Criando clientes

• Você tem uma campanha de marketing focada em atrair escolas locais como novos clientes.
• Você cria um novo grupo de clientes para lidar com a determinação do preço especial e as condições de pagamento necessárias para escolas.
• A utilização do grupo de clientes ajuda a simplificar o processo de criação de leads e clientes, bem como facilita melhores relatórios.

Dois tipos de parceiros de negócios são utilizados em todo o processo de vendas: leads e clientes.

Você pode iniciar o processo com o tipo de cadastro de parceiros de negócios: lead. Um lead descreve pessoas e organizações no pipeline de vendas - seus clientes potenciais. Os registros de dados mestre de lead são utilizados como base para vendas e marketing. Depois de fazer a primeira venda para um lead, você altera o tipo de parceiro de negócios para cliente, transformando o lead em um cliente.

Um pedido de venda pode ter um lead ou um cliente atribuído. Depois de passar para uma entrega, você deve ter um cliente.

As informações sobre leads e clientes são atualizadas nos registros mestre do parceiro de negócios. A manutenção centralizada de dados cadastrais para parceiros de negócios permite que você armazene todas as informações necessárias para vendas, reduza a duplicação e evite erros de entrada de dados.

Estamos preocupados com leads e clientes utilizados no processo de vendas, mas também existe outro mestre de parceiro de negócios, o mestre de fornecedores, que é utilizado em compras. O motivo pelo qual menciono isso aqui é que há uma grande semelhança entre os dados para os três tipos de registros de cadastro.

Portanto, o SAP Business One utiliza janelas com uma estrutura comum para os três tipos de cadastro: cliente, lead e fornecedor.

O cadastro de parceiros de negócios contém detalhes da empresa, como endereços e números de telefone, pessoas de contato da empresa, detalhes de logística, informações fiscais, informações contábeis, bem como links para saldos de contas e relatórios.

Clientes e leads podem ter vários endereços de cobrança e de entrega armazenados no cadastro do parceiro de negócios.

Você pode definir um endereço de cobrança e um endereço de entrega como padrão.

Além disso, você tem endereços para qualquer pessoa de contato para um parceiro de negócios.

Os endereços são copiados automaticamente do cadastro de parceiros de negócios para documentos de marketing.

Quando vários endereços estão disponíveis, uma caixa de seleção fica disponível nos documentos de marketing para escolher o endereço apropriado.

Antes de começar a inserir parceiros de negócios no sistema, você define padrões para parceiros de negócios no nível da empresa.

Na aba PN das Configurações gerais da empresa, você tem a opção de definir condições de pagamento padrão, formas de pagamento padrão e condições de advertência (para quando um cliente não paga pontualmente).

Esses padrões são então copiados para cada registro do cadastro de parceiros de negócios recém-criado.

Obviamente, todas essas predefinições podem ser modificadas no registro de cadastro e mesmo quando necessário em documentos de vendas.

Os detalhes por trás das configurações padrão, bem como as opções de configuração adicionais, são encontrados no menu Administração em Configuração para parceiros de negócios.

Neste menu, você pode encontrar os detalhes das condições de pagamento e de advertência, bem como outras configurações relacionadas aos parceiros de negócios.

As condições de pagamento são muito importantes e contêm mais do que apenas cálculos de data de vencimento e desconto para pagamento antecipado. Limites de crédito e listas de preços também são definidos nas definições de condições de pagamento.

Além disso, uma lista de preços padrão pode ser atribuída a todos os clientes por meio da definição de condições de pagamento.

Outra opção para atribuir uma lista de preços é por meio de um grupo de clientes.

Os grupos de clientes são uma forma de classificar clientes para determinação do preço e relatórios. Você pode desejar classificar os clientes por setores ou por tamanho.

Um cliente pode ser atribuído a um grupo.

Quando você executa relatórios, pode executá-los por grupos de clientes. Isso pode permitir que você veja números de vendas para diferentes setores. Em seguida, você pode ordenar dados ou efetuar seleções com base nos grupos.

Se você atribuir uma lista de preços a um grupo de clientes, a lista de preços atribuída ao grupo de clientes substituirá o padrão das configurações gerais.

Além dos clientes no processo de vendas, também temos leads.

Os leads são utilizados para identificar um cliente potencial.

Ter dados mestre de lead permite que você documente e rastreie as atividades de pré-vendas para um cliente potencial.

Você pode criar os seguintes documentos para dados cadastrais de lead: cotação de vendas, pedido de venda, oportunidade de vendas e atividade.

Os leads não podem ser utilizados em entregas ou notas fiscais.

Isso permite que você comece a processar o pedido de um cliente potencial, mas evita que usuários desinformados entreguem itens a um cliente desconhecido ou não aprovado.

Depois que você atribui um lead a um documento de vendas, o lead não pode ser excluído, mesmo que a transação comercial não passe.

Quando o lead dá a próxima etapa e compra um produto ou serviço, o lead se torna um cliente. Neste caso, você só precisa modificar o tipo do registro mestre do parceiro de negócios de lead para cliente. Todas as informações que você adicionou ao registro de cadastro do lead são gravadas, bem como os documentos que você criou para esse lead.

Por exemplo, se você criou um pedido de venda para um lead, assim que o lead se torna um cliente e compra os itens no pedido de venda, você pode utilizar o pedido de venda como base para a criação de um documento de entrega e, posteriormente, uma fatura.

Como o SAP Business One automatiza grande parte do processo de Vendas-C/R, é essencial que você selecione ou insira os dados corretos do cliente e do item ao iniciar um pedido de venda.

Por exemplo, coisas tão simples quanto os endereços de entrega e de cobrança de um cliente, se inseridos de forma incorreta ou incompleta, podem ter um enorme impacto no resultado final da empresa quando as mercadorias pedidas aparecem onde não devem ou as faturas são enviadas para o escritório errado. Além disso, em algumas localizações, como os Estados Unidos, o código e a taxa de imposto são determinados com base na atribuição do destinatário. Portanto, certifique-se de selecionar o endereço de entrega apropriado na lista suspensa.

Vamos analisar a utilização de leads em documentos de vendas em um cenário empresarial típico.

Um cliente potencial solicita uma cotação para um computador pessoal com acessórios.

Inserimos o cadastro do lead, itens e quantidades em uma cotação.

A cotação de vendas atua como uma oferta ao cliente potencial para mercadorias específicas a um preço específico.

A determinação do preço para este item associado ao lead é determinada automaticamente.

Decidimos conceder a esse cliente potencial um desconto adicional, por isso inserimos um desconto manual de 1% na cotação.

Se o cliente potencial decidir encomendar os itens, copiaremos a cotação para uma ordem do cliente.

Todas as informações: o cadastro do lead, o item, a determinação de preços, incluindo o desconto manual, são copiados para o pedido de venda.

O lead pode ser convertido em um cliente agora, para o pedido de venda ou no ponto da entrega.

Se você tiver um cliente que também seja um fornecedor, poderá conectar os dois registros do cadastro de parceiros de negócios utilizando o Fornecedor conectado e o Cliente conectado.

Assim que você tiver inserido um valor em um dos campos, o outro campo preenche automaticamente com o parceiro de negócios relacionado. Uma seta de ligação ao lado do campo permite que você mova de um parceiro de negócios para o outro.

Conectar os dois parceiros de negócios permite que você visualize transações em aberto do lado do fornecedor e do cliente como um todo em relatórios de vencimento e no assistente de advertência. Ele também permite reconciliar transações de contas a receber em aberto com transações de contas a pagar em aberto. Mais informações sobre o impacto dessa conexão no controlling financeiro estão disponíveis nos tópicos financeiros que abrangem Vencimento, Cobrança e Reconciliação interna.

• Existem três tipos de parceiros de negócios: leads, clientes e fornecedores. Leads e clientes são utilizados no processo de vendas. Os fornecedores são utilizados em compras.
• Os leads são utilizados principalmente em pré-vendas, mas podem ser utilizados em um pedido de venda.
• Um registro de cadastro de lead pode ser convertido em um registro de cadastro do cliente.
• Os leads não podem ser utilizados em entregas ou notas fiscais. Um cliente deve ser utilizado em documentos com um possível impacto contábil.
• Os clientes e leads podem ter vários endereços para entrega, cobrança e pessoas de contato. Você pode definir um padrão para cada tipo de endereço.