Materialstammdaten pflegen

Der Materialstammsatz ist in einem Unternehmen die zentrale Quelle materialspezifischer Daten. Er wird von sämtlichen Logistikbereichen genutzt. Durch die Integration aller Materialdaten in einem einzigen Datenbankobjekt entfällt das Problem der Datenredundanz. Die gesicherten Daten können von allen Bereichen wie Einkauf, Bestandsführung, Disposition, Rechnungsprüfung usw. gemeinsam genutzt werden.

Die im Materialstamm hinterlegten Daten werden z.B. für folgende Vorgänge benötigt:

• Einkaufsdaten für die Bestellabwicklung

• Daten der Bestandsführung für Warenbewegungsbuchungen und Inventurabwicklung

• Buchhaltungsdaten für die Materialbewertung

• Dispositionsdaten für die Materialbedarfsplanung

Verschiedene Abteilungen eines Unternehmens arbeiten mit Materialdaten und jede Abteilung speichert dazu verschiedene materialspezifische Informationen. Daher werden die Daten im Materialstammsatz in einzelne Sichten unterteilt, welche die verschiedenen Abteilungen wiederspiegeln.

Die oben angeführten Organisationsebenen sind die für den Fremdbeschaffungsprozess relevanten Ebenen. Mandant, Werk und Lagerort spielen eine Rolle, wenn Sie Daten für den Einkauf, die Bestandsführung und die Buchhaltung erfassen. Für andere Fachbereiche können weitere Organisationsebenen relevant sein. Beispielsweise werden die Vertriebsdaten in Abhängigkeit von der Verkaufsorganisation und dem Vertriebsweg erfasst. Für Daten der Lagerverwaltung müssen Sie die Lagernummer und den Lagertyp angeben.

Die Strukturierung der Materialdaten nach Fachbereichen und Organisationsebenen zeigt sich auch beim Anlegen von Materialstammsätzen. So durchlaufen Sie bei der Bearbeitung von Materialstammsätzen mehrere Dialogfenster, bevor Sie die Daten hinzufügen, ändern oder anzeigen können.

Auf dem Einstiegsbild werden nacheinander zwei Dialogfenster angezeigt. Im ersten Dialogfenster geben Sie die Sichten an, die Sie bearbeiten möchten. Im zweiten Dialogfenster geben Sie die relevanten Organisationsebenen an. Danach werden Ihnen die Datenbilder angezeigt. Diese Standardbildfolge können Sie mithilfe von Voreinstellungen beeinflussen.

Im Standard-SAP-System stehen verschiedene Materialarten zur Verfügung. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen mehr Materialarten benötigen, können Sie diese im Customizing gemäß Ihren Anforderungen definieren.

Die Branche hat ebenso wie die Materialart eine Steuerungsfunktion. Die beim Anlegen eines Materialstammsatzes zugewiesene Branche kann später nicht mehr geändert werden.

Die Materialbewertung stellt den Bestandswert eines Materials fest bzw. schreibt ihn fort. Bewertungspreis, Bestandsmenge und Bestandswert im Materialstammsatz stehen in folgendem Verhältnis zueinander:

Bestandswert = Bestandsmenge * Materialbewertungspreis

Aus dieser Formel lässt sich schließen, dass sich der Bestandswert ändert, wenn sich die Bestandsmenge oder der Bewertungspreis ändern.

Bei der Bewertung einer Warenbewegung werden nicht nur der Gesamtwert (und ggf. der Bewertungspreis) im Materialstammsatz fortgeschrieben, sondern auch Konten in der Finanzbuchhaltung. Die Materialbewertung stellt eine Verbindung zwischen der Materialwirtschaft (MM) und dem Finanzwesen (FI) dar, indem sie die Sachkonten in der Finanzbuchhaltung fortschreibt.

Die Steuerung der Materialbewertung hängt im wesentlichen von zwei Faktoren ab:

• Systemeinstellung (Customizing)

• Materialstammsatz

Im Materialstammsatz erfassen Sie die notwendigen Bewertungsdaten für ein Material in den Buchhaltungsdaten. Abhängig von der Festlegung des Bewertungskreises müssen Sie bei der Pflege der Buchhaltungsdaten Buchungskreis oder Werk angeben.

Bei der Erfassung der Buchhaltungsdaten müssen Sie folgende Fragen beantworten:

• Soll der Bestand eines Materials mit einem konstanten Preis bewertet werden, oder soll sich der Preis den Schwankungen der Einstandspreise anpassen?

• Auf welchem Sachkonto soll der Bestandswert dieses Materials geführt werden?

• Standardpreis (Preissteuerung S):

  Bei der Bewertung mit dem Standardpreis (Preissteuerung S) werden alle Bestandsbuchungen zu dem im Materialstammsatz hinterlegten Standardpreis durchgeführt. Ist für einen Wareneingang oder Rechnungseingang ein Preis hinterlegt, der sich vom Standardpreis unterscheidet, wird die Differenz auf ein Preisdifferenzenkonto gebucht. Die Abweichung wird in der Bestandsbewertung nicht berücksichtigt.

• Gleitender Durchschnittspreis (Preissteuerung V):

  Bei der Bewertung mit dem gleitenden Durchschnittspreis (GLD) werden alle Wareneingänge zur Bestellung mit dem Bestellpreis bewertet. (Andere Warenbewegungen werden mit dem aktuellen gleitenden Durchschnittspreis gebucht.) Eine auftretende Differenz zwischen Bestellpreis und Rechnungspreis wird bei ausreichender Bestandsdeckung direkt auf das entsprechende Bestandskonto gebucht. Dadurch ändert sich der Wert des Bestands und der gleitende Durchschnittspreis des Materials. Der Preis im Materialstamm wird an den Einkaufspreis angepasst.

  Das System berechnet den gleitenden Durchschnittspreis automatisch wie folgt: Gesamtbestandswert : Gesamtbestandsmenge = gleitender Durchschnittspreis.

Bei der automatischen Kontenfindung arbeitet das SAP-System mit Bewertungsklassen. Die Bewertungsklasse ist einer der Faktoren, über den festgelegt wird, welches Bestandskonto bei den Warenbewegungen eines Materials fortgeschrieben werden soll.

Um nicht für jedes Material ein separates Bestandskonto führen zu müssen, können Sie über die Bewertungsklasse Materialien für die Sachkontenzuordnung zusammenfassen. Die Bewertungsklasse wird in der Sicht Buchhaltung des Materialstammsatzes gepflegt. Welche Bewertungsklassen für ein Material zulässig sind, hängt von der Materialart ab und kann im Customizing eingestellt werden. Eine Bewertungsklasse kann auch mehreren Materialarten zugeordnet werden.