Objectives
La phase de révision et de négociation du cycle de vie du contrat comprend :
Les deux types de tâches utilisés pour la collaboration sont les suivants :
Dans tous ces types de tâches, le propriétaire de la tâche affecte qui sera les réviseurs, affecte une date d'échéance et envoie un message aux réviseurs.
Une fois que vous avez terminé de travailler sur les documents contractuels, vous les envoyez généralement à vos collègues pour vérification. La tâche de vérification peut contenir un seul document, plusieurs documents dans un même dossier ou tous les documents de l'espace de travail Contrat.
Lorsque l'administrateur de modèles ou l'auteur du contrat crée des tâches de révision, l'un des paramètres à définir est Le réviseur peut modifier. La valeur peut être Oui ou Non. Dans les deux cas, les réviseurs peuvent fournir un feedback concernant le document au propriétaire du projet. Ils peuvent également apporter des modifications au document et fournir la version modifiée du document au propriétaire du projet. La différence réside dans la manière dont l'espace de travail Contrat est mis à jour avec les documents modifiés.
À titre d'exemple pour illustrer l'effet du champ Le réviseur peut modifier, supposons que les réviseurs aient été invités à vérifier l'accord principal, que les réviseurs apportent des modifications et fournissent les versions modifiées au propriétaire du projet.
Si l'option Le réviseur peut modifier est définie sur Non, lorsqu'un réviseur affiche la tâche de vérification, il peut ouvrir l'accord principal, apporter des modifications et enregistrer le fichier modifié sur son bureau. Il clique ensuite sur Terminer la vérification et l'écran suivant lui permet d'envoyer un message au propriétaire du projet avec la possibilité de télécharger son document modifié sur le serveur.
Il peut télécharger ce document sur le serveur en cliquant sur Parcourir et accéder à l'emplacement où il a enregistré sa version modifiée du document. Une fois que le réviseur a soumis la vérification, le propriétaire du projet en est informé et peut afficher le document modifié. En outre, il peut cliquer sur le lien Vérifier les modifications pour comparer les différences entre la copie du document envoyée aux réviseurs et la copie modifiée renvoyée par chaque réviseur. À ce stade, le propriétaire du projet peut choisir d'incorporer toutes les modifications proposées par le réviseur, certaines ou aucune d'entre elles. Si des modifications sont acceptées, le propriétaire du projet peut alors enregistrer l'accord principal dans l'espace de travail Contrat en tant que nouvelle version et intégrer un commentaire de version expliquant la modification. Le point clé est que l'accord principal dans l'espace de travail Contrat est mis à jour uniquement par le propriétaire du projet. Le réviseur ne peut pas mettre à jour directement l'accord principal dans l'espace de travail Contrat ; il peut uniquement fournir sa version modifiée au propriétaire du projet.
Si l'option Le réviseur peut modifier est définie sur Oui, lorsque vous soumettez la tâche, le document est automatiquement verrouillé, indiqué par l'icône Verrouiller dans l'onglet Documents. Cela permet à un seul réviseur de modifier le document à la fois. Si un autre utilisateur tente de l'ouvrir, il sera ouvert en tant que document en lecture seule. Le réviseur affiche la tâche de vérification, ouvre l'accord principal et apporte des modifications. Il est recommandé d'activer le suivi des modifications pendant que le réviseur apporte des modifications. Cela permettra au propriétaire du projet d'identifier facilement ce qui a été modifié lorsqu'il l'affichera ultérieurement. Le réviseur enregistre le document et ferme Microsoft Word. Le système affiche alors la fenêtre pop-up Mise à jour du document. Si le réviseur sélectionne Mettre à jour maintenant, le réviseur peut enregistrer le document en tant que nouvelle version et saisir un commentaire sur la version. Le réviseur peut ensuite cliquer sur le bouton Terminer la vérification et fournir un message au propriétaire du projet. Le point clé est que le réviseur peut mettre à jour l'accord principal directement dans l'espace de travail Contrat.
Le propriétaire du projet est informé que le réviseur a terminé la vérification et peut ouvrir le document dans Microsoft Word. Le propriétaire du projet peut alors accepter ou refuser les modifications apportées par le réviseur à l'aide de Microsoft Word.
Lorsque vous avez terminé, le propriétaire du projet enregistre toutes les modifications et ferme la fenêtre Microsoft Word. Le système affiche alors la zone Mise à jour du document. Si le propriétaire du projet sélectionne Mettre à jour maintenant, le système affiche l'écran Vérifier les modifications affichant toutes les clauses qui ont été modifiées et l'invite à enregistrer le document en tant que nouvelle version et à saisir un commentaire sur la version. Dans cet exemple, nous voyons que le réviseur et le propriétaire du projet ont la possibilité de mettre à jour l'accord principal dans l'espace de travail Contrat. La dernière étape consiste pour le propriétaire du projet à marquer la tâche comme terminée. Cette action déverrouille le document.
Une fois que vous avez soumis un document pour vérification/approbation/négociation, vous pouvez suivre le statut en affichant les détails de la tâche. Cet écran permet d'accéder facilement à tous les commentaires, pièces jointes et révisions des réviseurs, ainsi qu'à une synthèse des personnes qui ont vérifié le document et des révisions qui sont toujours en attente.
À la fin de cette activité, vous serez capable de :
Une tâche de négociation prend en charge plusieurs séries d'allers-retours entre deux parties pour parvenir à un accord sur le contenu ou la formulation d'un document ou d'un groupe de documents spécifique.
Le flux de processus dépend du fournisseur ou du client :
OU
L'accès à vos fournisseurs ou clients pour qu'ils se connectent directement à votre site SAP Ariba Contracts et aux espaces de travail Contrat applicables est facultatif. Elle peut améliorer la collaboration et l'efficacité lors des négociations. Certaines organisations préfèrent autoriser uniquement les utilisateurs internes à accéder directement aux espaces de travail Contrat.
La négociation est couramment utilisée par les professionnels de l'approvisionnement pour négocier avec les fournisseurs et par les professionnels de la vente pour négocier avec les clients.
Dans SAP Ariba Contracts, vous avez la possibilité d'enregistrer des parties externes dans votre système. Ils recevront un nom d'utilisateur et un mot de passe et pourront se connecter au système. Les utilisateurs externes peuvent afficher uniquement les espaces de travail Contrat dans lesquels ils sont membres d'équipe. Ils ne peuvent pas voir d'autres projets ou espaces de travail Contrat dans le système. En outre, leur affichage du contenu dans les espaces de travail Contrat qu'ils peuvent voir est limité. Par exemple, les utilisateurs externes ne voient pas le forum des messages ou la liste des tâches et phases de projet. Ils peuvent voir uniquement les tâches pour lesquelles un rôle leur a été attribué, comme le réviseur, l'approbateur ou le signataire.
L'accès à vos fournisseurs ou clients pour qu'ils se connectent directement à votre site SAP Ariba Contracts et aux espaces de travail Contrat applicables est facultatif. Bien qu'elle puisse améliorer la collaboration et l'efficacité lors des négociations, certaines organisations préfèrent autoriser uniquement les utilisateurs internes à accéder directement aux espaces de travail Contrat. Si c'est le cas avec votre organisation, vous pouvez ajouter vos fournisseurs ou clients à votre espace de travail Contrat en tant que réviseurs par e-mail dans votre tâche de négociation plutôt que de les ajouter en tant que membres d'équipe.
Dans les deux cas, les négociations entre vous et des parties externes sont gérées et enregistrées dans SAP Ariba Contracts. Le flux de processus pour les négociations est légèrement différent dans chaque scénario.
Si votre fournisseur ou client est membre de l'équipe de l'espace de travail Contrat, il pourra alors afficher la zone Documents de l'espace de travail Contrat. Si vous le souhaitez, des documents et/ou dossiers spécifiques peuvent être masqués en définissant directement le contrôle d'accès sur ces documents ou dossiers. Contrairement aux utilisateurs internes, les utilisateurs externes ne peuvent voir que la version actuelle des documents dans l'espace de travail Contrat. Par exemple, s'il existe plusieurs versions de l'accord principal dans l'espace de travail Contrat en raison de plusieurs mises à jour, les utilisateurs externes qui ont accès à l'accord principal voient uniquement la version actuelle.
Une fois que les documents sont prêts à être affichés par votre partie externe, vous pouvez lancer la tâche de négociation. Cliquez sur la tâche de négociation et sélectionnez Afficher les détails de la tâche. Ajoutez vos réviseurs externes en cliquant sur l'icône de flèche vers le bas et en recherchant votre fournisseur dans la liste des utilisateurs inscrits. Indiquez la date d'échéance et saisissez un message. Les réviseurs (négociateurs) seront invités à examiner le(s) document(s) associé(s) à la tâche. Il peut s'agir d'un seul document ou d'un dossier contenant plusieurs documents. Vous avez la possibilité d'inclure des documents supplémentaires en cliquant sur Pièces jointes supplémentaires... et de naviguer jusqu'à l'emplacement de ces documents. Lorsque vous cliquez sur Soumettre, le système envoie une notification et un e-mail à vos réviseurs indiquant qu'une action leur a été affectée dans votre espace de travail Contrat. L'e-mail contiendra également un lien vers la page de connexion de votre site SAP Ariba Contracts.
Lorsque les réviseurs se connectent au site, ils peuvent afficher la tâche de négociation, le message que vous avez fourni et les documents associés. Ils ont ensuite la possibilité de cliquer sur Accepter la proposition pour accepter le document ou le dossier des documents en l'état, ou de cliquer sur Créer une contre-proposition et de soumettre des commentaires et leur version des documents contractuels.
Les réviseurs externes sont des personnes qui n'ont pas la possibilité de se connecter à votre site. Plutôt que de les ajouter en tant que membres d'équipe à votre espace de travail Contrat, vous les ajoutez en tant que réviseurs par e-mail à votre tâche de négociation. Un réviseur par e-mail a le même rôle qu'un réviseur avec accès au système, mais la communication est gérée par e-mail. Les réviseurs par e-mail recevront un e-mail et les documents associés seront inclus sous forme de pièce jointe à l'e-mail.
Avant de fournir les documents à vos réviseurs par e-mail, vous pouvez supprimer les lignes rouges à l'aide de la méthode décrite précédemment. Lorsque vous soumettez la tâche de négociation, le système envoie par e-mail la version actuelle du ou des documents aux réviseurs par e-mail. Si la tâche de négociation est associée uniquement à l'accord principal (plutôt qu'à un dossier, comme dans notre exemple), vous disposez d'une autre option pour fournir une copie propre de l'accord principal à vos réviseurs par e-mail. La copie propre est générée automatiquement, sans effort manuel de votre part.
Cliquez sur Nouveau réviseur par e-mail pour ajouter un nouveau réviseur par e-mail à votre site. Le propriétaire de la tâche indique une date d'échéance et un message initial. Le message initial indique aux réviseurs ce qu'ils doivent faire. Dans une tâche de négociation, le message initial est requis. Dans une tâche de révision, le message initial est facultatif. Si vous avez sélectionné un réviseur par e-mail, lorsque vous cliquez sur Soumettre, le système envoie un e-mail au réviseur par e-mail avec le document (ou le dossier) en pièce jointe. Le système envoie l'e-mail, mais l'adresse de provenance est l'adresse e-mail du propriétaire de la tâche. Cela le rend plus susceptible d'être ouvert et lu que si l'e-mail provenait d'une adresse e-mail système générique.
Le réviseur répond en répondant à l'e-mail avec des commentaires et en joignant éventuellement de nouvelles versions du ou des documents reflétant les modifications suggérées.
Le propriétaire de la tâche transfère ces commentaires par e-mail dans l'espace de travail au nom du réviseur par e-mail. Si le réviseur par e-mail a inclus une version révisée du document, le propriétaire de la tâche peut fusionner le document avec le document actuel, remplacer le document ou rejeter les modifications et ne rien faire. Si vous joignez la contre-proposition du réviseur par e-mail dans le système, le système envoie automatiquement un e-mail au réviseur contenant le message et tous les documents que vous avez téléchargés en son nom. Cela fournit une bonne piste d'audit afin que le réviseur par e-mail puisse s'assurer que vous saisissez correctement sa contre-proposition dans le système. Les pièces jointes de l'e-mail ne sont pas chiffrées. Si votre organisation n'autorise pas l'envoi par e-mail de documents contractuels non chiffrés, le réviseur doit être ajouté en tant qu'utilisateur au système.