Wert für PersonalbereichCABB ein, und wählen Sie die Drucktaste Trefferliste. Im benachbarten Feld wird die Anzahl der selektierten Personen angezeigt.
Verwenden Sie aus Performancegründen diese Gruppe von Personen als Berichtsvorlage. Wählen Sie aus dieser Personengruppe alle Mitarbeiter aus, deren Nationalität Deutsch (DE) oder Amerikanisch (US) ist. Wie viele Mitarbeiter sind darin enthalten?
1. Um die ausgewählte Anzahl von Personen als Auswertungsmenge zu verwenden, wählen Sie im Bereich Auswertungsmenge die Option Trefferzahl.
2. Wählen Sie in der Feldgruppe Persönliche Daten als Selektionsfeld Nationalität.
3. Rufen Sie das Mehrfachselektionsbild für das Selektionsfeld Nationalität auf, geben Sie auf der Registerkarte Einzelwerte selektieren die Werte DE und US ein, und wählen Sie Übernehmen.
4. Wählen Sie die Drucktaste Trefferliste und im nebenstehenden Feld wird die Anzahl der selektierten Personen angezeigt.
Starten Sie die Ausgabe und sortieren Sie die Ausgabeliste nach Nationalität.
1. Wählen Sie die Drucktaste Ausgabe.
2. Markieren Sie in der Ausgabeliste die Spalte Nationalität.
3. Wählen Sie die Drucktaste Aufsteigend sortieren oder Absteigend sortieren.
Kehren Sie zum Bild InfoSet Query (Query: GR##_AHQ_2) zurück, und ändern Sie die Reihenfolge der Spalten in der Ausgabevorschau wie folgt:
- Alter des Mitarbeiters
- Nationalität
- Nachname
- Vorname
- Personalnummer
1. Kehren Sie zum Bild InfoSet Query (Query: GR##_AHQ_2) zurück.
2. Ändern Sie die Reihenfolge der Spalten in der Ausgabevorschau, indem Sie jeweils eine Spalte auswählen und die Spalte per Drag&Drop an die gewünschte Position ziehen.
Verwenden Sie die Ausgabevorschau, um die Liste nach Nationalität (erstes Sortierkriterium) und Alter des Mitarbeiters (zweites Sortierkriterium) zu sortieren. Wählen Sie als Ausgabeformular Tabellenkalkulation (MS Excel) und anschließend Standardliste. Starten Sie die Ausgabe und notieren Sie sich die Unterschiede.
1. Um eine Zeile auszuwählen, klicken Sie in eine beliebige Zeile in der Ausgabevorschau.
2. Wählen Sie die Drucktaste Aufsteigend sortieren. Sie gelangen auf ein Dialogfenster, in dem Sie alle Felder aus den Selektionsfeldern (= alle ausgewählten Ausgabefelder) auswählen können, nach denen Sie die Ausgabeliste sortieren möchten.
3. Markieren Sie die gewünschten Sortierfelder und wählen Sie Sortierkriterium hinzufügen (Pfeil nach links). Wählen Sie die entsprechende Feldoption, um festzulegen, ob jedes Feld in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge sortiert werden soll. Wählen Sie Übernehmen.
4. Wählen Sie → Bearbeiten Einstellungen.
5. Wählen Sie Tabellenkalkulation als Art der Ausgabe aus, und drücken Sie die Eingabetaste. Um die Ausgabe zu starten, wählen Sie Ausgabe. Geben Sie als Antwort auf die nächsten beiden Abfragen Tabelle und dann Microsoft Excel ein.
6. Wiederholen Sie diesen Vorgang für das Standard-Listausgabeformular.
Sichern Sie diese Query unter dem Namen GR##_AHQ_8.
1. Kehren Sie zum Bild InfoSet Query (Query-Gruppe S4HR58##) zurück, und wählen Sie Query → Sichern als. Geben Sie auf dem Bild Query sichern GR##AHQ8 in die Felder Name und Titel ein, und wählen Sie Weiter. Bleiben Sie auf diesem Bild.

Bericht mit Mengenoperationen anlegen

ExerciseStart Exercise

Geschäftsszenario

Im Rahmen Ihres Jobs müssen Sie Objektmengen anlegen, für die Daten ausgegeben werden müssen. Aus diesem Grund müssen Sie wissen, wie Sie einen Bericht mit Mengenoperationen anlegen.

Schritte

Verwenden Sie Set-Operationen, um alle Mitarbeiter im PersonalbereichCABB auszugeben, die keinen Zweitwohnsitz haben. Wählen Sie Einstellungen → bearbeiten, und prüfen Sie auf der Registerkarte Ausgabe, ob das Kennzeichen Selektionsbedingungen nicht gesetzt ist.
Notiz
Wählen Sie Ausgabefelder Ihrer Wahl (z.B. Nachname, Vorname, Ort und Datensatztyp Adresse). Sichern Sie diese Query unter dem Namen GR##_AHQ_9.
1. Wählen Sie auf dem Bild InfoSet Query (Query: GR##_AHQ_8)Query -> Neu.
2. Auf dem Bild Neue Query anlegen – InfoSet Selektion werden die Felder Arbeitsbereich und Benutzergruppe vorbelegt. Wählen Sie das InfoSet PA_##, und wählen Sie Weiter.
3. Wählen Sie Zusätze → Mengenoperationen einblenden.
4. Wählen Sie → Bearbeiten Einstellungen, und wählen Sie die Registerkarte Ausgabe. Stellen Sie sicher, dass Selektionsbedingungen verwenden nicht ausgewählt ist.
5. Öffnen Sie im Abschnitt Feldgruppe/-felder die Feldgruppe Organisatorische Zuordnung, und wählen Sie Personalbereich als Selektionsfeld aus. Geben Sie im Feld Wert für den Feldnamen Personalbereich den Wert CABB ein.
6. Öffnen Sie im Abschnitt Feldgruppe/Felder die Feldgruppe Persönliche Daten, und wählen Sie Nachname und Vorname als Ausgabefelder aus.
7. Wählen Sie die Drucktaste Trefferliste.
8. Wählen Sie Treffer in Set A speichern (erste leere Drucktaste). Dadurch werden die ausgewählten Mitarbeiter in Set A kopiert.
9. Wählen Sie in der Feldgruppe Adressen als Selektionsfeld Adresssatzart. Geben Sie im Feld Wert für den Feldnamen Adresssatzart den Wert 2 ein (Adresssatzart 2 gibt den vorübergehenden Wohnsitz an).
10. Wählen Sie die Drucktaste Trefferliste.
11. Wählen Sie Treffer in Set B speichern (die zweite leere Drucktaste). Dadurch werden alle Mitarbeiter im Personalbereich CABB, die einen Zweitwohnsitz haben, in das Set B kopiert.
12. Wählen Sie auf dem Bild InfoSet Query PA_## die Registerkarte Mengenoperationen. Es werden beide Sets A und B angezeigt.
13. Wählen Sie Set A minus Set B, und wählen Sie Vorgang durchführen.
  Das System zeigt alle Personen an, die zum Personalbereich CABB gehören und keinen Zweitwohnsitz haben. Die Menge der Personen wird im Feld Ergebnismenge angezeigt. Möglicherweise müssen Sie nach unten blättern, um dies zu sehen.
14. Markieren Sie in der Trefferliste und wählen Sie Ergebnismenge übernehmen.
15. Wechseln Sie zur Registerkarte Selektion.
  Die Trefferliste listet nun nur Personen auf, die keinen Zweitwohnsitz haben.
16. Kehren Sie zum Bild InfoSet Query (Query-Gruppe S4HR58##) zurück, und wählen Sie Query → Sichern als. Geben Sie auf dem Bild Query sichern GR##AHQ9 in die Felder Name und Titel ein, und wählen Sie Weiter. Bleiben Sie auf diesem Bild.

Standardbericht über Ad-hoc-Query generieren

ExerciseStart Exercise

Geschäftsszenario

Im Rahmen Ihrer Tätigkeit müssen Sie spezielle Reports für Personalstammdaten anlegen, da Ihre Anforderungen von den Standardreports nicht erfüllt werden. Aus diesem Grund müssen Sie wissen, wie Sie diese Berichte mit der Ad-hoc-Query definieren.

Schritte

Verwenden Sie die Ad-hoc-Query, um den Standardreport Mitarbeiterliste (RPLMIT00) für alle Mitarbeiter des PersonalbereichsCABB zu starten. Generieren Sie die Mitarbeiterliste mit der Query GR##_AHQ_9.
1. Öffnen Sie im Abschnitt Feldgruppe/-felder die Feldgruppe Organisatorische Zuordnung und wählen Sie Personalbereich als Selektionsfeld.
2. Geben Sie im Feld Wert für den Feldnamen Personalbereich den Wert CABB ein.
3. Öffnen Sie im Abschnitt Feldgruppe/-felder die Feldgruppe Adressen, und entmarkieren Sie Anschriftensatzart als Selektionsfeld.
4. Wählen Sie die Drucktaste Trefferliste.
5. Wählen Sie Go to → Start report. Geben Sie auf dem Bild Report festlegen im Feld Report den Wert RPLMIT00 ein, und wählen Sie Start über Selektionsbild.
6. Wählen Sie Weiter. Sie gelangen auf das Selektionsbild Mitarbeiterliste des Reports. Wählen Sie Ausführen. Es ist nicht erforderlich, diese Abfrage zu sichern.
7. Kehren Sie zum Bild SAP Easy Access zurück.

Continue to quiz