Comprendre les rapports

Rapports pré-intégrés SAP Ariba

• Rapports prêts à l'emploi organisés en dossiers par catégorie
• Les filtres peuvent exclure des données, notamment les utilisateurs, les régions, les plages de dates, etc.
• Inclut des rapports spécifiques pour les contrats
• Les rapports peuvent être enregistrés, exportés vers Excel et épinglés dans un tableau de bord.
• Il est possible de planifier l'exécution répétée des rapports et de les envoyer aux utilisateurs non Ariba par e-mail.

Pour afficher les rapports pré-intégrés, cliquez sur Gérer→Rapports pré-intégrés dans le tableau de bord. Les rapports pré-intégrés sont regroupés en catégories, notamment :

• Analyse de l'espace de travail Contrat
• Analyse de l'espace de travail Contrat de vente
• Analyse de projet (tous les types de projets)
• Fournisseur et client
• Analyse du projet du processus d'appel d'offres

Analyse de l'espace de travail Contrat (interne)

• Espaces de travail Contrat interne actifs par propriétaire
• Durée moyenne de l'espace de travail Contrat interne par date de début

Analyse de l'espace de travail Contrat d'approvisionnement

• Espaces de travail Contrats en retard par propriétaire et date d'échéance
• Espaces de travail Contrat actifs expirant dans les 3 prochains mois

Analyse de l'espace de travail Contrat de vente

• Espaces de travail Contrat de vente actifs par date effective
• Demande de contrat de vente avec dates de clôture estimées dans les 3 prochains mois

Analyse des tâches de contrat

• Tâches en retard par propriétaire du projet
• Durée moyenne de la tâche par type et par date d'échéance de la tâche

Pour afficher les rapports réels dans un dossier, cliquez sur le nom du rapport et sélectionnez Ouvrir. Les informations ci-dessus répertorient les rapports du dossier Analyse de l'espace de travail Contrat.

Pour lire la description d'un rapport, passez la souris sur le titre du rapport. Lorsque vous cliquez sur le lien d'un rapport, un menu contextuel Action s'affiche avec les options suivantes :

• Structure de lignes et de colonnes de type feuille de calcul affichant les objets de dépenses, les mesures et les dimensions
• Prend en charge différentes façons d'afficher les données :
  • Effectuer une analyse descendante jusqu'au niveau suivant
  • Développer la vue
  • Masquer certaines données pour révéler d'autres données
• Base pour différents types de graphes

Après avoir affiné les données, cliquez sur Afficher le rapport. Le système affichera alors les résultats de votre rapport sur 3 onglets : Tableau croisé dynamique, Graphique et Tableau de bord.

La vue par défaut est Tableau croisé dynamique. Lorsque vous créez un rapport analytique, vous organisez les objets de dépenses, les mesures et les dimensions dans un tableau croisé dynamique. Les tableaux croisés dynamiques vous permettent d'agir sur les données pour les afficher de différentes manières.

Le tableau croisé dynamique est la base des graphiques sous forme de diagrammes qui sont souvent le produit final souhaité du reporting analytique. Le tableau croisé dynamique récapitule le nombre d'espaces de travail Contrat en retard par propriétaire.

Les étiquettes et les en-têtes de colonne d'un tableau croisé dynamique sont les commandes de base permettant de modifier votre vue des données. Il s'agit de menus contextuels que vous pouvez utiliser pour déplacer une zone ou pour examiner les données à l'aide d'une opération de base.

Les diagrammes sont les représentations graphiques des données contenues dans le rapport analytique.

SAP Ariba Contracts propose différents formats de graphique :

• Diagramme à secteurs
• Anneau
• Barres
• Colonne
• Ligne
• Domaine
• Combinaison

Le graphique est souvent le moyen préféré de présenter les données car il est plus facile à regarder et à comprendre qu'une feuille de calcul ou des données tabulaires.

Pour afficher les options de création de diagramme disponibles pour chaque type de diagramme, reportez-vous à l' aide dans le système. En plus de fournir un meilleur moyen d'afficher les données, les vues graphiques offrent également les mêmes contrôles que ceux disponibles dans la vue de tableau croisé dynamique. N'oubliez pas que les modifications que vous apportez à l'affichage des données sur l'une des trois vues seront appliquées à toutes les vues. Des graphiques plus sophistiqués peuvent être effectués en exportant des données vers Microsoft Excel et en créant et modifiant des graphiques directement dans Excel.

Vous pouvez ajouter des rapports à n'importe quel onglet du tableau de bord de votre solution SAP Ariba sous forme de graphiques ou de tableaux récapitulatifs afin de suivre le statut des processus commerciaux et d'identifier rapidement les modifications apportées aux données.

Ajoutez le rapport actuel à votre tableau de bord :

1. Dans le tableau croisé dynamique du rapport, cliquez sur l'onglet Tableau de bord.
2. Cliquez sur le bouton Ajouter au tableau de bord dans la zone Graphique actuel ou Tableau croisé dynamique pour ajouter le rapport à votre tableau de bord sous forme de graphique ou de tableau.

Le rapport s'affiche par défaut dans l'onglet Accueil du tableau de bord de votre solution SAP Ariba. Vous pouvez le faire glisser vers d'autres emplacements de l'onglet Accueil ou vers d'autres onglets.

Espace de travail personnel

• Lorsque vous stockez un rapport dans votre espace de travail personnel, vous seul avez accès à ce rapport.
• Les autres utilisateurs n'ont pas accès à votre espace de travail personnel.

Rapports publics

• Lorsque vous stockez un rapport dans le dossier Rapports publics, le rapport est disponible pour les autres utilisateurs de rapports.
• Pour enregistrer des rapports dans ce dossier, vous devez être autorisé à publier des rapports.

Autres projets

• Les rapports peuvent être stockés dans des projets tels que des espaces de travail Contrat et des projets de gestion des connaissances.
• Les projets de gestion des connaissances vous permettent de partager des rapports avec un ensemble limité d'utilisateurs en définissant le contrôle d'accès sur le projet.

Tous les dossiers du dossier Rapports publics sont visibles par les autres utilisateurs. Par défaut, aucun contrôle d'accès n'est défini sur les rapports individuels, ce qui les rend visibles pour tous les utilisateurs. Cependant, il existe des moyens de restreindre l'accès.

Lorsque vous stockez un rapport dans un projet, seuls ceux qui ont accès au dossier dans le projet où le rapport est stocké peuvent le voir. Le propriétaire du projet contrôle l'accès au projet et aux dossiers de projet.

Pour enregistrer un rapport, cliquez sur le bouton Enregistrer dans la vue du tableau croisé dynamique. La page Enregistrer la note de frais s'affiche. Saisissez un nom unique pour le rapport et enregistrez-le dans votre espace de travail personnel.

Vous pouvez également enregistrer des rapports dans le dossier Rapport public. Le dossier Rapports publics offre un moyen pratique de partager des rapports avec d'autres utilisateurs. Les utilisateurs disposant des autorisations système appropriées peuvent sauvegarder les rapports dans des dossiers publics, où d'autres utilisateurs peuvent les voir et les copier. Les utilisateurs peuvent également placer des rapports dans des dossiers publics, mais en restreindre l'accès.

Il existe deux façons d'enregistrer un rapport dans le dossier Rapports publics :

1. Exécutez le rapport et enregistrez-le directement dans le dossier Rapports publics.
   • Exécutez le rapport comme vous le feriez normalement. Apportez les modifications souhaitées, telles que l'affinement des données ou l'analyse par tranches et découpage dans les résultats.
   • Dans l'onglet Tableau croisé dynamique du rapport, cliquez sur Enregistrer….
   • Dans l'écran suivant, cliquez sur Enregistrer sous… pour enregistrer le rapport à un nouvel emplacement.
   • Indiquez un nom de rapport et définissez Projet actuel sur Rapports publics.
   • Vous pouvez également sélectionner un sous-dossier. Si vous ne sélectionnez pas de sous-dossier, le rapport se trouve au niveau supérieur du dossier Rapports publics.

   • Cliquez sur Sauvegarder.

2. Faites une copie de votre rapport dans votre dossier Espace de travail personnel.
   • Cliquez sur le nom de votre rapport dans votre espace de travail personnel et sélectionnez Copier, comme indiqué ci-dessus.
   • Indiquez un nom de rapport et définissez Projet actuel sur Rapports publics.
   • Vous pouvez également sélectionner un sous-dossier. Si vous ne sélectionnez pas de sous-dossier, le rapport se trouve au niveau supérieur du dossier Rapports publics.
   • Cliquez sur OK.

Le rapport est immédiatement disponible pour les autres utilisateurs. Ils peuvent l'afficher et l'exécuter. Ils peuvent enregistrer votre rapport dans leur propre espace de travail personnel ou dans un projet. Ils ne peuvent pas modifier votre rapport, mais ils peuvent en faire une copie et modifier la copie.