Compra de itens

• Sua empresa compra itens para revenda.
• Você mantém um nível de estoque mínimo para alguns dos itens.
• Quando o estoque é baixo, você encomenda novamente os itens utilizando um processo de suprimento com 4 etapas:
  • Pedidos
  • Recebimentos de mercadorias
  • Notas fiscais de entrada
  • Contas a pagar

Em nosso exemplo de negócios, pedimos que você imagine que sua empresa compra itens para revenda. Você mantém um nível de estoque mínimo para alguns desses itens, como impressoras. Quando o estoque está baixo nesses itens, você solicita novamente os itens utilizando um processo de suprimento com 4 etapas: pedidos de compra, recebimentos de mercadorias, notas fiscais de entrada e contas a pagar ao fornecedor.

Vejamos as etapas do processo em nosso exemplo de negócios com um exemplo concreto. Um estoque mínimo de 15 impressoras é necessário para atender rapidamente aos pedidos regulares do cliente. Quando o estoque é muito baixo, os pedidos de compra são usados para iniciar o processo de compra. Quando o fornecedor entrega as impressoras, um recebimento de mercadorias é criado. Depois que os itens são inspecionados, uma nota fiscal de entrada pode ser criada. A nota fiscal de entrada aciona uma conta a pagar ao fornecedor.

• O pedido de compra representa um documento comercial entre o comprador e o vendedor
• Ele contém quantidades e preços acordados
• Os dados do pedido são copiados automaticamente para documentos posteriores
• Não ocorrem modificações da contabilidade baseada no valor
• As quantidades do pedido são exibidas nos relatórios de estoque

Agora, vejamos detalhadamente a primeira etapa do processo de compras: o pedido.

Um pedido de compra é um documento comercial emitido por um comprador para um vendedor especificando os itens ou serviços que o vendedor fornecerá ao comprador. O pedido de compra inclui as quantidades e o preço acordados para os produtos listados.

Como são utilizadas as informações armazenadas no pedido? Normalmente, quando as mercadorias são recebidas, os pedidos de compra são comparados com as listas de embalagem e as faturas do fornecedor antes de as faturas serem pagas. No SAP Business One, esse processo é automatizado: o pedido de compra pode ser vinculado ao recebimento de mercadorias (que mostra informações da nota de embalagem), que então pode ser vinculado à nota fiscal de entrada (que contém as informações da nota fiscal do fornecedor). Essa automação permite que as informações sejam consistentes e retidas durante todo o processo. Você nunca precisa inserir dados duas vezes.

Quando um pedido de compra é adicionado ao SAP Business One, não ocorrem modificações contábeis baseadas no valor. No entanto, as quantidades da ordem são listadas na administração de estoques. Você pode visualizar itens e quantidades no pedido em vários relatórios e janelas, como o relatório de status do estoque e a janela Cadastro do item. Obviamente, ter acesso em tempo real a essas informações pode desempenhar um papel fundamental na otimização dos processos empresariais de compras e administração de estoques de uma empresa.

Voltando ao nosso exemplo de negócios do nosso processo de compra:

• Atualmente, temos 10 impressoras em estoque
• Criamos um pedido de compra para comprar mais 5 de nosso fornecedor
• Depois que o pedido de compra é salvo, uma quantidade de cinco é exibida nos relatórios de estoque conforme pedido
• Como temos 10 impressoras em estoque e 5 no pedido, 15 estarão disponíveis para promessa para nossos clientes, embora apenas 10 estejam fisicamente no estoque

Dois endereços importantes são inseridos no pedido de compra, os endereços de entrega e de pagamento, por isso é importante entender como eles são utilizados no processo de compra.

O endereço de entrega indica o endereço para onde você deseja que o fornecedor envie os itens comprados. O endereço de entrega pode ser predefinido a partir de dois locais, dependendo de suas configurações.

Para documentos de compras do tipo item, você pode definir o sistema como padrão no endereço da empresa ou no endereço do depósito na primeira linha do documento.

Para definir o padrão como o endereço do depósito, você precisa marcar o campo de seleção "Utilizar endereço do depósito" em Configurações do documento. Se a caixa não estiver marcada, o endereço predefinido será o endereço da empresa.

Para linhas de serviço, nenhum depósito está selecionado. Portanto, o endereço de entrega da empresa sempre será predefinido em documentos de compra do tipo serviço.

O outro endereço importante no pedido de compra é o endereço de pagamento. O endereço de pagamento é exibido na aba Logística e padronizado a partir do registro do cadastro de parceiros de negócios do fornecedor. Certifique-se sempre de que o endereço de pagamento seja o correto para uma determinada compra, uma vez que essa informação é impressa no cheque quando o pagamento é emitido.

Obviamente, os endereços podem ser sobregravados dentro de um documento de compras, conforme necessário.

• Criar recebimento de mercadorias ao receber mercadorias
• Criar diretamente ou criar a partir de um pedido existente
• Corresponder os dados do recebimento de mercadorias aos documentos de expedição do fornecedor
• O recebimento de mercadorias aciona transações contábeis e de estoque

Você cria um recebimento de mercadorias quando recebe mercadorias de um fornecedor. Na maioria das empresas, a pessoa no depósito ou o escritório responsável pela entrega das remessas executa o recebimento de mercadorias. Se um Recebimento de mercadorias for utilizado ao comprar serviços, a pessoa para quem os serviços são prestados normalmente emite o documento.

Um recebimento de mercadorias pode ser criado diretamente selecionando o nome do documento no menu do módulo ou pode ser criado a partir de um pedido de compra existente. Se estiver baseando seu recebimento de mercadorias em um pedido de compra existente, você poderá copiar todos os dados contidos no pedido de compra ou utilizar o assistente de criação de documento para selecionar os dados a serem copiados de um ou mais pedidos de compra existentes. Mesmo que você copie todos os dados de um pedido existente, ainda pode ajustar quantidades e preços, bem como datas, fornecedor e informações do item, antes de lançar (adicionar) o documento.

Independentemente de como você cria seu recebimento de mercadorias, não deve haver diferenças entre os dados no recebimento de mercadorias e o documento de expedição do fornecedor (lista de embalagem) enviado com os itens, pois os detalhes no documento do fornecedor são legalmente vinculativos. Se houver alguma discrepância entre os dados base do pedido e o documento de expedição do fornecedor, você deverá resolvê-los com o fornecedor antes de lançar o recebimento de mercadorias.

É essencial que as quantidades e os preços no recebimento de mercadorias correspondam ao documento de entrega do fornecedor. Ao contrário de um pedido de compra, um recebimento de mercadorias não pode ser corrigido após ter sido adicionado ao SAP Business One porque aciona transações de estoque e de contabilidade (ao utilizar estoque permanente). Sua única opção para corrigir um recebimento de mercadorias incorreto é cancelar o documento e criar um novo recebimento de mercadorias.

Agora, vejamos o efeito do recebimento de mercadorias em um estudo de caso:

• Atualmente, há 10 impressoras em estoque
• Pedimos mais 5 ao nosso fornecedor
• Nosso fornecedor acabou de entregar 5
• Após inserirmos o recebimento de mercadorias, 15 estarão em estoque
• Quando nosso pedido de compra foi criado, 5 foi mostrado como pedido. Agora, a quantidade pedida retornou para 0.

Os documentos de compras são criados uns sobre os outros. Muitas vezes, um pedido de compra se torna um recebimento de mercadorias que registra a entrega do fornecedor e, por fim, uma nota fiscal de entrada quando a fatura do fornecedor é recebida.

Copiar para

• Abrir documento salvo para copiar
• Todos os itens copiados para o novo documento
• Nenhuma opção disponível sobre como os itens são copiados
• No entanto, você pode excluir itens e ajustar quantidades após a cópia

Você pode copiar rapidamente um documento para o próximo documento na sequência usando o botão Copiar para. O documento original é chamado de documento base; o documento criado a partir dele é chamado de documento de destino. A criação de um documento a partir de outro economiza tempo e esforço. Também reduz a possibilidade de erros.

Quando você utiliza a função Copiar para, todos os itens são copiados para o novo documento.

Nenhuma opção disponível sobre como os itens são copiados.

No entanto, você pode excluir itens e ajustar quantidades após a cópia.

O outro método para copiar um documento é Copiar de. O botão Copiar de permite que você selecione um documento base ou documentos a partir dos quais criar um novo documento. Clicar em Copiar de inicia o assistente de criação de documento.

Para utilizar a função Copiar de, você abre um novo documento e insere um parceiro de negócios.

Depois de selecionar o botão Copiar de, você pode selecionar um ou vários documentos de uma lista.

O assistente de criação de documento permite que você personalize as linhas e quantidades copiadas para o documento de destino, bem como selecione a taxa de câmbio a ser utilizada.

Independentemente do método utilizado Copiar para ou Copiar de, quando você salva um documento de destino que contém todos os itens e quantidades de um documento base, o documento base será fechado e você não poderá copiá-lo novamente para outro documento.

A Lista de itens em aberto é um excelente relatório para monitorar e gerenciar documentos de marketing em aberto, como pedidos de compra em aberto, recebimentos de mercadorias em aberto e assim por diante.

Basta escolher o tipo de documento que deseja visualizar. Você pode escolher não apenas documentos de compras e vendas em aberto, mas também ordens de produção em aberto, solicitações de transferência de estoque e documentos de contagem de estoque.

Isto. Muitas vezes, a primeira etapa na criação de um documento a partir de outro é localizar o relatório pode ser muito útil para localizar documentos para processar o documento base que você deseja usar. Por exemplo, as mercadorias podem ser entregues a um depósito e um recebimento de mercadorias precisa ser inserido. Como você localiza o pedido de compra relevante? A lista de partidas em aberto pode ser utilizada para localizar documentos rapidamente.

Você pode então escolher o pedido de compra relevante, por exemplo, e criar um recebimento de mercadorias com um único clique no botão Copiar para. Quando um documento é criado de outro dessa forma, todas as informações relevantes são copiadas do documento base para o novo documento, reduzindo o tempo de entrada de dados e erros.

Depois que o Recebimento de mercadorias é adicionado ao sistema, ele tem as seguintes consequências:

• Os itens que foram fornecidos parcial ou completamente são exibidos em cinza claro no documento do pedido de compra.
• O pedido de compra (documento base) não pode ser alterado depois que o documento tiver sido totalmente copiado.
• Quando todos os itens são recebidos, o status do pedido de compra é alterado para Encerrado.
• Se você estiver executando o estoque permanente, o recebimento de mercadorias criará um lançamento contábil manual para aumentar o valor do estoque.
• O sistema atualiza a quantidade em estoque e o custo unitário é atualizado com base no preço de compra utilizado no documento para itens controlados pelos métodos de avaliação de preço médio móvel ou FIFO.

Você pode utilizar o relatório Status do inventário para analisar a situação do estoque para um ou mais itens selecionados.

Você também pode ver o status do estoque no cadastro do item na ficha de registro Dados do estoque.

• A coluna Em estoque exibe o nível atual de estoque do item.
• A coluna Confirmado exibe o estoque do item reservado para clientes e para uso interno. O estoque reservado para utilização interna é a quantidade do item que será utilizada para um produto final com base nas listas técnicas das ordens de produção existentes.
• A coluna Pedido exibe a quantidade pedida a fornecedores externos mais a quantidade que está sendo produzida e que entrará no depósito até uma determinada data.
• A quantidade disponível de um item representa a quantidade Em estoque - Confirmado + Pedido.

Como você pode ver no gráfico, um pedido de compra aumenta a quantidade no pedido e, portanto, a quantidade disponível para o cliente.

Quando um recebimento de mercadorias é criado com referência ao pedido de compra, ele aumenta a quantidade em estoque e reduz a quantidade no pedido.

Enquanto uma nota fiscal de entrada fizer referência a um recebimento de mercadorias, isso não afetará os níveis de estoque.

• Uma nota fiscal de entrada aciona um pagamento ao fornecedor
• A nota fiscal de entrada lançada gera entradas no Razão e atualiza a conta do fornecedor com o valor devido ao fornecedor

Uma nota fiscal de entrada é inserida no SAP Business One quando você recebe uma nota fiscal do fornecedor. O documento será utilizado para acionar um pagamento ao fornecedor.

Você pode criar uma nota fiscal de entrada selecionando o nome do documento no menu do módulo ou baseando-o em um ou mais pedidos de compra ou recebimentos de mercadorias. Se estiver baseando sua nota fiscal de entrada em um ou mais documentos de compra existentes, você poderá copiar todos os dados contidos no documento base ou utilizar o assistente de criação de documento para selecionar os dados a serem copiados de um ou mais pedidos de compra ou recebimentos de mercadorias existentes. Mesmo que você copie todos os dados de documentos de compras existentes, você ainda pode ajustar quantidades e preços, bem como outras informações, antes de lançar o documento.

A nota fiscal de entrada lançada gera entradas no Razão e atualiza a conta do fornecedor com o valor devido ao fornecedor.

Vamos voltar ao nosso exemplo de negócios:

Anteriormente, pedimos e recebemos 5 impressoras de nosso fornecedor.

Agora, recebemos uma nota fiscal do fornecedor referente às 5 impressoras.

Inserimos uma nota fiscal de entrada para refletir a nota fiscal do fornecedor.

A nota fiscal de entrada no SAP Business One se torna a base para o pagamento ao fornecedor.

Assim que a nota fiscal de entrada é criada no sistema, ela pode ter as seguintes consequências:

1) O Recebimento de mercadorias aumentou o valor do estoque mais cedo. Somente se não houver recebimento de mercadorias, os valores do estoque serão atualizados quando uma nota fiscal de entrada for inserida.

2) A nota fiscal de entrada cria um lançamento contábil manual para atualizar o saldo do fornecedor e mostrar o valor devido.

3) Você não pode modificar a nota fiscal de entrada que afetaria o lançamento contábil manual depois que a nota fiscal for adicionada ao sistema.

4) No recebimento de mercadorias, os itens que já foram faturados parcial ou completamente são exibidos em cinza claro. Se a nota fiscal for para a quantidade total no recebimento de mercadorias, o status do recebimento de mercadorias será alterado para Encerrado.

Depois de inserir uma nota fiscal de entrada, a etapa final do processo Compras – C/P é acionar o pagamento ao fornecedor.

O documento de contas a pagar pode ser criado para os seguintes meios de pagamento: dinheiro, cheque, cartão de crédito, transferência bancária ou (em algumas localizações) boleto.

Depois que as contas a pagar são adicionadas, um lançamento contábil manual apropriado é criado. O lançamento contábil manual reduz o saldo do fornecedor.

Ao criar uma conta a pagar para compensar total ou parcialmente um documento ou transação específica, ocorre automaticamente uma reconciliação interna.

Várias contas a pagar podem ser criadas em conjunto pelo Assistente de pagamento. O assistente de pagamento executa documentos e transações de entrada e de saída que não foram totalmente pagos, creditados ou reconciliados, bem como pagamentos não reconciliados/alocados por conta.

Ao criar contas a pagar, individualmente ou com o Assistente de pagamento, você também pode pagar notas fiscais parcialmente.

O processamento de pagamento é considerado parte do módulo Banco no SAP Business One.

Vamos retornar à nossa justificativa de negócio.

Devemos ao nosso fornecedor as 5 impressoras que pedimos e recebemos.

Quando recebemos a nota fiscal do fornecedor, inserimos uma nota fiscal de entrada para o valor devido.

Agora é hora de criar uma conta a pagar com base nas condições de pagamento do fornecedor.

Quando o pagamento é inserido, o sistema aciona o pagamento ao fornecedor e cria um lançamento contábil manual para registrar o pagamento.

O lançamento contábil manual reduz o caixa e diminui o valor que devemos ao fornecedor.

Agora que concluímos as três primeiras etapas do processo de suprimento de itens, analisaremos o que acontece quando cada documento é adicionado.

1) Pedido: quando você insere um pedido, nenhuma modificação baseada no valor é lançada na contabilidade. No entanto, as quantidades da ordem são listadas na administração de estoques. Você pode visualizar as quantidades pedidas em vários relatórios e janelas, como o relatório de status do estoque e a janela de dados do cadastro do item.

2) Entrada de mercadorias Pedido de compra: quando você insere um recebimento de mercadorias, as mercadorias são aceitas no depósito e as quantidades são atualizadas. Se sua empresa executar um sistema de estoque permanente, o SAP Business One criará os lançamentos relevantes para atualizar também os valores do estoque.

3) Fatura da contabilidade de fornecedores: quando uma fatura recebida é lançada, a conta do fornecedor é atualizada na contabilidade. Se um recebimento de mercadorias não for referenciado pela nota fiscal de entrada, os estoques também aumentarão quando a nota fiscal for lançada.

• O pedido de compra (PO) especifica ao fornecedor quais itens ou serviços você deseja comprar, incluindo quantidades e preços acordados. Ele representa seu compromisso com o fornecedor de comprar os itens.
• Nenhuma modificação baseada no valor é lançada na contabilidade para um pedido de compra. No entanto, as quantidades da ordem são listadas na administração de estoques. Você pode visualizar as quantidades pedidas em relatórios e dados do cadastro do item.
• O recebimento de mercadorias indica a entrega de mercadorias de um fornecedor para uma empresa. Ele é utilizado para atualizar as quantidades e os valores do estoque.
• Quando você insere um recebimento de mercadorias, as mercadorias são aceitas no depósito e as quantidades são atualizadas. Se sua empresa executar um sistema de estoque permanente, o SAP Business One criará os lançamentos relevantes para atualizar os valores do estoque.
• A nota fiscal de entrada contém as informações da nota fiscal do fornecedor e configura o pagamento. Quando uma fatura recebida é lançada, a conta do fornecedor é atualizada na contabilidade.
• A etapa final do processo de compras é a saída de pagamento. Esta função é efetuada no módulo de contabilidade.