Explorando dados mestre e documentos

O SAP Business One monitora atividades empresariais utilizando documentos como pedidos de compra, notas fiscais, ordens de produção, pedidos de venda e assim por diante.

Cada um desses documentos é criado a partir de pequenos blocos reutilizáveis de dados chamados dados mestre.

Dados mestre se referem às informações-chave que descrevem seus clientes, fornecedores e leads, bem como itens que sua empresa compra e vende.

A criação de documentos a partir do cadastro aumenta a produtividade, garante a consistência dos dados e reduz erros.

• Existem três tipos de parceiros de negócios utilizados em documentos de compras e vendas: clientes, fornecedores e leads.
• Leads são utilizados no processo de vendas para representar clientes potenciais de vendas.
• Assim que uma venda é feita, você pode converter um lead em um cliente.
• Os fornecedores são utilizados no processo de compras.
• Cada lead, cliente ou fornecedor é representado no SAP Business One por um registro do cadastro de parceiros de negócios.
• Uma transação é utilizada para acessar todos os três tipos de parceiros de negócios. No entanto, os formulários para cada tipo diferem ligeiramente para que possam manter os dados apropriados para cada um.

É fácil pesquisar informações do parceiro de negócios e do item enquanto você insere documentos de vendas e compras. Um ícone de lista de seleção está disponível nos campos Parceiro de negócios e Número do item em documentos de marketing.

O ícone da lista de seleção fica invisível até você clicar em um campo. Quando você clica no campo, o campo é destacado e o ícone é exibido.

Utilize o ícone da lista de seleção para abrir uma lista de seleção.

Você pode rolar pela lista ou usar caracteres com curingas para pesquisar.

Algumas das informações que aparecem nos dados mestre provêm da configuração.

Por exemplo, as condições de pagamento são configuradas antes da configuração dos clientes.

Ao clicar na seta de ligação na janela do parceiro de negócios para condições de pagamento, posso navegar até os dados de configuração.

Alguns campos com um menu suspenso, como as condições de pagamento, permitirão que usuários autorizados definam novas opções se não houver nenhuma adequada. Esse tipo de configuração direta é típico do SAP Business One.

O objetivo dos dados de configuração e dados mestre é facilitar a criação de documentos para transações comerciais. Vejamos agora como criamos documentos para capturar as informações sobre uma atividade comercial em vendas ou compras.

Todos os documentos em compras e vendas compartilham uma estrutura semelhante. Os documentos de vendas e compras também são frequentemente chamados de Documentos de marketing.

Em geral, o documento é dividido em:

• a parte superior (cabeçalho) com as informações gerais,
• a parte do meio com as informações em diferentes fichas de registro e os dados específicos do item,
• e a parte inferior (rodapé) com mais informações gerais.

A parte do meio contém 4 fichas:

• A aba Conteúdo é onde todas as informações específicas sobre os itens ou serviços pedidos são inseridas, como quantidade, preço, número do item e descrição. Você pode acessar mais dados específicos do item nos detalhes da linha clicando duas vezes em uma linha.
• A aba Logística contém os detalhes sobre para onde os itens ou serviços e pagamentos devem ser enviados. O método de expedição também é especificado aqui. A maioria dos dados é extraída dos detalhes mestre da empresa pré-configurados e dos dados do fornecedor.
• A aba Contabilidade contém as informações relevantes da conta do Razão para a compra extraída dos dados cadastrais da contabilidade financeira.
• A aba Anexos permite que você anexe arquivos suplementares aos seus documentos.
• Grande parte dos dados exibidos nessas abas é predefinida a partir do cadastro. Os valores podem ser modificados ao trabalhar nos documentos. Essas modificações afetarão o documento, mas não modificarão os registros de cadastro.

Em documentos de marketing, você pode selecionar o tipo de linha na ficha de registro Conteúdo.

A visão padrão do sistema está sem a coluna Tipo, mas você pode adicioná-la facilmente na janela Configurações do formulário. As configurações de formulário estão disponíveis para janelas no SAP Business One e controlam a visibilidade de campos opcionais.

As opções para os tipos de linha são:

• Em branco: para uma linha de item normal, este campo está vazio
• T: para uma linha de texto
• S: para uma linha de subtotal
• R: Se o documento for uma cotação de vendas, a opção A estará disponível para uma linha de item alternativo. Um item alternativo não é considerado nos cálculos da soma. Quando o documento é copiado para um documento de destino, um usuário pode decidir se o item alternativo deve permanecer ou ser excluído.

Você pode modificar o formato de qualquer linha na ficha Conteúdo de qualquer documento de compra do SAP Business One para inserir um texto ou um subtotal da linha anterior. Basta clicar na lista suspensa no campo Tipo e selecionar T (para texto) ou  (para subtotal). Quando você seleciona T, a janela pop-up Editor de texto é exibida. A partir daqui, insira o texto predefinido a partir da lista drop-down ou insira seu próprio texto. Isso é especialmente útil quando você quer transmitir instruções específicas ao fornecedor sobre como os itens devem ser fabricados, manuseados ou enviados.

• Você pode gravar a maioria dos documentos como esboço no SAP Business One. Isso permite que você efetue modificações ou insira informações em falta antes de adicioná-las ao banco de dados como documentos regulares.
• Por exemplo, talvez você verifique algumas informações antes de oferecer um desconto específico a um cliente em uma cotação de vendas. Você pode criar o documento, inserir os itens que o cliente deseja comprar juntamente com o desconto e, em seguida, gravar um esboço da cotação de vendas clicando com o botão direito do mouse no cabeçalho ou rodapé do documento.
• Os esboços de documento também podem ser utilizados como modelos para documentos que você cria frequentemente.
• Você pode exibir uma lista de documentos de esboço. Utilizando critérios de seleção, você pode encontrar e processar documentos específicos. Ao abrir um documento de esboço, você pode efetuar as modificações necessárias e, em seguida, adicionar o documento como um documento normal ao banco de dados.

• Ao fazer negócios, muitas vezes você precisa copiar informações de um documento para outro. Por exemplo, você criou uma cotação de vendas para um cliente e agora deseja criar uma ordem do cliente a partir da cotação.
• Nesses casos, você pode copiar facilmente a cotação de vendas para um pedido de venda.
• Ao adicionar um documento de vendas ou compras, você tem as seguintes opções:
• Adicionar e novo - adiciona um documento e abre uma nova janela para você criar outro documento.
• Adicionar e visualizar - adiciona um documento e o exibe.
• Adicionar e fechar - adiciona um documento e fecha a janela. Sua última opção será lembrada na próxima vez que você abrir a janela do documento indicado.

• Depois de criar um documento relacionado, você pode visualizar a relação entre documentos. Uma maneira é usar o mapa de relações. Clique com o botão direito do mouse no cabeçalho ou rodapé do documento e selecione a opção Mapa de relações.
• No gráfico, o usuário abriu o mapa de relações a partir de uma entrega. A entrega é amarela porque é o ponto de entrada para o mapa de relações.
• Essa entrega é baseada em uma ordem do cliente que foi baseada em uma oferta de venda. O ponto de encerramento para esta cadeia, neste caso, é uma entrada de pagamento.
• A partir do mapa de relações, você pode clicar duas vezes em qualquer ícone para abrir um documento na cadeia para ver os detalhes do documento, endereços, condições de pagamento, etc.
• Diferentes visões podem ser selecionadas na caixa de seleção. Você pode visualizar os documentos, lançamentos contábeis manuais relacionados ou itens das linhas dos documentos.

Você também tem a opção de criar uma relação no mapa de relações referenciando um documento não relacionado.

Por exemplo, você cria uma nota de crédito para reembolsar um cliente por um item que quebra depois de ele ter pago por ele. Como a dev. nota fiscal de saída não foi feita como um documento subsequente à nota fiscal, não há nenhuma relação aparecendo no mapa de relações. Mais tarde, você gostaria de vincular os dois documentos para que fique claro por que o crédito foi pago. Nesse caso, você pode utilizar o botão Documento de referência na aba Contabilidade de qualquer um dos documentos.

Isso abre a janela Informações de referência, onde você pode selecionar um documento existente para referência. Considere que você pode referenciar vários documentos.

Depois de adicionar o documento, a nota de crédito em nosso exemplo, uma indicação do número de documentos referenciados é exibida.

No Mapa de relações, selecione Documentos referenciados na lista de opções para visualizar a relação que você criou.

Drag & Relate é um meio particularmente eficaz de vincular dois objetos de negócios para criar uma consulta ad hoc.

A imagem à direita mostra os dados em um registro do item. Se você quiser descobrir quais cotações foram feitas para esse item, por exemplo, basta arrastar o campo Número do item para a entrada Cotações na árvore de navegação Drag & Relate. Em seguida, o sistema exibe uma lista de todas as cotações para o item. Se esta lista for demasiado longa, você pode filtrar a lista para exibir somente os resultados nos quais está interessado.

Você pode limitar as autorizações por usuário para utilizar os relatórios na transação de autorizações gerais no menu Administração.

Aqui estão alguns pontos-chave a serem lembrados:

• A criação de documentos a partir do cadastro aumenta a produtividade, garante a consistência dos dados e reduz erros
• Os três tipos de cadastro de parceiros de negócios são fornecedor, lead e cliente.
• Os documentos de marketing compartilham uma estrutura comum.
• Os documentos de marketing podem ser gravados como esboços.
• Você pode copiar facilmente as informações em um documento de marketing para outro. Os documentos copiados são vinculados e suas conexões podem ser visualizadas em um mapa de relações.
• Drag & Relate é uma forma rápida de criar relatórios ad hoc.