Process Mining na prática

Você já se perguntou quais histórias estão ocultas em seus dados? Bem, nesta lição, estamos prestes a descobrir. Antes de entrarmos, é importante determinar quais processos queremos analisar e por quê.

Iniciar um projeto de mineração de processos é útil para qualquer organização que queira ter controle rígido sobre seus processos e habilidades para identificar rapidamente oportunidades de melhoria. Ainda assim, você provavelmente não lançará uma iniciativa de mineração de processos sem um motivo específico para a ação. Vejamos alguns pontos de partida comuns.

Alguns de seus processos são claramente ineficientes e não estão sendo executados de acordo com a documentação no estado em que se encontram (por exemplo, um conjunto de planos de produção usa as mesmas instalações, mas sua saída varia significativamente).

Objetivo com mineração de processos: analisar, impactar e desenvolver etapas de melhoria.

Você está constantemente sob pressão para consertar casos que saem dos trilhos e causam enormes danos financeiros. Por exemplo, em uma organização financeira, os auditores levantam preocupações devido ao deslizamento de transações excessivamente arriscadas pelos controles da gestão de riscos.

Meta com mineração de processos: identificar riscos potenciais antes que ocorram e garantir a conformidade.

Você precisa de dados sobre como seus processos são executados para relatórios, mas não tem dados agregados (KPIs) esclarecedores disponíveis. Por exemplo, o gerente de um departamento de serviços quer saber o desempenho da unidade em comparação com as referências do setor, mas tem dificuldades para identificar os KPIs do departamento.

Objetivo com mineração de processos: identificar ineficiências e usar KPIs para ter um benchmark.

A maioria das empresas inicia projetos de mineração de processos para entender melhor seus processos e desenvolver soluções para melhorias. Para isso, as empresas precisam de dados do processo ou de um software de especificação de processo e mineração de processos no estado em que se encontram para obter esses insights.

Etapa 1: Identifique seus dados Na economia digital atual, os dados sempre existem, estejam eles em um mecanismo de fluxo de trabalho, um sistema ERP ou espalhados por um conjunto de aplicativos empresariais especializados.

Etapa 2: Documente seus processos "como estão" Se você ainda não pensou em como seus processos devem ser executados, agora é a hora de começar a documentar os processos de negócios. Recomendamos estabelecer um grau básico de conscientização do processo em sua organização - isso sozinho pode ajudar a resolver os problemas mais óbvios. Dê os primeiros passos com o SAP Signavio Process Manager e dê o próximo passo com o Signavio Process Intelligence depois de documentar seus processos "como estão".

Depois de documentar seus processos centrais e procurar garantir a eficiência e a otimização do processo, use o SAP Signavio Process Intelligence para obter insights de processos e áreas para melhoria.

Os dados do processo estão ocultos nos sistemas e cabe a nós que contem uma história. Os dados precisam ser extraídos e transformados primeiro para que possam fornecer esses insights valiosos. Isso requer as pessoas certas e um curso de ação claro para garantir o sucesso de um projeto de mineração de processos. Selecione os sinais de mais abaixo para saber mais sobre como seus dados podem ser transformados em insights do Process Intelligence.

Restringir o domínio de inteligência e identificar o desafio empresarial (por exemplo, equipamentos de produção de baixo desempenho) é apenas o primeiro passo para uma iniciativa de mineração de processos. Normalmente, você precisa envolver vários departamentos para que ele seja bem-sucedido. Os especialistas recomendam primeiro restringir a causa possível do problema, definindo os processos e os dados envolvidos. Isso ajudará você a identificar o que é necessário para iniciar seu projeto de mineração de processos.

Cada organização é composta por processos. Em um mundo ideal, todos esses processos funcionam sem problemas, interagem ordenadamente e trabalham juntos para alcançar um objetivo geral.

Infelizmente, não vivemos num mundo ideal! Muitas vezes, você é deixado em seus próprios dispositivos para descobrir a pergunta de negócios de "como posso avaliar a enorme quantidade de dados que alimenta e é gerada por meus processos?"É difícil gerenciar isso sozinho.

Vejamos todas as funções-chave envolvidas na organização de recursos, aprovação do escopo, análise do processo e geração dos dados de investigação do processo.

O Process Modeler geralmente tem uma noção geral de como o processo é executado a partir da conversa que teve com os especialistas em processo. A mineração de processos então complementa essa conversa introduzindo uma camada adicional de fatos, em vez de intuição, que divide a análise e a melhoria do processo.

O responsável pelo processo é responsável por organizar os recursos de análise do processo para melhorar os processos.

O Analista de Processo interpreta os dados e sabe onde se aprofundar, investigar resultados inesperados e monitorar o sucesso de qualquer ação tomada. Em algumas organizações, o Process Modeler ou Proprietário atua como um Analista de Processo.

Especialistas em dados de TI extraem dados de processos. Eles transformam esses dados para fornecer insights valiosos.

Diferentes cargos têm diferentes funções no Process Intelligence. É importante entender a função de todos para que possamos gerenciar melhor as metas do projeto.

A imagem abaixo mostra três funções diferentes e as tarefas específicas que elas gerenciam. Olhe para o lado inferior direito da imagem para ver as diferentes funções envolvidas.

Na próxima seção, você aprenderá sobre as 4 etapas para transformar seus dados em uma história.

Para modelar de forma colaborativa modelos de processos BPMN 2.0 de alta qualidade, você pode usar o Editor no SAP Signavio Process Manager. Assim que um modelo de processos tiver sido criado, ele pode ser vinculado no SAP Signavio Process Intelligence para mapear os dados do processo para a tarefa no modelo. Para a parte de dados do seu processo, você só precisa de uma lista de atividades com as seguintes propriedades por atividade:

• Número de ID de caso único (por exemplo, número da ordem ou da fatura)
• Registro da hora
• Nome da atividade (por exemplo, "Enviar fatura"). Todas as outras características de atividade, como a função ou o sistema de TI que executa uma atividade, são opcionais. No entanto, para alguns cenários de inteligência de processos, eles ainda podem ser muito importantes.

Para seu primeiro projeto, você pode transformar os dados em tabelas CSV simples e carregá-los para o SAP Signavio Process Intelligence com alguns cliques do mouse. Você pode configurar um conector de banco de dados posteriormente para monitoramento em tempo real. No SAP Signavio Process Intelligence, você pode mapear os dados para os elementos e propriedades de seu processo como estão".

Agora começa a ação real. O SAP Signavio Process Intelligence visualiza seus dados de processo, fornecendo métricas básicas para seus KPIs. Por exemplo, você pode identificar que o tempo gasto aguardando em remessas é significativamente maior em um de seus centros de produção. Em uma visão diferente, o sistema agrega os dados do processo para casos com comportamento semelhante, também conhecido como "rastreamentos", e fornece seus KPIs por rastreamento, bem como diagramas de processo para todos os rastreamentos.

Na síntese de rastreamento, você pode identificar facilmente rastreamentos com KPIs de anomalia. KPIs fracos apontam para rastreamentos com baixo desempenho que indicam ineficiências, gargalos ou violações de conformidade. Escolha um rastreamento, e o SAP Signavio Process Intelligence mostrará uma comparação visual detalhada com o processo "como está". Isso permite que você identifique parâmetros de comportamento não conforme e de nível de atividade que precisam de melhoria.

Os resultados de sua iniciativa de mineração de processos apontam para os problemas no nível de atividade que você precisa melhorar. Isso permite que você crie imediatamente um plano de ação a partir de seu relatório de resultados. Em seguida, você pode comunicar o plano de ações e implementar o processo otimizado o mais rápido possível.

Você não deve parar depois de um projeto de mineração de processos único. Para garantir que suas operações sejam executadas sem problemas, recomendamos que você monitore continuamente seus dados do processo. Como mencionado na etapa 1, você pode configurar um conector de banco de dados para uma integração em tempo real do SAP Signavio Process Intelligence com seus dados do processo.

Depois de corrigir as causas críticas de gargalos, custos e riscos desnecessários, você pode adotar medidas e obter melhorias.

Ao contrário da análise tradicional de processos de negócios que dependem de grupos de consultores que reúnem e processam dados de forma manual, a Process Mining é orientada por TI e automatiza tudo, exceto decisões de alto nível. Isso reduz custos, minimiza erros e interrupções, enquanto promove uma análise contínua e profunda de sua estrutura de processos. A análise contínua ajuda você a reagir rapidamente ao próximo desafio empresarial.

O SAP Signavio Process Intelligence oferece seus primeiros resultados de inteligência de processos em uma semana. Mais importante ainda, o SAP Signavio Process Intelligence permite que você mantenha o ritmo da estrutura de processos o tempo todo, ajudando você a se manter competitivo em um ambiente de negócios em constante mudança. Para ser eficiente, é importante gerenciar funções de usuário PI.

O SAP Signavio Process Intelligence é o guardião em tempo real do seu sucesso operacional. O Process Intelligence oferece mineração de processos de última geração em larga escala, fornecendo poderosos insights baseados em fatos sobre riscos potenciais e oportunidades de melhoria contínuas para criar decisões de negócios mais inteligentes.

O SAP Signavio Process Intelligence, com Live Insights, revela a mineração de processos de última geração e a transformação de negócios em larga escala, fornecendo melhorias para impulsionar a automação em todas as empresas. A poderosa combinação de descoberta de processos, análise de processos e verificação de conformidade oferece suporte a uma abordagem colaborativa para melhoria de processos, fornecendo insights inovadores sobre seus negócios. Desvende a verdade sobre seus processos e tome melhores decisões baseadas em dados.

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