Objectives
Die Prüfungs- und Verhandlungsphase des Vertragslebenszyklus umfasst Folgendes:
Die beiden Arten von Aufgaben, die für die Zusammenarbeit verwendet werden, sind:
Bei all diesen Aufgabenarten ordnet der Aufgabeneigentümer zu, wer die Prüfer sein wird, ordnet ein Fälligkeitsdatum zu und gibt den Prüfern eine Nachricht aus.
Wenn Sie die Bearbeitung der Vertragsdokumente abgeschlossen haben, senden Sie sie in der Regel zur Überprüfung an Ihre Kollegen. Die Prüfungsaufgabe kann ein einzelnes Dokument, mehrere Dokumente in einem einzelnen Ordner oder alle Dokumente des Vertragsarbeitsbereichs enthalten.
Wenn der Vorlagenadministrator oder Vertragsautor Prüfungsaufgaben erstellt, ist Prüfer kann bearbeiten einer der zu setzenden Parameter. Der Wert hierfür kann Ja oder Nein sein. In beiden Fällen können Prüfer dem Projekteigentümer Feedback zum Dokument geben. Sie können auch Änderungen innerhalb des Dokuments vornehmen und dem Projekteigentümer die geänderte Version des Dokuments zur Verfügung stellen. Der Unterschied besteht darin, wie der Vertragsarbeitsbereich mit den geänderten Dokumenten aktualisiert wird.
Angenommen, die Prüfer wurden gebeten, den Hauptvertrag zu prüfen, die Prüfer können Änderungen vornehmen und die geänderten Versionen dem Projekteigentümer zur Verfügung stellen, um die Auswirkungen des Felds Prüfer kann bearbeiten zu veranschaulichen.
Wenn Prüfer kann bearbeiten auf Nein gesetzt ist und ein Prüfer die Prüfungsaufgabe anzeigt, kann er den Hauptvertrag öffnen, Änderungen vornehmen und die geänderte Datei auf seinem Desktop speichern. Anschließend klickt er auf Überprüfung abschließen, und im nachfolgenden Fenster kann er dem Projekteigentümer eine Nachricht zusammen mit der Option zum Hochladen seines geänderten Dokuments bereitstellen.
Er kann dieses Dokument hochladen, indem er Durchsuchen wählt und zu dem Ort navigiert, an dem er seine geänderte Version des Dokuments gesichert hat. Nachdem der Prüfer die Überprüfung eingereicht hat, wird der Projekteigentümer benachrichtigt und kann das geänderte Dokument anzeigen. Außerdem kann er auf den Link Änderung überprüfen klicken, um die Unterschiede zwischen der Kopie des an die Prüfer gesendeten Dokuments und der von jedem Prüfer zurückgesendeten geänderten Kopie zu vergleichen. Zu diesem Zeitpunkt kann der Projekteigentümer alle, einige oder keine der vom Prüfer vorgeschlagenen Änderungen integrieren. Wenn Änderungen akzeptiert werden, kann der Projekteigentümer den Hauptvertrag im Vertragsarbeitsbereich als neue Version speichern und eine Versionskommentar zur Erläuterung der Änderung einbinden. Der wichtigste Punkt hierbei ist, dass der Hauptvertrag im Vertragsarbeitsbereich nur vom Projekteigentümer aktualisiert wird. Der Prüfer kann den Hauptvertrag nicht direkt im Vertragsarbeitsbereich aktualisieren; er kann seine geänderte Version nur dem Projekteigentümer zur Verfügung stellen.
Wenn Prüfer kann bearbeiten auf Ja gesetzt ist, wird das Dokument beim Einreichen der Aufgabe automatisch gesperrt, was durch das Symbol Sperren auf der Registerkarte Dokumente angezeigt wird. Dadurch kann jeweils nur ein Prüfer das Dokument ändern. Wenn ein anderer Benutzer versucht, es zu öffnen, wird es als schreibgeschütztes Dokument geöffnet. Der Prüfer zeigt die Prüfungsaufgabe an, öffnet den Hauptvertrag und nimmt Änderungen vor. Es wird empfohlen, die Option Änderungen verfolgen zu aktivieren, während der Prüfer Änderungen vornimmt. Dadurch kann der Projekteigentümer leicht erkennen, was geändert wurde, wenn er sie später anzeigt. Der Prüfer speichert das Dokument und schließt Microsoft Word. Das System zeigt dann das Dialogfenster Belegaktualisierung an. Wenn der Prüfer Jetzt aktualisieren wählt, kann der Prüfer das Dokument als neue Version speichern und einen Versionskommentar eingeben. Anschließend kann der Prüfer auf die Schaltfläche Überprüfung abschließen klicken und eine Nachricht für den Projekteigentümer bereitstellen. Der wichtigste Punkt hierbei ist, dass der Prüfer den Hauptvertrag direkt im Vertragsarbeitsbereich aktualisieren kann.
Der Projekteigentümer wird benachrichtigt, dass der Prüfer die Prüfung abgeschlossen hat, und kann das Dokument in Microsoft Word öffnen. Der Projekteigentümer kann dann die vom Prüfer mit Microsoft Word vorgenommenen Änderungen akzeptieren oder ablehnen.
Wenn Sie fertig sind, speichert der Projekteigentümer alle Änderungen und schließt das Microsoft-Word-Fenster. Das System zeigt dann das Feld Belegaktualisierung an. Wenn der Projekteigentümer Jetzt aktualisieren wählt, zeigt das System das Bild Änderungen überprüfen mit allen geänderten Klauseln an und fordert ihn auf, das Dokument als neue Version zu speichern und einen Versionskommentar einzugeben. In diesem Beispiel sehen wir, dass sowohl der Prüfer als auch der Projekteigentümer die Möglichkeit haben, den Hauptvertrag im Vertragsarbeitsbereich zu aktualisieren. Der letzte Schritt besteht darin, dass der Projekteigentümer die Aufgabe als abgeschlossen markiert. Diese Aktion entsperrt das Dokument.
Nachdem Sie ein Dokument zur Prüfung/Genehmigung/Verhandlung eingereicht haben, können Sie den Status verfolgen, indem Sie die Aufgabendetails anzeigen. Dieses Bild bietet einfachen Zugriff auf alle Kommentare, Anlagen und Überarbeitungen der Prüfer sowie eine Übersicht darüber, wer das Dokument geprüft hat und welche Überprüfungen noch ausstehen.
Eine Verhandlungsaufgabe unterstützt mehrere Hin- und Rückschritte zwischen zwei Parteien, um eine Einigung über den Inhalt oder den Wortlaut eines bestimmten Dokuments oder einer Gruppe von Dokumenten zu erzielen.
Der Prozessablauf hängt davon ab, ob der Lieferant oder Kunde:
ODER
Das Gewähren des Zugriffs auf Ihre Lieferanten oder Kunden, um sich direkt an Ihrer SAP-Ariba-Contracts-Site und den entsprechenden Vertragsarbeitsbereichen anzumelden, ist optional. Sie kann die Zusammenarbeit verbessern und die Effizienz während der Verhandlungen verbessern. Einige Organisationen bevorzugen es, nur internen Benutzern direkten Zugriff auf Vertragsarbeitsbereiche zu gewähren.
Verhandlungen werden häufig von Beschaffungsexperten verwendet, um mit Lieferanten zu verhandeln, und von Vertriebsmitarbeitern, um mit Kunden zu verhandeln.
In SAP Ariba Contracts haben Sie die Möglichkeit, externe Beteiligte in Ihrem System zu registrieren. Sie erhalten einen Benutzernamen und ein Kennwort und können sich am System anmelden. Externe Benutzer können nur Vertragsarbeitsbereiche anzeigen, in denen sie Team-Mitglieder sind. Sie können keine anderen Projekte oder Vertragsarbeitsbereiche im System sehen. Darüber hinaus ist ihre Sicht auf den Inhalt innerhalb der Vertragsarbeitsbereiche, die sie sehen können, eingeschränkt. Externe Benutzer sehen beispielsweise das Nachrichten-Center oder die Liste der Projektaufgaben und -phasen nicht. Sie können nur die Aufgaben sehen, in denen ihnen eine Rolle zugeordnet wurde, z.B. Prüfer, Genehmiger oder Unterzeichner.
Das Gewähren des Zugriffs auf Ihre Lieferanten oder Kunden, um sich direkt an Ihrer SAP-Ariba-Contracts-Site und den entsprechenden Vertragsarbeitsbereichen anzumelden, ist optional. Obwohl es die Zusammenarbeit verbessern und die Effizienz während der Verhandlungen verbessern kann, bevorzugen einige Organisationen, nur internen Benutzern direkten Zugriff auf Vertragsarbeitsbereiche zu gewähren. Wenn dies in Ihrer Organisation der Fall ist, können Sie Ihre Lieferanten oder Kunden als E-Mail-Prüfer in Ihrer Verhandlungsaufgabe zu Ihrem Vertragsarbeitsbereich hinzufügen, anstatt sie als Team-Mitglieder hinzuzufügen.
In beiden Fällen werden Verhandlungen zwischen Ihnen und externen Parteien in SAP Ariba Contracts verwaltet und erfasst. Der Prozessablauf für die Verhandlungen unterscheidet sich in jedem Szenario geringfügig.
Wenn Ihr Lieferant oder Kunde Mitglied des Teams für Vertragsarbeitsbereiche ist, kann er den Bereich Dokumente des Vertragsarbeitsbereichs anzeigen. Bei Bedarf können bestimmte Dokumente und/oder Ordner vor ihnen ausgeblendet werden, indem Sie die Zugriffssteuerung für diese Dokumente oder Ordner direkt festlegen. Im Gegensatz zu internen Benutzern können externe Benutzer nur die aktuelle Version der Dokumente im Vertragsarbeitsbereich sehen. Wenn beispielsweise aufgrund mehrerer Aktualisierungen mehrere Versionen des Hauptvertrags im Vertragsarbeitsbereich vorhanden sind, sehen externe Benutzer, die Zugriff auf den Hauptvertrag haben, nur die aktuelle Version.
Sobald die Dokumente von Ihrem externen Beteiligten angezeigt werden können, können Sie die Verhandlungsaufgabe initiieren. Klicken Sie auf die Verhandlungsaufgabe, und wählen Sie Aufgabendetails anzeigen. Fügen Sie Ihre externen Prüfer hinzu, indem Sie auf den Pfeil nach unten klicken und in der Liste der registrierten Benutzer nach Ihrem Lieferanten suchen. Geben Sie das Fälligkeitsdatum an, und geben Sie eine Meldung an. Die Prüfer (Verhandlungsführer) werden aufgefordert, die mit der Aufgabe verknüpften Dokumente zu überprüfen. Dabei kann es sich entweder um ein einzelnes Dokument oder um einen Ordner mit mehreren Dokumenten handeln. Sie haben die Möglichkeit, zusätzliche Dokumente einzuschließen, indem Sie auf Zusätzliche Anlagen... klicken. Und navigieren Sie zum Speicherort dieser Dokumente. Wenn Sie auf Einreichen klicken, sendet das System eine Benachrichtigung und eine E-Mail an Ihre Prüfer, um sie darüber zu informieren, dass ihnen eine Aktion in Ihrem Vertragsarbeitsbereich zugeordnet wurde. Die E-Mail enthält auch einen Link zur Anmeldeseite Ihrer SAP-Ariba-Contracts-Site.
Wenn sich die Prüfer an der Site anmelden, können sie die Verhandlungsaufgabe, die von Ihnen angegebene Nachricht und die zugehörigen Dokumente anzeigen. Sie haben dann die Möglichkeit, auf Vorschlag akzeptieren zu klicken, um das Dokument oder den Ordner der Dokumente unverändert zu akzeptieren, oder auf Gegenvorschlag erstellen zu klicken und Anmerkungen und deren Version der Vertragsdokumente einzureichen.
Externe Prüfer sind Personen, die nicht in der Lage sind, sich an Ihrer Site anzumelden. Anstatt sie als Team-Mitglieder zu Ihrem Vertragsarbeitsbereich hinzuzufügen, fügen Sie sie als E-Mail-Prüfer zu Ihrer Verhandlungsaufgabe hinzu. Ein E-Mail-Prüfer hat dieselbe Rolle wie ein Prüfer mit Systemzugriff, aber die Kommunikation wird per E-Mail verwaltet. E-Mail-Prüfer erhalten eine E-Mail, und die zugehörigen Dokumente werden als E-Mail-Anhang hinzugefügt.
Bevor Sie Ihren E-Mail-Prüfern die Dokumente zur Verfügung stellen, können Sie rote Zeilen mithilfe der zuvor beschriebenen Methode entfernen. Wenn Sie die Verhandlungsaufgabe einreichen, sendet das System die aktuelle Version der Dokumente per E-Mail an die E-Mail-Prüfer. Wenn die Verhandlungsaufgabe nur mit dem Hauptvertrag (und nicht wie in unserem Beispiel mit einem Ordner) verknüpft ist, steht Ihnen eine weitere Option zur Verfügung, um Ihren E-Mail-Prüfern eine bereinigte Kopie des Hauptvertrags bereitzustellen. Die saubere Kopie wird automatisch generiert, ohne manuellen Aufwand von Ihrer Seite.
Klicken Sie auf Neuer E-Mail-Prüfer, um Ihrer Site einen neuen E-Mail-Prüfer hinzuzufügen. Der Aufgabeneigentümer gibt ein Fälligkeitsdatum und eine erste Nachricht an. In der ersten Nachricht werden die Prüfer darüber informiert, was zu tun ist. In einer Verhandlungsaufgabe ist die erste Nachricht erforderlich. In einer Prüfungsaufgabe ist die initiale Nachricht optional. Wenn Sie einen E-Mail-Prüfer ausgewählt haben und auf Einreichen klicken, sendet das System eine E-Mail mit dem Dokument (oder Ordner) als Anlage an den E-Mail-Prüfer. Das System sendet die E-Mail, aber die Absenderadresse ist die E-Mail-Adresse des Aufgabeneigentümers. Dadurch wird es wahrscheinlicher geöffnet und gelesen, als wenn die E-Mail von einer generischen System-E-Mail-Adresse stammt.
Der Prüfer antwortet, indem er auf die E-Mail mit Kommentaren antwortet und optional neue Versionen der Dokumente anhängt, die alle vorgeschlagenen Änderungen widerspiegeln.
Der Aufgabeneigentümer überträgt dieses E-Mail-Feedback im Namen des E-Mail-Prüfers in den Arbeitsbereich. Wenn der E-Mail-Prüfer eine überarbeitete Version des Dokuments hinzugefügt hat, kann der Aufgabeneigentümer das Dokument mit dem aktuellen Dokument zusammenführen, das Dokument ersetzen oder die Änderungen zurückweisen und nichts tun. Wenn Sie den Gegenvorschlag des E-Mail-Prüfers an das System anhängen, sendet das System automatisch eine E-Mail mit der Nachricht und allen Dokumenten, die Sie in seinem Namen hochgeladen haben, an den Prüfer. Dies bietet einen guten Audit-Trail, sodass der E-Mail-Prüfer sicher sein kann, dass Sie seinen Gegenvorschlag korrekt in das System eingeben. E-Mail-Anhänge werden nicht verschlüsselt. Wenn Ihre Organisation nicht zulässt, dass unverschlüsselte Vertragsdokumente per E-Mail gesendet werden, sollte der Prüfer dem System als Benutzer hinzugefügt werden.