Eine Bestellanforderung mit Bezugsquellenfindung anlegen

Sie können eine Orderbuchpflicht für ein Material definieren. Das bedeutet, dass dieses Material nur bei im Orderbuch als gültig eingetragenen Bezugsquellen beschafft werden darf. Das erforderliche Kennzeichen finden Sie in den Einkaufsdaten des Materialstammsatzes.

Die Orderbuchpflicht können Sie im Customizing auch für ein Werk definieren. Das bedeutet allerdings, dass Sie für alle fremdbeschafften Materialien dieses Werkes das Orderbuch pflegen müssen.

• Kopf:

  In diesem Bereich erfassen Sie alle Daten, die für den gesamten Beleg relevant sind. In einer Bestellanforderung bestehen die Kopfdaten nur aus einer internen Kopfnotiz und, im Fall einer Gesamtfreigabe der Bestellanforderung, aus Informationen zum Freigabeverfahren.

  Im Kopf einer Bestellung finden Sie Daten wie den Lieferanten und die Lieferantenanschrift oder die Organisationsebenen.

• Positionsübersicht:

  In dieser Liste erfassen Sie die Positionen mit den wichtigsten Daten, wie Material, Menge, Lieferdatum und Werk.

  Notiz

  Es ist auch möglich, webbasierte Kataloge im Einkauf zu integrieren. Somit können die Positionsdaten auch aus einem Katalog übernommen werden. Wenn Sie einen Katalog anbinden möchten, muss dieser den Standard für offene Katalogschnittstellen (OCI = Open Catalog Interface) erfüllen.

• Positionsdetail:

  Hier geben Sie (falls gewünscht oder erforderlich) zusätzliche Daten zu einer bestimmten Position ein, z.B. zusätzliche Texte oder Kontierungsangaben.

• Belegübersicht:

  In der Belegübersicht können Sie unterschiedliche Belege selektieren, z.B. Bestellanforderungen, Bestellungen und Einkaufskontrakte.

Navigationselemente in Einbildtransaktionen

In der Transaktion „Bestellanforderung" (und auch in der Bestelltransaktion) können Sie alle Bildbereiche einzeln öffnen und schließen.

Wenn Sie eine Einbildtransaktion beenden und dann wieder öffnen, erscheint diese grundsätzlich so, wie sie verlassen wurde. Wenn z.B. die Belegübersicht und der Kopf geschlossen und die Positionsübersicht und die Positionsdetails geöffnet waren, wird genau diese Bildaufteilung angezeigt.

Es ist egal, mit welcher Funktion (Anlegen, Ändern, Anzeigen) Sie in die Bestellanforderung einsteigen. Sie können über Anlegen oder Anzeigen/Ändern zwischen den Funktionen wechseln. Außerdem können Sie über das Symbol Andere Bestellanforderung auch direkt eine anderen Bestellanforderung oder Bestellung aufrufen.

Kontierung

Wenn Sie Materialien oder Dienstleistungen direkt für ein Kontierungsobjekt anfordern möchten, geben Sie in der Positionsübersicht einen Kontierungstyp an. Die weiteren erforderlichen Kontierungsdaten, die Sie im Positionsdetail eingeben können, finden Sie auf der Registerkarte Kontierung.

Wenn auf der Registerkarte Kontierung das Einfachkontierungsbild angezeigt wird, können Sie über (Mehrfachkontierung) zum Mehrfachkontierungsbild wechseln. Wählen Sie auf dem Mehrfachkontierungsbild (Einfachkontierung), um zum Einfachkontierungsbild zu wechseln. Das System merkt sich Ihre letzte Einstellung. Auf dem Mehrfachkontierungsbild können Sie natürlich auch Einfachkontierungen erfassen.

Mit Hilfe der Mehrfachkontierung können Sie z.B. die Kosten für eine Bestellposition auf mehrere Kostenstellen verteilen. In diesem Fall stellen die erfassten Kontierungsdaten einzelne Kontierungspositionen dar. Bei der Mehrfachkontierung für eine Position müssen Sie festlegen, ob der Wert der Position mengen- oder wertmäßig oder prozentual verteilt werden soll.

Wenn Sie die Menge einer Bestellanforderungsposition zu gleichen Teilen aufteilen möchten, müssen Sie nur die Kontierungen erfassen. Das System verteilt die angeforderte Menge automatisch zu gleichen Teilen auf die vorhandenen Kontierungspositionen. Wenn Sie die angeforderte Gesamtmenge in der Positionsübersicht ändern, wird die Menge in den zugehörigen Kontierungspositionen angepasst.

Beispiel für eine automatische Kontierungsverteilung: Sie haben 90 Bürostühle angefordert und diese automatisch auf drei Kostenstellen verteilen lassen. Nun benötigen Sie aber 120 Bürostühle und ändern die angeforderte Menge in der Positionsübersicht. Das System ändert dann automatisch die Verteilung, sodass auf jeder Kostenstelle 40 Bürostühle kontiert werden.

Notiz

Die oben genannten Symbole (Mehrfachkontierung) und (Einfachkontierung) werden auch in der Bestelltransaktion ME21N verwendet. In einer mehrfachkontierten Bestellposition kann das System jedoch die Bestellmenge nicht automatisch zu gleichen Teilen auf die vorhandenen Kontierungspositionen verteilen.

Für häufig angeforderte Materialien können Sie Vorlagen anlegen. Mithilfe einer Vorlage reduzieren Sie den Aufwand für die Datenerfassung beim Anlegen eines neuen Belegs.

Vorlagen können für folgende Belege verwendet werden:

• Bestellanforderung

• Bestellung

Sie können benutzerspezifische Vorlagen oder Standardvorlagen anlegen. Standardvorlagen stehen allen Benutzern zur Verfügung.

Wählen Sie in diesen Transaktionen die Drucktaste Als Vorlage sichern oder Aus Vorlage laden. Es wird ein Dialogfenster angezeigt, in dem Sie Vorlagen sichern, laden oder löschen können. Wenn Sie eine Vorlage sichern, können Sie diese als persönliche oder als Standardvorlage definieren. Wenn Sie eine Vorlage laden, können Sie entscheiden, ob sowohl Kopf- als auch Positionsdaten oder nur die Positionsdaten in den neuen Einkaufsbeleg kopiert werden sollen.

Zum Sichern und Löschen von Standardvorlagen, die allen Benutzern zur Verfügung stehen, benötigen Sie die entsprechenden Berechtigungen (Berechtigungsobjekt „Standardvorlagen anlegen/ändern/löschen" M_TEMPLATE).