Geschäftspartner-Stammdaten pflegen

Die Verbindung zwischen einem Geschäftspartner und anderen Komponenten erfolgt durch das Rollenkonzept. Eine Geschäftspartnerrolle entspricht einem Geschäftskontext, in dem ein Geschäftspartner auftreten kann. Mögliche Rollen sind z.B. Lieferant und Kreditor (für Beschaffungsprozesse relevant) oder Kunde und Debitor (für Vertriebsprozesse relevant). So wird sichergestellt, dass die relevanten Stammdaten für die unterschiedlichen Prozesse entsprechend erfasst werden und dass der Geschäftspartner für die jeweiligen Funktionen (z.B. Auftraggeber) verwendet werden kann.

Die Kreditorenbuchhaltung verwendet den SAP-Geschäftspartner für die Pflege der Lieferantenstammsätze. Technisch gesehen verwendet dieses Nebenbuch eigene Kreditorenstammsätze, die in allen Buchhaltungstransaktionen integriert sind, wie z.B. das Anlegen von Geschäftsvorgängen auf Konten und die Verarbeitung von Buchungsdaten. Wir benötigen also Geschäftspartner, die in der Finanzbuchhaltung als Kreditoren und in anderen Anwendungen als Geschäftspartner verwaltet werden und gleichzeitig bestehen können.

Die Debitoren-/Kreditorenintegration findet im Hintergrund statt, während das System die Geschäftspartner-Stammdaten verarbeitet. Beim Anlegen oder Ändern eines Geschäftspartners erstellt oder ändert das System alle erforderlichen Felder im Kreditorenkonto gemäß den Angaben im Geschäftspartner. Der Kreditorenstammsatz ist mit dem Geschäftspartner gemäß den Einstellungen verknüpft, die im Customizing für die Synchronisation und Kreditorenintegration festgelegt wurden.

Im Customizing können Sie den Geschäftspartnergruppen Kontengruppen für die Kreditorenstammsätze zuweisen. Dadurch stellen Sie sicher, dass der Kreditor aktualisiert wird, sobald Sie Geschäftspartner bearbeiten.

Für die Anlage eines Geschäftspartner-Stammsatzes für einen Lieferanten ist eine eindeutige Nummer erforderlich. Abhängig von der Geschäftspartnergruppierung wird diese automatisch vom System oder manuell vom Erfasser zugewiesen. Die Lieferantennummer ist gleichzeitig die Nebenbuchnummer in der Finanzbuchhaltung. In der Nebenbuchhaltung wird die Summe der Verbindlichkeiten pro Lieferant fortgeschrieben.

Zusätzlich müssen Sie in den Buchungskreisdaten eines Geschäftspartners ein Abstimmkonto pflegen. Dieses Konto ist ein Sachkonto in der Hauptbuchhaltung. Ein Abstimmkonto bildet die Verbindlichkeiten eines Unternehmens gegenüber zahlreichen Lieferanten in der Hauptbuchhaltung ab.

Beim Buchen einer Rechnung wird somit das Abstimmkonto für die Hauptbuchhaltung aus dem Stammsatz des Lieferanten (Rechnungsstellers) ermittelt.

Aus diesem Grund ist es möglich, im Lieferantenstammsatz entsprechende Partnerrollen für den Einkauf zu definieren. Diese Partner können dann als Vorschlagswerte in die Einkaufsbelege übernommen werden.

Beispiele:

• Partnerrolle Rechnungssteller:

  Wenn Sie bei Lieferant A bestellen, kann die Rechnung von der Firmenzentrale C ausgestellt werden. Die Firmenzentrale C ist somit der abgeleitete Rechnungssteller von Lieferant A.

• Partnerrolle Warenlieferant:

  Wenn Sie bei Lieferant A bestellen, werden die Waren immer von der Tochtergesellschaft S geliefert. Tochtergesellschaft S ist somit der von Lieferant A abgeleitete Warenlieferant.