Vergleich der Beschaffungsprozesse für Lager- und Verbrauchsmaterial

Ein Lagermaterial ist ein Material, das im Bestand geführt wird. Solche Materialien werden nach dem Wareneingang eingelagert. Geht ein solches Material ein oder wird es aus dem Lager entnommen, wird der vorrätige Bestand um die ein- oder ausgehende Menge erhöht oder reduziert.

Um Lagermaterial bestellen zu können, muss ein Materialstammsatz vorhanden sein.

Wenn Sie ein Material für das Lager bestellen, benötigt das System keine manuelle Kontierung. Für jede Warenbewegung (z.B. Wareneingang oder Warenausgang) werden automatisch die erforderlichen Buchungen auf die entsprechenden Bestands- und Verbrauchskonten vorgenommen. Der Wert und die Menge des gelagerten Materials werden im Materialstammsatz fortgeschrieben.

In der Beschaffung für den Verbrauch geben Sie den Verbrauchszweck in der Bestellung an, indem Sie Kontierungsdaten (Verbrauchskonto, Kontierungsobjekt) manuell eingeben. Beim Wareneingang und/oder beim Rechnungseingang wird das in der Bestellung angegebene Verbrauchskonto mit dem Beschaffungswert belastet. Zusätzlich werden die Daten für das Kontierungsobjekt fortgeschrieben.

Dies hat keine Auswirkungen auf den Gesamtwert und hat in der Regel keine Auswirkungen auf die Gesamtmenge des Bestands.

Wenn Material direkt für den Verbrauch beschafft wird, ist ein Materialstammsatz nicht obligatorisch. Mögliche Optionen für Verbrauchsmaterial sind:

• Verbrauchsmaterial ohne Materialstammsatz

• Verbrauchsmaterial mit Materialstammsatz, für das keine, d.h. weder mengen- noch wertmäßige, Bestandsführung stattfindet

• Verbrauchsmaterial mit Materialstammsatz, bei dem eine mengenmäßige, aber keine wertmäßige Bestandsführung stattfindet

Bei der Beschaffung von Verbrauchsmaterial ohne Materialstammsatz müssen Sie im Einkaufsbeleg manuell eine Kurzbeschreibung, eine Warengruppe und eine Bestellmengeneinheit erfassen, da diese Daten nicht aus einem Stammsatz übernommen werden können. Dies ist anders als bei einem Material mit Stammsatz.

Für Materialien mit Stammsatz wird über die Materialart gesteuert, ob für das Material eine wert- oder mengenmäßige Bestandsführung erfolgt. Folgende Materialarten sind für Verbrauchsmaterialien standardmäßig vorhanden:

• Nichtlagermaterial (Materialart NLAG): Für diese Materialien ist weder mengen- noch wertmäßig eine Bestandsführung möglich. Für häufig benötigte Verbrauchsmaterialien können so die Informationen hinterlegt werden, die beim Anlegen von Einkaufsbelegen erforderlich sind (z.B. Texte und Mengeneinheiten).

• Unbewertetes Material (Materialart UNBW): Diese Art von Material wird mengenmäßig, aber nicht wertmäßig bestandsgeführt. Sinnvoll ist dies bei geringwertigen Materialien, deren Bestände dennoch überwacht werden sollen.

Natürlich können Sie Lagermaterial nicht nur für das Lager, sondern auch für den direkten Verbrauch beschaffen. Beispielsweise können Sie Handelsware speziell für einen Kunden(-auftrag) einkaufen.

Wenn Sie eine Kontierung auf Kostenstelle vornehmen, müssen Sie die Sachkontennummer des Verbrauchskontos und die Kostenstelle eingeben, für die das Material beschafft werden soll. Diese Daten geben Sie im Kontierungsdatenbild ein. Über das Customizing kann eingestellt werden, dass die Nummer des zu belastenden Sachkontos automatisch vorgeschlagen wird.

Wenn Sie den Kontierungstyp A verwenden, müssen Sie auf dem Kontierungsdatenbild die Anlagennummer eingeben. Das zu belastende Sachkonto wird vom System automatisch aus der Anlagennummer ermittelt. Es kann nicht manuell eingegeben werden.

Bei Bedarf können Sie auch mehrere Kontierungen in einer Position hinterlegen. Wenn Sie eine Mehrfachkontierung vornehmen, müssen Sie zusätzlich angeben, wie die Bestellmenge auf die einzelnen Kontierungsobjekte verteilt werden soll. Folgende Optionen können Sie hierbei auswählen:

• Mengenmäßige Verteilung

• Prozentuale Verteilung

• Wertmäßige Verteilung

Außerdem müssen Sie in der Position festlegen, wie die Kosten verteilt werden sollen, wenn erst ein Teil der bestellten Menge geliefert und in Rechnung gestellt wird.

• Der Teilrechnungsbetrag kann proportional, d.h. dem Aufteilungsverhältnis gemäß, auf die Kontierungspositionen einer Bestellposition aufgeteilt werden.

• Der Teilrechnungsbetrag kann auffüllend, d.h. nacheinander auf die einzelnen Kontierungspositionen einer Bestellposition aufgeteilt werden. Das bedeutet, dass zuerst Kontierungsposition 1 abgeschlossen wird, dann Kontierungsposition 2 usw. Dies geschieht so lange, bis der Rechnungswert erreicht ist.

Wenn im Customizing für den Kontierungstyp ein Teilrechnungskennzeichen angegeben wird, kann das Teilrechnungskennzeichen auch automatisch aus dem Kontierungstyp abgeleitet werden.