Minería de procesos en la práctica

¿Alguna vez se ha preguntado qué historias están ocultas en sus datos? Bueno, en esta lección, estamos a punto de averiguarlo. Antes de empezar, es importante determinar qué procesos queremos analizar y por qué.

Iniciar un proyecto de minería de procesos es útil para cualquier organización que desee tener un control estricto de sus procesos y capacidades para identificar rápidamente oportunidades de mejora. Sin embargo, es probable que no lance una iniciativa de minería de procesos sin un motivo específico para la acción. Veamos algunos puntos de partida comunes.

Algunos de sus procesos son claramente ineficientes y no se ejecutan de acuerdo con la documentación real correspondiente (por ejemplo, un conjunto de planes de producción utiliza las mismas instalaciones, pero su producción varía significativamente).

Objetivo con minería de procesos: analizar, impactar y desarrollar pasos de mejora.

Usted está constantemente bajo presión para arreglar casos que se desprenden de los rieles y causan tremendos daños financieros. Por ejemplo, en una organización financiera, los auditores plantean preocupaciones debido a transacciones demasiado arriesgadas que se deslizan a través de los controles de la gestión de riesgos.

Objetivo con minería de procesos: identificar riesgos potenciales antes de que ocurran y garantizar el cumplimiento.

Necesita datos sobre cómo se ejecutan sus procesos para la gestión de informes, pero no tiene disponibles datos agregados (KPI) esclarecedores. Por ejemplo, el gerente de un departamento de servicio desea saber cómo funciona la unidad en comparación con las referencias industriales, pero tiene dificultades para identificar los KPI del departamento.

Objetivo con minería de procesos: identificar ineficiencias y utilizar KPI para tener un punto de referencia.

La mayoría de las empresas inician proyectos de minería de procesos para comprender mejor sus procesos y desarrollar soluciones para mejoras. Para ello, las empresas necesitan datos de proceso, o una especificación de proceso "tal cual" y un software de minería de procesos para obtener esta información estratégica.

Paso 1: Identifique sus datos En la economía digital de hoy, los datos siempre existen, ya sea en un motor de flujo de trabajo, un sistema ERP o distribuidos entre un conjunto de aplicaciones empresariales especializadas.

Paso 2: Documente sus procesos "tal cual" Si no ha pensado en cómo deben ejecutarse sus procesos, ahora es el momento de comenzar a documentar los procesos de negocio. Recomendamos establecer un grado básico de conocimiento del proceso en su organización- esto solo puede ayudar a resolver los problemas más obvios. Comience con SAP Signavio Process Manager y dé el siguiente paso con Signavio Process Intelligence una vez que haya documentado sus procesos "tal cual".

Una vez que haya documentado sus procesos centrales y busque garantizar la eficiencia y optimización de los procesos, utilice SAP Signavio Process Intelligence para obtener información estratégica del proceso y áreas de mejora.

Los datos de proceso están ocultos en los sistemas y depende de nosotros que cuenten una historia. Los datos deben extraerse y transformarse primero antes de que puedan proporcionar esta valiosa información estratégica. Eso requiere las personas adecuadas y un claro curso de acción para garantizar el éxito de un proyecto de minería de procesos. Seleccione los signos más a continuación para obtener más información sobre cómo se pueden convertir sus datos en información estratégica de Process Intelligence.

Restringir el dominio de inteligencia e identificar el desafío de negocio (por ejemplo, equipos de producción de bajo rendimiento) es solo el primer paso para una iniciativa de minería de procesos. Normalmente, debe implicar a varios departamentos para que tenga éxito. Los expertos recomiendan primero limitar la posible causa del problema definiendo los procesos y los datos implicados. Esto lo ayudará a identificar qué se necesita para comenzar su proyecto de minería de procesos.

Cada organización está formada por procesos. En un mundo ideal, todos estos procesos funcionan sin problemas, interactúan perfectamente y trabajan juntos para lograr un objetivo general.

¡Lamentablemente, no vivimos en un mundo ideal! Con demasiada frecuencia, se le deja en manos de sus propios dispositivos para descubrir la pregunta empresarial de "cómo puedo evaluar la enorme cantidad de datos que se alimentan en y que son generados por mis procesos?"Es difícil manejar esto solo.

Veamos todos los roles clave implicados en la organización de recursos, la aprobación del alcance, el análisis del proceso y la generación de los datos de investigación del proceso.

El Modelador de procesos suele tener una idea general de cómo se ejecuta el proceso a partir de la conversación que tuvieron con los expertos en la materia del proceso. La minería de procesos luego complementa esta conversación introduciendo una capa adicional de hechos, en lugar de la intuición, que divide el análisis y la mejora del proceso.

El propietario del proceso es responsable de organizar los recursos de análisis de procesos para mejorar los procesos.

El analista de procesos interpreta los datos y sabe dónde profundizar, investigar resultados inesperados y monitorear el éxito de cualquier acción tomada. En algunas organizaciones, el Modelador de procesos o el Propietario actúa como analista de procesos.

Los expertos en datos de TI extraen datos de los procesos. Transforman esos datos para brindar información estratégica valiosa.

Los diferentes títulos de trabajo tienen diferentes roles en Process Intelligence. Es importante comprender el rol de todos para que podamos gestionar mejor los objetivos de nuestro proyecto.

La siguiente imagen muestra tres roles diferentes y las tareas específicas que gestionan. Observe la parte inferior derecha de la imagen para ver los diferentes roles implicados.

En la siguiente sección, obtendrá información sobre los 4 pasos para convertir sus datos en una historia.

Para modelar de forma colaborativa modelos de proceso BPMN 2.0 de alta calidad, puede utilizar el editor en SAP Signavio Process Manager. Una vez que se ha creado un modelo de proceso, se puede vincular dentro de SAP Signavio Process Intelligence para asignar los datos de proceso a la tarea en el modelo. Para la parte de datos de su proceso, solo necesita una lista de actividades con las siguientes propiedades por actividad:

• Número de ID de caso único (por ejemplo, número de pedido o de factura)
• Cronomarcador
• Nombre de la actividad (p. ej., "Enviar factura"). Todas las demás propiedades de actividad, como el rol o el sistema de TI que ejecuta una actividad, son opcionales. Sin embargo, para algunos escenarios de Process Intelligence, aún podrían ser muy importantes.

Para su primer proyecto, puede transformar los datos en tablas CSV simples y cargarlos en SAP Signavio Process Intelligence con un par de clics. Puede configurar un conector de base de datos más tarde para la supervisión en tiempo real. En SAP Signavio Process Intelligence, puede asignar los datos a los elementos y propiedades de su proceso tal cual.

Ahora comienza la verdadera acción. SAP Signavio Process Intelligence visualiza sus datos de proceso, proporcionándole métricas básicas para sus KPI. Por ejemplo, puede identificar que el tiempo dedicado a los envíos es significativamente mayor en uno de sus centros de producción. En una vista diferente, el sistema agrega los datos de proceso para casos con un comportamiento similar, también conocido como "traces", y le proporciona sus KPI por trace, así como diagramas de proceso para todos los traces.

En el resumen de trace, puede identificar fácilmente los traces con KPI atípicos. Los KPI deficientes le señalan rastros de bajo rendimiento que indican ineficiencias, cuellos de botella o infracciones de cumplimiento. Seleccione un trace y SAP Signavio Process Intelligence le mostrará una comparación visual detallada con el proceso "tal cual". Esto le permite identificar el comportamiento no conforme y los parámetros de nivel de actividad que necesitan mejora.

Los resultados de su iniciativa de minería de procesos apuntan a los problemas a nivel de actividad que debe mejorar. Esto le permite crear inmediatamente un plan de acción a partir de su informe de resultados. A continuación, puede comunicar el plan de acción e implementar el proceso optimizado lo antes posible.

No debe detenerse después de un proyecto de minería de procesos único. Para garantizar que sus operaciones se ejecuten sin problemas, le recomendamos que supervise continuamente sus datos de proceso. Como se menciona en el paso 1, puede configurar un conector de base de datos para una integración en tiempo real de SAP Signavio Process Intelligence con sus datos de proceso.

Una vez que haya solucionado las causas críticas de los cuellos de botella, los costes innecesarios y los riesgos, puede pasar a tomar medidas y derivar mejoras.

A diferencia de las analíticas de procesos de negocio tradicionales que dependen de grupos de consultores que recopilan y procesan datos manualmente, la minería de procesos está impulsada por TI y automatiza todo menos las decisiones de alto nivel. Esto reduce los costes, minimiza los errores y las interrupciones, al tiempo que fomenta un análisis continuo y profundo de su infraestructura de procesos. El análisis continuo lo ayuda a reaccionar rápidamente ante el próximo desafío de negocio.

SAP Signavio Process Intelligence le da sus primeros resultados de inteligencia de procesos en un plazo de una semana. Y lo que es más importante, SAP Signavio Process Intelligence le permite mantenerse al tanto de su entorno de procesos en todo momento, lo que le ayuda a mantenerse competitivo en un entorno empresarial en constante cambio. Para ser eficiente, es importante gestionar los roles de usuario de PI.

SAP Signavio Process Intelligence es el guardián en tiempo real de su éxito operativo. Process Intelligence brinda minería de procesos de próxima generación a escala, brindando información estratégica poderosa basada en hechos sobre riesgos potenciales y oportunidades de mejora continuas para crear decisiones de negocio más inteligentes.

SAP Signavio Process Intelligence, con Live Insights, libera la minería de procesos de próxima generación y la transformación del negocio a escala brindando mejoras para impulsar la automatización en todas las empresas. La poderosa combinación de descubrimiento de procesos, análisis de procesos y verificación de cumplimiento respalda un enfoque colaborativo para la mejora de procesos dándole información estratégica que cambia las reglas del juego sobre su negocio. Descubra la verdad sobre sus procesos y tome mejores decisiones basadas en datos.

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