Beschaffungsprozesse beschreiben

Im Einzelnen umfasst der typische Beschaffungsprozess folgende Phasen:

• Bedarfsermittlung:

  Mitarbeiter einer Abteilung können manuell eine Bestellanforderung anlegen, um den Einkauf über den Materialbedarf zu informieren. Wenn Sie für ein Material im Materialstammsatz ein Dispositionsverfahren eingestellt haben, ist es möglich, die Bestellanforderung automatisch vom SAP-System erzeugen zu lassen.

• Ermittlung der Bezugsquelle/Lieferantenauswahl:

  Die Einkäufer werden durch das System bei der Ermittlung möglicher Bezugsquellen unterstützt. Sie können auf Bestellungen, Rahmenverträge und Einkaufsinfosätze zurückgreifen, die bereits im System vorhanden sind. Zusätzlich haben Sie auch die Möglichkeit, Anfragen anzulegen.

  Um den Lieferanten mit den günstigsten Preisen zu ermitteln, können Sie die Preise verschiedener Bezugsquellen oder Anfragen vergleichen.

• Bestellungsbearbeitung:

  Ebenso wie Bestellanforderungen können Sie Bestellungen manuell anlegen oder sie durch das System automatisch erstellen lassen. Wenn Sie Bestellungen anlegen, können Sie Daten aus anderen Belegen (z.B. aus Bestellanforderungen oder Angeboten) übernehmen und somit den Erfassungsaufwand reduzieren.

• Bestellüberwachung:

  Sie können den Bearbeitungsstatus der Bestellungen im System überwachen. So können Sie z.B. ermitteln, ob für eine Bestellposition bereits eine Lieferung oder eine Rechnung eingegangen ist. Außerdem können Sie ausstehende Lieferungen beim Lieferanten anmahnen.

• Wareneingang:

  Erfassen Sie eingehende Lieferungen im System, indem Sie Bezug auf die zugehörige Bestellung nehmen, um den Erfassungsaufwand zu reduzieren. Durch den Bezug auf die zugehörige Bestellung können Sie außerdem prüfen, ob die gelieferten Waren und Mengen mit der Bestellung übereinstimmen. Das System schreibt den Wareneingang in der Bestellentwicklung fort.

• Rechnungsprüfung:

  Erfassen Sie Rechnungen im System, indem Sie auf die vorherige Bestellung oder Lieferung Bezug nehmen, um die Berechnungen und die Richtigkeit der Rechnung zu überprüfen. Die Verfügbarkeit der Bestell- und Wareneingangsdaten ermöglicht, dass Sie auf Mengen- und Preisunterschiede hingewiesen werden.

• Zahlungsabwicklung:

  Führen Sie das Zahlungsprogramm aus, um Lieferantenverbindlichkeiten zu bezahlen. Für die regelmäßige Ausführung dieses Programms ist die Buchhaltungsabteilung zuständig.

Neben dem oben beschriebenen „normalen" Beschaffungsprozess sind auch verschiedene Sonderbeschaffungsprozesse möglich, wie z.B.:

• Umlagerung mit Umlagerungsbestellung

• Lohnbearbeitung

• Lieferantenkonsignation

Welchen Beschaffungsprozess Sie für eine Bestellposition verwenden möchten, steuern Sie über ein spezielles Kennzeichen, den sogenannten Positionstypen.

Bei dieser Art der Beschaffung werden Waren innerhalb eines Unternehmens beschafft und geliefert. Das Werk, das die Materialien benötigt, kann bei einem anderen Werk bestellen, von dem die Materialien geliefert werden können. Somit ist an diesem Umlagerungsprozess nicht nur die Bestandsführung, sondern auch der Einkauf im empfangenden Werk beteiligt.

Im Lohnbearbeitungsprozess bestellt Ihr Unternehmen Material oder Produkte bei einem externen Lieferanten. Im Gegensatz zu einem normalen Fremdbeschaffungsprozess stellt Ihr Unternehmen bei der Lohnbearbeitung dem Lieferanten (Lohnbearbeiter) die Komponenten für die Fertigung des Materials teilweise oder vollständig zur Verfügung.

Lieferantenkonsignation bedeutet, dass ein Lieferant Ihnen Material zur Verfügung stellt, das bei Ihnen lagert, jedoch nicht umgehend bezahlt werden muss. Der Lieferant bleibt so lange Eigentümer des Materials, bis Sie etwas aus dem Konsignationslager entnehmen. Wenn Sie Material aus dem Konsignationslager entnehmen, entsteht eine Verbindlichkeit für den Lieferanten. Diese Entnahmen werden in vereinbarten Perioden abgerechnet.

Bevor Sie von einem Lieferanten ein Material per Konsignation beziehen können, müssen Sie mit dem Lieferanten eine Preisvereinbarung für das Material treffen. Im System muss die Preisinformationen in einem Konsignationsinfosatz erfasst werden. Nur dann kann ein Lieferantenkonsignationsbestand für ein Material im System gebucht werden.