Les phases sont un moyen d'organiser les tâches. En règle générale, les phases modélisent le processus de gestion d'une organisation.
Les tâches sont des actions qui peuvent être affectées aux membres de l'équipe pour déplacer le contrat tout au long de son cycle de vie.
- Quelque chose qui doit être fait
- Par une personne spécifique
- D'ici un certain temps
- Peut faire partie de phases
- Peut être facultatif ou obligatoire
- Peut avoir un prédécesseur
- La tâche/phase ne peut pas être lancée tant que toutes les tâches précédentes ne sont pas terminées.
Phases
Vous pouvez placer des tâches dans des phases pour vous aider à les organiser. Vous pouvez rapidement afficher le statut de chaque phase dans la zone de contenu Processus dans la vue complète d'un projet. Les phases vous permettent de :
- Organisez les tâches en phases correspondant à votre modèle de gestion.
- Indiquez les dates d'échéance de la tâche par rapport au début de la phase parent pour une tâche au lieu d'une date fixe. Cela vous permet d'établir des dates de début de tâche lorsque vous créez un projet ou un modèle de projet.
- Appliquer l'ordre du workflow. Vous pouvez spécifier des phases antérieures pour que les utilisateurs ne puissent pas démarrer de tâches dans une phase tant que la phase ou la tâche antérieure n'est pas terminée.
Lorsque toutes les tâches obligatoires d'une phase sont terminées, SAP Ariba Contracts marque automatiquement cette phase comme terminée par défaut.
Qu'est-ce qu'une tâche ?
Une tâche est une action affectée à un utilisateur à terminer, par exemple remplir un formulaire ou vérifier ou approuver un document. Les projets peuvent être créés avec un ensemble de tâches par défaut qui sont définies dans le modèle de projet. Lorsqu'une tâche est affectée à un utilisateur, le système :
- Ajoute la tâche à la page Mes tâches de l'utilisateur.
- Ajoute la tâche au calendrier de l'utilisateur. Le statut de la tâche peut indiquer une action requise par l'utilisateur.
- Envoie une notification par e-mail à l’utilisateur.
- Si une date d'échéance ou de fin est spécifiée pour une tâche, Ariba Spend Management ajoute également la tâche dans le portlet Tâches à effectuer de l'utilisateur.
Par défaut, Ariba Spend Management envoie également une notification par e-mail à l'utilisateur qui a créé ou soumis la tâche.
Types de tâches
| (Document) À faire | Action (sur un document) effectuée par le propriétaire de la tâche, par exemple : configurer une réunion. |
| Vérifier | Tâches qui acheminent un document vers d'autres utilisateurs pour qu'ils le vérifient et l'annotent. Le propriétaire de la tâche crée une liste de réviseurs. Les réviseurs peuvent ensuite ajouter au workflow, soumettre des commentaires et des pièces jointes. |
| Approbation | Les approbateurs ont le pouvoir d'approuver ou de refuser un document avec des commentaires. Ces tâches sont utilisées pour s'assurer que les utilisateurs ont signé des documents contractuels critiques avant leur publication. |
| Négociation | Tâches qui capturent les négociations entre deux parties ou plus. Le propriétaire de la tâche crée une liste de négociateurs. Les négociateurs peuvent ajouter des éléments au workflow, soumettre des modifications et des commentaires, ainsi que des pièces jointes. |
| Signature | Disponible uniquement avec un fournisseur tiers intégré à SAP Ariba Contracts pour obtenir la signature électronique sur les documents contractuels plutôt que sur papier. |
| Notification | Tâches qui envoient des e-mails de rappel aux destinataires. Il est utilisé principalement après la publication du contrat pour rappeler aux utilisateurs de prendre des mesures, telles que vérifier l'activité du contrat ou la détermination du prix du marché. Ces rappels peuvent être configurés pour être envoyés une fois ou à plusieurs reprises sur une base planifiée. |
Détails de la tâche
Les détails de la tâche incluent les éléments suivants :
- Nom de la tâche
- Propriétaire de la tâche
- Description de la tâche
- Statut de la tâche
- Date de début de la tâche
- Date d'échéance de la tâche
- Tâches antérieures
- Historique des tâches
- Jalon
- Obligatoire/Facultatif
- Profil de notification
- Documents associés
- Déroulement de l'approbation et de la vérification
Une fois qu'un propriétaire de tâche est informé par le système qu'il doit terminer une tâche, il clique sur le lien de la tâche pour accéder au menu Action. L'écran de détail de la tâche affiche le nom et la description de la tâche. Il inclut également des liens vers le document ou le dossier associé, le cas échéant, qui permet au propriétaire de la tâche de télécharger sur le serveur et de télécharger le(s) document(s).
Si la tâche est une tâche de vérification, d'approbation ou de négociation héritée de SAP Ariba Contracts, l'écran Afficher les détails peut également afficher des champs pour les réviseurs, la date d'échéance et les commentaires. La section inférieure de l'écran des détails de la tâche affiche deux onglets : L'onglet Propriétés affiche des informations sur la tâche, telles que le statut actuel de la tâche et le propriétaire de la tâche. L'onglet Historique des tâches affiche les commentaires que le propriétaire de la tâche a faits lors de l'exécution de cette tâche.
S'il s'agit d'une tâche d'approbation, d'une tâche de vérification ou d'une tâche de négociation, il existe un troisième onglet intitulé respectivement "Procédure d'approbation", "Procédure de vérification" ou "Procédure de négociation", qui affiche le ou les utilisateurs qui doivent approuver/vérifier/négocier le(s) document(s).
Tâches obligatoires/facultatives
Les tâches peuvent être définies selon les besoins pour exercer un contrôle sur les utilisateurs du modèle et garantir la conformité aux procédures standard de l'organisation pour la création de contrats. Les tâches obligatoires sont signalées par un astérisque (*). Certaines tâches peuvent être définies comme facultatives et mises à la disposition des utilisateurs pour qu'ils les implémentent à leur propre discrétion. Vous pouvez également savoir si une tâche est obligatoire ou facultative en passant la souris sur la tâche et en affichant le texte survolé.
Remarque
Les tâches de signature sont toujours obligatoires.
Les tâches facultatives peuvent être annulées. L'annulation d'une tâche ne la supprime pas du projet. Les tâches annulées sont marquées d'un "x" rouge dans la vue du projet et peuvent être réactivées par le propriétaire du projet à l'aide des options de filtrage de l'onglet Tâches pour afficher les tâches annulées, en sélectionnant la tâche souhaitée et en sélectionnant Réactiver.
Statuts des tâches
Pour les tâches à effectuer et les tâches à effectuer sur un document, le propriétaire de la tâche clique sur Marquer comme commencé(e) sur la page Afficher les détails pour informer les autres utilisateurs que le travail sur cette tâche a commencé. Le statut de la tâche passe alors à En cours. Le nouveau statut de la tâche est affiché dans l'onglet Tâche. Le marquage de la tâche comme commencée est facultatif, mais il est recommandé car cela permet aux autres utilisateurs qui peuvent afficher le projet de voir par eux-mêmes que le travail sur la tâche a commencé.
Il est également recommandé de marquer la tâche comme commencée car c'est la seule façon dont Ariba Analysis peut fournir un rapport indiquant la durée réelle des tâches et des phases. Ces informations peuvent alerter votre organisation des goulots d'étranglement dans le processus.
Dans d'autres types de tâches, vous soumettez la tâche plutôt que de la marquer comme commencée. Le statut de la tâche change comme indiqué ci-dessus. Lorsque le travail est terminé pour des tâches à effectuer, des tâches à effectuer sur un document, des tâches de vérification ou des tâches de négociation, le propriétaire de la tâche marque la tâche comme terminée en cliquant sur le lien de la tâche et en sélectionnant Marquer comme terminé(e) dans le menu ou en affichant la page Détails de la tâche et en cliquant sur le bouton Marquer comme terminé(e). Une fois cette opération effectuée, l'onglet Tâches affiche le statut Terminé(e). L'exception est la tâche de vérification, dont le statut passera à Vérifié. Tous ceux qui peuvent afficher le projet peuvent voir par eux-mêmes que la tâche a été effectuée.
Toutes les tâches obligatoires d'une phase doivent être marquées comme terminées pour que la phase puisse être marquée comme terminée. Le statut des tâches d'approbation passe automatiquement à Approuvé une fois que tous les réviseurs ont approuvé la tâche. Chaque utilisateur peut contrôler les tâches affichées dans l'onglet Tâches à l'aide des menus de filtre. Par exemple, vous pouvez afficher uniquement les tâches ayant le statut Non lancé. En outre, vous pouvez contrôler les colonnes à afficher à l'aide du menu des options de table. Cliquez sur l'icône et sélectionnez les colonnes que vous souhaitez afficher.
