Fundamentos da mineração de processos

Mineração de processos? Data mining? Business Intelligence? Existem muitos termos analíticos e pode ser desafiador entendê-los todos. Este curso ajudará você a entender os termos associados à mineração de processos e como ele pode ser usado para melhorar os processos de negócios. 

Antes de nos aprofundarmos no mundo das funções analíticas de processos, vamos primeiro entender: 

• O que é mineração de processos?
• Quais são os principais termos na mineração de processos?
• Quais são os benefícios da mineração de processos?
• Por que as empresas usam funções analíticas de Process Mining?

A mineração de processos combina diferentes campos analíticos para analisar processos operacionais com base em seus dados reais "tal como estão", que estão disponíveis como arquivos de log em sistemas ERP. Ele é derivado do campo de data mining, pois usa tecnologia semelhante aos processos de mineração para melhorias.

O objetivo da mineração de processos é transformar dados em insights acionáveis, revelando o estado atual dos processos e criando oportunidades de melhoria.

Em comparação com o data mining, a mineração de processos se concentra em processos empresariais e seus dados transacionais em sistemas ERP. A ideia da mineração de processos é descobrir, monitorar e melhorar os processos empresariais.

Em todos os processos e operações, cada detalhe é registrado. Esses detalhes deixam para trás um rastro chamado pegadas digitais e podem ser encontrados em diferentes sistemas em uma organização. A mineração de processos captura essas pegadas de carbono e permite que você as visualize em uma visão de viagem passo a passo.

A maioria das tarefas baseadas no sistema são registradas em arquivos de log, os chamados logs de eventos.

A mineração de processos utiliza logs de eventos e dados relacionados ao processo para "minerar" processos e compreendê-los melhor. A compreensão completa dos processos inclui:

• Identificação de tendências, padrões e desvios de processos
• Visualização detalhada dos processos reais
• Descobrindo novas maneiras de aumentar a eficiência dos processos

Todas as etapas executadas são reveladas e podem ser analisadas quanto a conformidade e ineficiências (como retrabalho ou tarefas redundantes). A mineração de processos usa técnicas de Business Intelligence para visualizar essas informações e, portanto, fornecer insights valiosos.

Com base nos resultados, as respectivas melhorias de processo podem ser definidas. Por exemplo:

• Implementar etapas de aprovação para garantir conformidade
• Remoção de tarefas redundantes para reduzir o tempo do ciclo
• Alterar fluxos do processo para uma execução eficiente

Quando falamos em mineração de processos, é importante esclarecer os termos comuns. Vamos usar um exemplo para explicar os termos-chave. Imagine que você trabalha em uma empresa que vende camisetas com impressões personalizadas aos clientes (os clientes também podem comprar com a impressão existente). Os termos a seguir são comumente usados.

Modelo de Processo: A maioria das empresas já tem modelos de processos existentes, que descrevem visualmente a sequência de tarefas e responsabilidades (processo futuro). O modelo de processos abaixo visualiza todas as tarefas necessárias a serem executadas para concluir o processo.

Casos de processo: um caso define uma execução única do processo (completa ou incompleta). Os pontos azuis representam as diferentes tarefas de departamento. O ponto vermelho representa as tarefas que foram executadas no processo. 

Variantes de processo: uma variante é um conjunto de casos com o mesmo fluxo do processo (mesmas opções, atividades, eventos). Somente pequenas diferenças (decisão final diferente) levarão a uma nova variante. O exemplo abaixo exibe 3 variantes de processo diferentes (com base em 4 casos).

Eventos: na mineração de processos, os eventos definem cada ação dentro de um sistema e essas ações têm um registro da hora específico. Supondo que o processo seja totalmente executado, cada tarefa individual é considerada um evento, uma vez que recebemos um registro da hora gerado pelo sistema em cada tarefa. Por exemplo, quando a camisa é enviada para impressão, isso é considerado um evento e tem um registro da hora associado a essa tarefa específica.

Atributos: além das tarefas e registros da hora específicos, há outras informações relacionadas ao processo chamado Atributos. Os atributos de tarefa fornecem detalhes adicionais sobre as tarefas executadas para determinados casos, como centro de custo, tipo de execução (usuário ou sistema) e custos. Os atributos de caso fornecem detalhes adicionais sobre casos, como tipo de ordem, método de pagamento e escolha da velocidade de envio. Veja o exemplo abaixo para atributos de caso.

Processos empresariais grandes geralmente contêm milhões de casos, que são distribuídos em centenas de variantes diferentes. O núcleo da mineração de processos é identificar o estado real como está dos processos e revelar as variantes ineficientes para melhorar os processos.

Nosso mundo acelerado de mudanças tornou a mineração de processos irresistível para as empresas famintas por melhorias.

Até agora, aprendemos que a mineração de processos captura pegadas digitais de tarefas baseadas no sistema para fornecer insights sobre o processo operacional real. Parece ótimo! Mas o que exatamente são esses insights? 

A mineração de processos tem três recursos importantes:

• Descoberta de processos
• Conformidade do processo
• Desempenho do processo

O Process Discovery visualiza o modo como as tarefas executadas são executadas e rastreia novamente o fluxo do processo.

Isso ajuda as empresas a:

• Identificar o processo "como está" real em um sistema
• Identificar desvios, exceções ou anomalias do processo
• Identificar o caminho crítico (a sequência mais longa de tarefas do início ao fim) e o número total de execuções
• Obtenha um ponto de partida para se aprofundar nos processos

A conformidade do processo se concentra no mapeamento de dados "no estado em que se encontram" para um processo "futuro" predefinido existente, por exemplo, um modelo de processo BPMN.

Isso ajuda as empresas a:

• Identificar o total de casos não conformes
• Identificar o curso raiz de cada caso
• Desenvolver medidas para garantir a conformidade

Desempenho do processo consiste em medir o processo e definir indicadores de desempenho exibidos em um painel.

Isso ajuda as empresas a:

• Criar e avaliar medidas para melhorias
• Desempenho de benchmark (por exemplo, de diferentes regiões)
• Monitorar o processo de desempenho geral em tempo real para reagir mais rapidamente em caso de alterações

Existem várias razões pelas quais as empresas investigam e melhoram seus processos operacionais, mas a principal é uma razão comum que impacta quase todos os negócios.

A transformação digital é um dos termos mais utilizados no mundo atual e será um desafio para muitas empresas nos próximos anos. Isso significa que muitas empresas precisam adaptar seus processos de modo que novas tecnologias possam ser implementadas para atender às expectativas dos clientes e conquistar novos clientes. Processos analógicos anteriores precisam ser transformados em processos digitais.

Transformação digital significa a mudança no processo de uma empresa para se adaptar às rápidas mudanças no mercado global e às expectativas dos clientes usando tecnologias digitais e implementando uma infraestrutura digital. Ele combina as mais recentes ferramentas e processos inovadores com a expertise da empresa para atender às expectativas dos clientes e garantir uma posição competitiva para o negócio.

A transformação digital combina as mais recentes ferramentas e processos inovadores com a expertise da empresa para atender às expectativas dos clientes e garantir uma posição competitiva para o negócio.

• Big Data e funções analíticas de processos em tempo real

  O data mining ajuda a identificar tendências, padrões e comportamento do cliente em um grande conjunto de dados. Combinado com a mineração de processos, isso permite um fluxo contínuo de processos operacionais e dados de produção para análises em tempo real.

• Tecnologia em nuvem

  As tecnologias de nuvem permitem recursos remotos, armazenamento e processamento de dados sob demanda e a redução de custos de hardware e infraestrutura. As ferramentas de mineração de processos baseadas em nuvem fornecem poderosos conectores para muitos sistemas e analisam milhões de casos em segundos para fornecer insights de processos.

• Inteligência Artificial (IA) e Machine Learning (ML)

  A IA oferece às empresas uma base completamente nova para a tomada de decisões, permitindo que elas tomem decisões mais informadas. Devido ao seu rápido desenvolvimento, já está implementado em muitas indústrias, incluindo TI, serviços financeiros, fabricação de automóveis e saúde. A IA na mineração de processos é baseada em dados reais "no estado em que se encontram" e pode prever o processo para casos, por exemplo, entrada de ordens.

Como você já sabe, o foco central da mineração de processos é revelar o estado invisível como está de um processo. Como as empresas podem aproveitar isso?

O sucesso dos negócios de uma empresa depende de seu próprio entendimento do processo. A disponibilidade de dados de um processo é um pré-requisito para uma análise de dados com ferramentas de mineração de processos. No entanto, uma vez que os dados tenham sido carregados para a ferramenta de mineração, todas as etapas executadas são visíveis, o que agora também revela ineficiências e permite que a empresa desenvolva etapas para melhoria.

• Padronização de processos

  A mineração de processos identifica variantes, anomalias e casos não conformes. Além disso, mudanças manuais e repetições de tarefas (loops) se tornam transparentes, o que ajuda as empresas a se concentrarem na causa raiz e a padronizar melhor o processo.

• Custos reduzidos

  Assim que soubermos como o processo é executado, os programadores podem criar bots RPA para automatizar processos. O estado "como está" transparente de um processo também revela quais etapas estão desatualizadas devido a mudanças e agora podem ser eliminadas a fim de evitar custos desnecessários.

• Tempo de reação mais rápido

  Devido ao monitoramento em tempo real constante por meio de dashboards para KPI de processo, as empresas podem rapidamente perceber se ocorre um problema e tomar as medidas necessárias para resolver isso.

• Gargalos resolvidos

  O tempo gasto analisando cada etapa se torna menos consumido e revela as etapas que são demoradas e retardam o processo geral. Depois que isso é identificado, a empresa pode simplificar essas etapas, alocar mais recursos a elas ou automatizá-las.

• Conformidade garantida

  Depois que as etapas e variantes reais são reveladas, elas podem ser facilmente comparadas com um processo "futuro" existente (por exemplo, um modelo de processo subjacente) para mostrar tarefas não conformes (por exemplo, falta de aprovações) ou fluxos descobertos durante o processo. Isso ajuda as empresas a identificar e implementar medidas para garantir a conformidade do processo.

Os processos só podem ser minerados se forem totalmente executados em um ou vários sistemas. Existem processos comuns que são adequados para processos e, muitas vezes, revelam achados que merecem ser analisados mais profundamente.