Vorbereiten eines Arbeitsbereichs

Dokumente verstehen

Objective

After completing this lesson, you will be able to legen Sie ein Dokument an, und laden Sie es hoch.

Arbeitsbereichsdokumente

Aus den Projektvorlagen übernommene Dokumente werden automatisch auf der Registerkarte Dokumente des Projekts angezeigt.

  • Dokumente können in Ordnern organisiert werden.
    • Ordner können hinzugefügt, verschoben und gelöscht werden (wenn sie nicht mit Aufgaben verknüpft sind).
  • Dokumente können mit Aufgaben verknüpft werden
  • Dokumente können jede Art von Datei sein (Microsoft Office, Grafiken, PDF usw.)
  • Zu den allgemeinen Dokumenten in einem Vertragsarbeitsbereich gehören:
    • Zusammengesetzte Dokumente (Hauptvertrag/Addenda)
    • Interne Dokumentvorlagen
    • Dokument mit Vertragspositionen
    • Referenzbelege
  • Dokumente können bis zu 100 MB groß sein
  • Dokumente verfügen über ein eigenes Aktionsmenü, mit dem Sie Folgendes tun können:
    • Öffnen/Bearbeiten/Veröffentlichen/Details anzeigen (Version und Status)
    • Verknüpfung kopieren/verschieben/ersetzen/erstellen

Belegarten

  • Nicht zusammengesetzte Dokumente: Nicht zusammengesetzte Dokumente können jede beliebige nicht ausführbare Datei sein.
  • Zusammengesetzte Vertragsdokumente: Zusammengesetzte Vertragsdokumente werden nur mit SAP Ariba Contracts unterstützt. Bei diesen Dokumenten muss es sich um Microsoft-Word-Dokumente handeln. Ein zusammengesetztes Vertragsdokument kann mehrere Unterkomponenten oder Abschnitte und Klauseln enthalten.
  • Zusammengesetzte PDF-Dokumente: Ein zusammengesetztes PDF-Dokument wird von SAP Ariba aus einem oder mehreren Projektdokumenten erstellt. Die Möglichkeit, zusammengesetzte PDF-Dokumente zu erstellen, ist eine optionale Add-on-Funktion, die von SAP Ariba aktiviert werden muss.
  • Vertragsbedingungsdokumente: Wenn Ihre SAP-Ariba-Contracts-Lösung in SAP-Ariba-Procurement-Lösungen integriert ist, können Sie Vertragsbedingungsdokumente verwenden, um einen Vertragsarbeitsbereich mit einer Erfüllungsvertragsanforderung zu verknüpfen und Bedingungen zwischen Ihrem Vertragsarbeitsbereich und der Erfüllungsvertragsanforderung zu synchronisieren. Weitere Informationen zu Vertragsbedingungsdokumenten finden Sie im Handbuch Verwalten von Vertragsausgaben aus Vertragsarbeitsbereichen.
  • Formulare: Formulare sind benutzerdefinierte Datenerfassungsbelege, die auf bestimmte Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind. Beispiele für Formulare sind Projektressourcenblätter, Formulare zur Asset-Verfolgung und Geschäftsblätter.
  • Einsparungsformulare: Einsparungsformulare sind eine spezielle Formularart, die zum Verfolgen von Einsparungen und Ausgaben verwendet wird. Einsparungsformulare werden in SAP-Ariba-Sourcing-Projekten unterstützt. Wenn Sie zusätzlich zu SAP Ariba Sourcing eine SAP-Ariba-Contracts-Lösung haben, werden Einsparungsformulare auch in Vertragsarbeitsbereichen und Anforderungen für Bestellabwicklung unterstützt.

Erstellen von Vertragsbedingungsdokumenten

Dokument mit Vertragspositionen

Ein Vertragspositionsdokument oder Positionsdokument gibt die Bedingungen des Vertrags oder die durch den Vertrag erworbenen Waren oder Services an. Jede Position enthält Preisinformationen und Bedingungen wie Preis und Menge.

  • Integrieren Sie Daten in Erfüllungsverträge von SAP Ariba Sourcing und SAP-Ariba-Procurement-Lösungen.
  • Integrieren Sie in ein SAP-ERP-System, und senden Sie Positionen aus Positionsdokumenten an das ERP-System; das ERP-System kann dann einen SAP-Vertrag (Rahmenvertrag) erstellen.
  • Wenn Ihre Site mit der Integration von Artikelmaterialstammdaten konfiguriert ist, können Benutzer auch Artikel aus Materialstammdaten zu einem Vertragspositionsdokument hinzufügen.
  • Speichern Sie Positionen in der Bibliothek für Beschaffungsprojekte, und fügen Sie sie Positionsdokumenten hinzu.
Die Vertragspositionen werden angezeigt. Details finden Sie im Absatz.

Dokumente mit Vertragspositionen sind standardmäßig deaktiviert. Um diese Funktion zu aktivieren, bitten Sie die Ihnen zugewiesene Support-Kontaktperson, eine Serviceanforderung zu senden.

Der Inhalt eines Dokuments mit Vertragspositionen kann eine Standardkapazität oder eine große Kapazität sein. Positionsdokumente mit Standardkapazität können bis zu 2000 Positionen enthalten. Benutzer erstellen, anzeigen und ändern Positionen für Positionsdokumente mit Standardkapazität, indem sie Werte direkt auf der Benutzeroberfläche angeben. Benutzer können mithilfe von Microsoft-Excel-Dateien auch mit Standardkapazitätspositionsdokumenten arbeiten.

Positionsdokumente mit großer Kapazität können bis zu 10.000 Positionen enthalten. Benutzer müssen Positionen für Positionsdokumente mit großer Kapazität mithilfe von Microsoft-Excel-Dateien erstellen, anzeigen und ändern.

Arbeitsablauf für Dokumente mit Vertragspositionen

Methoden zum Erstellen eines Dokuments mit Vertragspositionen
  • Ein Positionsdokument wird einem Vertragsarbeitsbereich mit einer der folgenden Methoden hinzugefügt:
    • Automatisch, zum Zeitpunkt der Projekterstellung. Ein Benutzer erstellt einen Vertragsarbeitsbereich für Bestellabwicklung aus einer Projektvorlage, die ein Positionsdokument enthält. SAP Ariba erstellt ein leeres Positionsdokument.
    • Ein SAP-Ariba-Sourcing-Ereignis wird abgeschlossen, und der Ereignis-Manager erstellt einen Zuschlag, erstellt dann einen Vertragsarbeitsbereich und wählt eine Vorlage für Vertragsarbeitsbereiche für Bestellabwicklung aus, die ein Positionsdokument enthält. SAP Ariba erstellt ein Positionsdokument, das Artikel aus dem Ereignis enthält. Das Positionsdokument wird mit Artikeln aus dem Zuschlag erstellt.
    • Ein Benutzer navigiert manuell zum Bereich Dokumente und wählt Erstellen Positionsdokument.
    • Aus einem Excel-Dokument mit Preisgestaltung. Ein Benutzer klickt auf den Dokumentnamen und wählt Erstellen Positionsdokument.
    • Wenn SAP Ariba Contracts in SAP-Ariba-Procurement-Lösungen integriert ist und einem Arbeitsbereich eine Erfüllungsvertragsanforderung (oder ein Erfüllungsvertrag) zugeordnet ist, kann ein Benutzer auf das Vertragsbedingungs-Linkdokument klicken und In Positionen exportieren wählen. Das Positionsdokument wird mit Artikeln aus der Erfüllungsvertragsanforderung (oder dem Erfüllungsvertrag) erstellt.
    • Ein externes System verwendet den Webservice Dokument mit Vertragspositionen importieren, um eine Anforderung mit Positionsdaten an das SAP-Ariba-System zu senden.

  • Nachdem das Positionsdokument erstellt wurde, fügen Benutzer Artikel hinzu.

Erstellen von Dokumenten mit Vertragspositionen

Learning

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