Explication de l'architecture des processus et du cycle de vie

Les modèles de processus sont créés pour être affichés et exécutés par d'autres personnes. Par conséquent, chaque processus suit un cycle de vie itératif, qui commence généralement par la documentation.

Commence par capturer les informations de processus fondamentales.

• Organiser des ateliers avec les participants au processus
• Création d'enquêtes liées aux processus
• Réaliser des entretiens de processus

Le résultat de cette phase doit être un modèle de processus (nouveau ou affiné), qui peut être utilisé comme base commune pour l'exécution des processus, que ce soit par les systèmes ou manuellement.

Le terme « exécution de processus » désigne des personnes et/ou des applications utilisant le modèle de processus pour exécuter les tâches de gestion documentées. De manière plus automatisée, les moteurs de workflow exécutent, contrôlent et gouvernent les tâches. Ces tâches dans un modèle de processus peuvent être réellement affectées aux utilisateurs, qui sont également informés des tâches en cours afin de les terminer à temps.

L'analyse des processus est axée sur la définition des KPls de processus afin de découvrir les points faibles, les goulots d'étranglement et/ou les problèmes de conformité.

Exemples de KPI pour un processus de vente :

• Nombre de nouveaux contrats de vente
• Valeur des nouveaux contrats signés par période

Les chaînes de valeur de haut niveau sont assez courantes aujourd'hui comme point de départ pour les entreprises.

Ils aident à structurer, organiser et contrôler les processus de gestion de l'ensemble de l'entreprise et permettent d'effectuer une analyse descendante dans des domaines de gestion distincts pour déterminer les processus finaux.

Les modèles de chaîne de valeur représentent l'architecture de processus d'une organisation depuis le point le plus élevé. Une cartographie des processus de niveau 1 visualise normalement les groupes de processus des processus de gestion, de base et de support, qui sont alignés sur les objectifs et la stratégie globaux de l'entreprise. Il peut s'agir, par exemple, de la synthèse générale des domaines d'activité d'une entreprise.

Un domaine de processus particulier se concentre sur une partie fonctionnelle de l'organisation, par exemple : Ressources humaines, Finance ou Service des ventes et fournit un aperçu des processus de gestion correspondants. Il est constitué d'un regroupement logique de domaines de processus associés d'une unité commerciale donnée.

Le troisième niveau de l'architecture des processus se distingue par les processus de bout en bout existants et conceptuels d'un domaine de processus dédié. Le BPMN est utilisé pour la représentation graphique de tous les processus métier. Il contient les tâches, les branches et les décisions pour terminer le processus.

D'autres niveaux de détails et des informations sur les processus externalisés peuvent être couverts par des sous-processus sous la forme de modèles BPMN qui sont liés à un seul ou même plusieurs processus principaux au niveau supérieur de la hiérarchie des processus.

Le nombre réel de niveaux dépend de la complexité des domaines d'activité. Il est parfois utile de créer un niveau supplémentaire si un autre regroupement de processus liés est requis.  Certaines sociétés créent également des couches intermédiaires qui représentent des variantes de processus de différents sites ou entités d'une entreprise. Un nombre recommandé (et également souvent trouvé) de niveaux dans une chaîne de création de valeur se situe entre 3 et 5.

Les chaînes de valeur de haut niveau peuvent afficher les services liés à l'entreprise dans différents domaines. Voici un exemple de ce à quoi pourrait ressembler une telle chaîne de valeur.

Un point d'accès aux processus et aux domaines de gestion peut également être fourni par une carte de navigation spécifique comprenant des icônes cliquables. Un tel point d'entrée peut être aligné sur les cycles de vie des produits, les parcours entreprise/client ou tout autre parcours spécifique à l'entreprise.

Des parcours dédiés permettent de relier les processus de gestion concernés, du point de vue du client. Derrière chaque étape, le processus de gestion correspondant peut être lié.

En regardant les niveaux de processus, les modèles ne peuvent jamais montrer toute la complexité de la réalité et ce n'est pas non plus prévu. Dans un contexte commercial, l'objectif d'un modèle de processus est de fournir une compréhension du processus à tous les utilisateurs fonctionnels et idéalement de leur permettre d'exécuter les tâches de gestion associées.

Les modèles de processus fournissent des informations sur les tâches de gestion, les responsabilités et les points d'interaction. Tous les employés internes doivent avoir une compréhension commune du processus actuel simplement en regardant le modèle et en suivant le flux de processus. Cela est d’autant plus important pour les employés qui sont nouveaux dans l’organisation pour les cas d’intégration.

Cependant, un modèle de processus créé est au cœur de chaque initiative, que ce soit pour l'amélioration de l'entreprise ou pour une implémentation informatique.

• Modélisation des processus en l'état
• Créer de la transparence
• Partage des connaissances sur les processus

• Modélisation des processus futurs
• Simulation de processus
• Évaluation des alternatives

• Diagnostic du problème
• Étude des causes
• Estimation potentielle

• Gestion des modifications
• Projets informatiques classiques
• Automatisation des processus

Chaque parcours de processus commence par la documentation. Plus précisément, elle commence par la modélisation de la situation EN L’ÉTAT afin d’obtenir une première vue d’ensemble visuelle du processus. Peu importe à quel point un processus est bon ou mauvais à ce stade - le seul objectif est de rendre le processus "visible" afin d'utiliser cette version visuelle comme base de discussion / améliorations. Le diagramme BPMN capturé fournit principalement des informations sur les étapes de processus individuelles et le flux séquentiel des activités. En outre, il permet de comprendre les déclencheurs et les résultats du processus, et même certains points de décision.

La première activité consiste à capturer le 'cadre' du processus, qui comprend :

• Nom : le nom du processus reflète-t-il l'objectif et le contenu ?
• Objectif : La description du processus inclut-elle suffisamment d'informations pour fournir une compréhension générale de l'objet du processus ?
• Objectif : L'objectif décrit du processus est-il correctement reflété dans une phrase ?
• Responsable du processus : qui est responsable du processus global et qui est intéressé par sa bonne exécution ? Qui définit le KPI et qui est intéressé par ses performances et ses améliorations ?
• Informations supplémentaires sur le processus : existe-t-il d'autres informations supplémentaires au niveau du processus ?

La deuxième activité consiste à ajouter des informations supplémentaires, axées sur l'exécution des processus :

• Responsabilités : quels rôles sont impliqués dans l'exécution des tâches ?
• Tâches et descriptions : quelles tâches sont requises ? Quelles informations sont requises et doivent être fournies dans une description de tâche dédiée ?
• Systèmes : quels outils ou applications sont utilisés pour exécuter les tâches ?
• Données : quelles données ou documents sont consommés ou créés ?
• Risques et contrôles : existe-t-il des risques dans certaines tâches ? Les risques sont-ils couverts par les contrôles correspondants ?
• Indicateurs de performance clés (KPI) : quels KPI sont adaptés au processus de mesure des performances ?