Utilisation des factures

Dans Concur Invoice, la création manuelle de factures permet aux utilisateurs, généralement ceux ayant le rôle de propriétaire de la facture ou d’utilisateur CF, de saisir les détails de la facture directement dans le système sans recourir aux méthodes de capture automatique. Cela est particulièrement utile dans les scénarios où une image de facture numérique n'est pas disponible ou lorsqu'une saisie rapide est nécessaire pour un fournisseur approuvé.

Pour créer une facture manuelle, accédez à la page Gestionnaire de factures à partir de la page d’accueil de Concur en sélectionnant Créer une nouvelle facture sous Facture.

Sélectionnez un fournisseur approuvé existant dans la liste. Si le fournisseur n’est pas répertorié, une nouvelle demande de fournisseur peut être lancée au cours de ce processus, sous réserve d’approbation. Saisissez les détails clés tels que le numéro de facture, la date, le montant et les postes individuels. Ventilez les dépenses si nécessaire, joignez les documents justificatifs et soumettez la facture pour approbation.

La création manuelle garantit la flexibilité, mais implique plus de saisie de données par rapport aux options automatisées. Il suit le workflow standard de vérification et d'approbation, garantissant que toutes les factures sont vérifiées de manière adéquate avant le paiement.

Les factures affectées par un utilisateur CF (Comptabilité fournisseurs) font référence au processus dans lequel les utilisateurs ayant le rôle d’utilisateur CF Invoice gèrent la vérification, la modification et l’affectation initiales des factures au propriétaire de facture approprié pour la poursuite du traitement. Les utilisateurs CF jouent un rôle essentiel pour s'assurer que les factures sont correctement acheminées et gérées.

Les utilisateurs CF ont accès au tableau de bord Gestionnaire de factures, où ils peuvent afficher les factures non affectées. Ils peuvent ouvrir ces factures pour y apporter des modifications, telles que la correction des détails ou la modification des politiques, et les affecter aux propriétaires en fonction de critères tels que les détails du service ou de l'achat.

Ce rôle est distinct du gestionnaire de factures, se concentrant davantage sur les tâches back-office telles que l’ajout d’images de factures, la création de demandes de paiement et l’acheminement aux utilisateurs professionnels pour approbation avant la vérification finale.

La configuration implique l’activation de l’option Est-il l’utilisateur CF Invoice ? dans les paramètres utilisateur, accordant l'accès aux outils de gestion de la visibilité des fournisseurs et des groupes globaux. Pour les factures basées sur un bon de commande, l'affectation au propriétaire de la demande d'achat peut être automatisée, ce qui réduit les efforts manuels. Cette étape garantit que les factures sont correctement dirigées dans le workflow, minimisant ainsi les retards.

Les factures créées avec Invoice Capture exploitent le service automatisé de Concur pour traiter les factures soumises par fournisseur par e-mail, chargement, télécopie ou version papier. Le système utilise la reconnaissance optique de caractères (ROC) et l'apprentissage automatique pour extraire les données, ce qui réduit considérablement la saisie manuelle.

Ce processus capture automatiquement les détails tels que le nom du fournisseur, le numéro de facture, la date, les postes individuels, les numéros de commande d'achat et les codes du grand livre comptable. Une fois extraites, les données sont validées par un auditeur ou un vérificateur pour en vérifier l'exactitude. La facture est ensuite créée dans le système et affectée à un propriétaire. Les administrateurs configurent cette fonctionnalité dans les paramètres, après quoi un représentant Concur vérifie la configuration.

Invoice Capture s’intègre parfaitement à Concur Invoice pour accélérer le traitement, réduire les délais, améliorer la précision et libérer les équipes CF pour des tâches à plus forte valeur ajoutée. Cela est idéal pour les environnements à volume élevé, car il gère efficacement les formats papier et électronique.

Les factures basées sur les bons de commande dans Concur Invoice sont mises en correspondance avec les bons de commande pré-approuvés pour garantir la conformité et contrôler les dépenses. Le système vérifie des détails tels que la quantité, le prix et l'entrée de marchandises.

Le système peut copier automatiquement les données de commande d'achat pertinentes (par exemple, fournisseur, postes, montants) dans la facture, ce qui réduit la saisie manuelle et signale les écarts par une mise en correspondance bidirectionnelle ou tridirectionnelle (facture à commande d'achat et éventuellement aux entrées).

Pour créer ou affecter une facture basée sur un bon de commande, saisissez ou sélectionnez le numéro de bon de commande lors de la création de la facture. Activez la mise en correspondance au niveau ligne si plusieurs bons de commande sont impliqués en ajoutant le champ Numéro du bon de commande dans les paramètres du formulaire et en utilisant Actions > Activer le bon de commande au niveau ligne.

Le workflow achemine ces factures au propriétaire de la facture pour vérification, l’affectation automatique au propriétaire de la demande d’achat étant possible. Cette fonctionnalité s'intègre aux systèmes ERP externes pour l'importation de données de bons de commande, ce qui permet d'identifier les différences et de garantir un traitement précis des factures.

Comme indiqué précédemment, les factures dans Concur peuvent être créées de plusieurs façons :

• Manuellement : vous commencez à zéro dans le module Facture, en saisissant vous-même tous les détails.
• Par utilisateurs CF : les membres de l'équipe Comptabilité fournisseurs créent la facture, souvent en fonction des documents fournisseur reçus, et vous la transmettent pour vérification.
• Via Capture des factures : les factures sont numérisées ou envoyées par e-mail à une adresse dédiée, où la technologie OCR renseigne automatiquement les données d’en-tête et de poste. Cela est suivi d'une validation humaine pour plus de précision avant qu'elle ne vous soit acheminée.

Le processus de soumission varie légèrement en fonction de la méthode, car les factures créées manuellement nécessitent une saisie complète des données, tandis que d'autres se concentrent sur la vérification.

Lors de la création manuelle de factures, vous êtes responsable de la saisie de toutes les informations nécessaires. Cette méthode nécessite une attention méticuleuse aux détails pour garantir l'exactitude.

1. Accédez à la section Mes factures et cliquez sur le nom de la facture. Si la facture n'a pas été créée, reportez-vous à la section intitulée "Factures créées manuellement" de ce sujet.
2. Saisir les détails de la facture : renseignez tous les champs obligatoires, marqués d’une barre rouge ou d’un astérisque. Les zones clés sont les suivantes :
   • Nom de la facture (pour référence interne)
   • Numéro de facture
   • Date de la facture
   • Montant total de la facture
   • Devise
   • Numéro de commande d'achat (le cas échéant)
   • Tout champ supplémentaire tel que Expédition ou Taxe, en fonction de la configuration de votre société. Renseignez les champs facultatifs selon vos besoins, puis cliquez sur Enregistrer.
   
3. Ventiler les postes : sur la page Montant restant à ventiler, sélectionnez les types de frais pour chaque ligne et renseignez les détails tels que la quantité, le prix unitaire et la description pour chaque article. Ajoutez d'autres postes si nécessaire et sauvegardez.
4. Répartir les coûts : sélectionnez Répartir pour répartir les coûts entre les services ou les centres de coûts. Choisissez de répartir par pourcentage ou montant, d'ajouter des répartitions et de sauvegarder.
5.  Vérifier et soumettre : vérifiez l'exactitude de toutes les informations. Sur la page Facture, sélectionnez Soumettre une facture. Vous pouvez également, sur la page Mes factures, sélectionner la facture et cliquer sur Soumettre.

Une fois soumise, la facture entre dans le workflow d'approbation. Assurez-vous toujours que les zones obligatoires sont renseignées pour éviter les erreurs lors de l'envoi. Si votre société utilise des champs personnalisés, vérifiez-les également.

Pour les factures créées par des utilisateurs CF ou via Invoice Capture, la plupart des données sont pré-renseignées. Votre rôle principal est de vérifier l'exactitude des informations et d'apporter les ajustements nécessaires avant la soumission.

1. Localisez la facture : les factures créées de cette manière apparaîtront dans votre liste Mes factures en tant qu’ébauches ou en attente de vérification et sélectionneront le nom de la facture pour l’ouvrir.
2. Vérifier les détails pré-remplis : ouvrez la facture et vérifiez l'exactitude de tous les champs par rapport au document d'origine :
   • Informations sur le fournisseur
   • Numéro de facture, date et montant
   • Articles de ligne (quantités, descriptions, prix)
   • Toutes les données extraites automatiquement de Invoice Capture. Corriger manuellement les écarts
3.  Détailler ou Ajuster si nécessaire : si les postes ne sont pas entièrement détaillés, ajoutez-les ou modifiez-les comme dans le processus manuel.
4. Répartir les coûts : si ce n'est pas déjà fait, cliquez sur Distribuer et affectez aux services ou codes appropriés par pourcentage ou montant.
5. Joindre ou vérifier les documents : assurez-vous que l’image de la facture est jointe (souvent chargée automatiquement via Capture). Ajoutez les justificatifs manquants.
6. Soumettre la facture : une fois vérifiée, sélectionnez Soumettre sur la page Facture ou à partir de Mes factures. Elle est acheminée pour approbation.

• Créer des factures manuellement : sélectionnez le fournisseur, saisissez les détails requis, ventilez, joignez des documents, répartissez les coûts et soumettez-les pour approbation.
• Affecter et acheminer les factures : les utilisateurs de la comptabilité fournisseurs vérifient, modifient et affectent les factures aux propriétaires, réduisant ainsi les retards.
• Automatisez la saisie avec Invoice Capture : extrayez et validez les données, affectez les factures, accélérez le traitement et réduisez le travail manuel.
• Traiter les factures basées sur un bon de commande : copier les données du bon de commande, faire correspondre les détails, signaler les écarts et garantir la conformité.
• Soumettre correctement : vérifiez les champs obligatoires, les articles de ligne, les distributions et les pièces jointes avant la soumission pour toutes les méthodes.