Exploration du plan comptable

Imaginez que vous implémentiez SAP Business One chez un nouveau client.

• Vous discutez avec Marie, la comptable, de l'incidence des processus de vente et d'achat sur le plan comptable et, par conséquent, sur les états financiers.
• Maria explique que cette structure l'aidera à présenter les états financiers de manière claire et structurée.

Comment les soldes des données de base du partenaire sont-ils présentés dans le plan comptable ?

Les soldes des données de base du partenaire n'apparaissent pas dans le plan comptable.

Les comptes collectifs clients et fournisseurs cumulent les transactions client et fournisseur dans leurs soldes.

Par exemple, lorsque vous comptabilisez une facture client, le compte client associé au client est utilisé, en plus du compte client.

Par conséquent, le plan comptable présente l'état financier complet de la société, ainsi que les états comptables (par exemple, balance générale et bilan).

Le plan comptable est un index de tous les comptes généraux utilisés par votre entreprise.

Chaque compte général a :

• Un code de compte
• Une description de compte, et
• Informations supplémentaires qui déterminent les fonctions du compte général.

Lorsque vous implémentez SAP Business One, vous définissez (ou importez) :

• Le plan comptable et
• Comptes généraux par défaut à utiliser lorsque des transactions sont créées dans les processus de gestion standard : ventes, achats, stocks, etc.

Les documents des processus de vente et d'achat créent des écritures au journal automatiques qui sont enregistrées dans le fichier Écriture au journal et affectent les soldes des comptes.

Les soldes des comptes sont également affectés par les écritures au journal manuelles et d'autres opérations comptables, telles que le processus de clôture de période qui transfère les soldes des comptes de résultat vers un compte de bilan.

Le plan comptable est organisé par répertoires et niveaux.

Examinons cet exemple de plan comptable. Le plan comptable varie en fonction de la localisation de l'entreprise.

L'organisation du plan comptable suit les règles générales comptables (GAAP).

La fenêtre Plan comptable organise vos comptes par répertoires.

Dans le grand livre, nous faisons la distinction entre les tiroirs de bilan et les tiroirs de compte de résultat, également appelés Compte de résultat.

Commençons par les comptes de bilan :

• Les 3 premiers tiroirs : Actif, Passif et Capitaux propres (ou Capital et réserves) contiennent généralement les comptes de bilan, tels que la taxe sur les ventes et le compte de fournisseurs.
• Le solde comptable de ces comptes est conservé d'un exercice comptable à l'autre.
• Les comptes de bilan reflètent la valeur de suivi de l'entreprise : actions, actifs, dettes, etc.

Ensuite, nous avons les comptes de résultat :

• Les 5 tiroirs suivants : Produits (ou chiffre d'affaires), Coût des ventes, Charges (ou Coûts d'exploitation), Financement (ou Produits et dépenses hors exploitation) et Autres produits et charges (ou Imposition et éléments exceptionnels) détiennent généralement les comptes de résultat, tels que les comptes de produits ou de charges.
• Le solde comptable de ces comptes doit être rapproché à la fin de chaque exercice comptable pendant le processus de clôture de période.
• Les comptes de résultat reflètent les modifications de la valeur de la société, telles que : lorsque vous vendez du stock, le compte de coût des marchandises vendues est affecté et augmente les produits.

Enfin, nous avons deux tiroirs de compte de résultat facultatifs.

• Ces tiroirs-caisses n'ont pas d'objectif prédéfini fixe et sont dans la plupart des cas vides, en fonction de la localisation et du modèle de plan comptable.
• Si nécessaire, chaque société peut désigner le répertoire supplémentaire pour un domaine comptable donné.

Les exigences de reporting financier déterminent la plupart des options initiales et des décisions de configuration dans le plan comptable.

Les différents états financiers s'exécutent sur les soldes des comptes pertinents pour une plage de dates sélectionnée et les présentent en fonction de leur niveau de tiroir-caisse :

• Le bilan synthétise la valeur de l'actif/passif de l'entreprise et les comptes de capitaux propres du propriétaire.
• La balance générale s'affiche pour chaque compte : solde initial pour une période donnée, tous les débits et crédits et le solde final.
• Le compte de résultat est déterminé après la fin de l'exercice comptable. Les soldes des comptes de charges seront soustraits des soldes des comptes de produits pour obtenir le bénéfice ou la perte pour l'exercice comptable.

Un plan comptable organise les comptes généraux d'une société dans une structure hiérarchique. Le niveau supérieur de la structure (niveau 1) se compose de sections ou de groupes pour différents types de comptes (actif, passif, capital et réserves, chiffre d'affaires, etc.).

Le système affiche la section sous la forme d'un tiroir-caisse. Chaque tiroir-caisse possède un titre de section. Vous pouvez modifier le titre du tiroir-caisse si nécessaire. Le nom mis à jour apparaîtra alors dans les rapports financiers.

Vous pouvez définir jusqu'à 10 niveaux. Alors que le niveau 1 est le niveau du tiroir-caisse, les niveaux suivants peuvent être utilisés comme titres pour regrouper les comptes et pour les comptes actifs.

Il est recommandé d'organiser vos comptes par niveau de manière logique en fonction des processus de comptabilité financière et de reporting de votre localisation.

Le système affiche les titres en bleu et les comptes actifs en noir. Les comptes définis dans Liens comptables (comptes par défaut) sont affichés en vert.

Un compte de titre récapitule tous les soldes des comptes actifs inférieurs.

Examinons cet exemple spécifique de plan comptable qui contient 5 niveaux :

Les niveaux 2 à 4 peuvent contenir des comptes actifs ou des titres qui combinent plusieurs comptes actifs. Le niveau 5, dans cet exemple, contient uniquement des comptes actifs.

Notez que seuls les comptes actifs peuvent être imputés dans SAP Business One.

Les états financiers affichent à la fois le titre et les soldes des comptes actifs.

Pour avoir une vue claire et structurée de l'état financier de la société dans le rapport, il est recommandé de définir tous les comptes actifs au même niveau. Dans notre exemple, tous les comptes actifs sont définis au niveau 5.

Dans le plan comptable, il existe de nombreuses définitions liées au compte. Nous allons à présent en couvrir certains.

Marie, la comptable, a ajouté quelques nouveaux comptes pour enregistrer diverses dépenses et produits liés à un grand sommet auquel ils sont sur le point d'assister. L'image montre un compte de frais de déplacement ajouté par Marie.

• Marie a d'abord choisi la devise du compte. Chaque compte du plan comptable peut avoir une devise différente ou être défini comme pertinent pour toutes les devises. Reportez-vous au cours : Utilisation des devises pour en savoir plus sur les devises du compte. Marie a confirmé que la nouvelle devise du compte est locale.
• Ensuite, elle l'a liée à un projet financier. Cela permet à Marie de générer des états financiers filtrés pour ce projet. Marie a saisi un nouveau code de projet financier qui a été créé pour ce sommet.

Enfin, Marie sélectionne Détails du compte pour ouvrir la fenêtre Détails du compte général du compte de frais de déplacement Sommet 17. Dans la zone Actif, elle définit une période au cours de laquelle le compte doit être actif, commençant en mars et se terminant à la fin de l'année. Avec cette approche, elle s'assure qu'aucune autre transaction ne peut être enregistrée pour le compte l'année prochaine. Notez que par défaut, tous les comptes sont actifs sans restriction de période.

Autre définition utile dans la fenêtre Détails du compte général : Solde de compte autorisé. Marie a ouvert la fenêtre Détails du compte général pour saisir les soldes minimum et maximum autorisés pour le compte de fonds de caisse. Marie souhaite s'assurer que le compte n'est pas inférieur à un solde de 100 et saisit donc la valeur 100 dans la zone De. En outre, une fois que le solde de caisse atteint 5 000, elle souhaite transférer les liquidités sur le compte bancaire de la société. Par conséquent, elle définit le solde maximum à 5 000.

Marie a déjà défini une validation de blocage dans la fenêtre Paramétrage des documents, comme illustré dans l'image.

Voici quelques points à retenir :

• Le plan comptable est structuré en deux types de tiroirs-caisses :
• Tiroirs de bilan qui contiennent généralement des comptes de bilan.
• Et les tiroirs de compte de résultat (compte de résultat) qui contiennent généralement des comptes de résultat.
• Les différents états financiers s'exécutent sur :
  • les soldes des comptes pertinents pour une plage de dates sélectionnée ;
  • et les présenter en fonction de leur tiroir, niveau et type.
• Un plan comptable organise les comptes généraux d'une société dans une structure hiérarchique :
  • le niveau supérieur de la structure (niveau 1) est constitué de sections ou de groupes pour différents types de comptes. Le système affiche la section sous la forme d'un tiroir-caisse.
  • Les niveaux suivants peuvent être utilisés comme titres pour regrouper les comptes et pour les comptes actifs.
  • Seuls les comptes actifs peuvent être imputés dans SAP Business One.
• Le plan comptable contient de nombreuses définitions liées au compte, par exemple :
• Devise du compte
• Projet associé
• Période d'activité limitée
• Solde de compte minimum et maximum

Imaginez que vous implémentiez SAP Business One chez un nouveau client.

• James, le PDG, vous indique que, dans l'état Compte de résultat, il souhaite voir quels sont les bénéfices pour chaque groupe d'articles (par exemple, Imprimantes).
• Il souhaite que le système comptabilise automatiquement les écritures au journal sur les comptes de résultat pertinents.

Lorsque vous implémentez SAP Business One pour la première fois, vous définissez les comptes généraux par défaut à utiliser lorsque des transactions sont créées au cours des différents processus de gestion, tels que les ventes, les achats et les stocks. Cette opération s'effectue dans la fenêtre Liens comptables, dans la zone Configuration de la comptabilité financière du module Administration.

Lorsque vous sélectionnez un modèle de plan comptable prédéfini, la plupart des comptes généraux par défaut sont déjà définis. Vous pouvez les modifier si nécessaire.

Lorsque des articles sont utilisés dans les transactions, il existe deux options pour la détermination des comptes : la solution traditionnelle et la solution avancée.

Remarque ! Il est très important de vous assurer de prendre les décisions relatives à la détermination des comptes généraux avec le comptable du client.

Les deux options sont basées sur les comptes définis dans la fenêtre Liens comptables.

La première option est la solution traditionnelle qui était disponible avant la version 9.0.

• Selon la solution traditionnelle, il existe trois options pour définir une méthode de comptabilité générale par défaut pour un article : au niveau du magasin, au niveau du groupe d'articles et au niveau de l'article. Une méthode est définie pour chaque article. Vous pouvez définir la méthode à l'avance pour tous les nouveaux postes.
• Si votre société utilise la solution traditionnelle, sélectionnez la méthode de comptabilité générale par défaut pour les nouveaux articles dans les Options générales de l'onglet Stock. Dans le sous-onglet des postes, vous trouverez la zone Définir comptes généraux d'après.
• Vous pouvez ensuite modifier la méthode par poste.
• Les valeurs que vous définissez sous les onglets de la fenêtre Liens comptables sont définies par défaut dans les 3 niveaux. Vous pouvez ensuite modifier les comptes par défaut pour n'importe quel niveau. Par exemple, vous pouvez gérer différents comptes de stock pour chaque magasin appartenant à l'entreprise.

Chaque fois que vous ajoutez un document qui enregistre une écriture au journal, une facture client par exemple, le système examine chaque article du document pour déterminer le niveau défini pour cet article, puis recherche les comptes généraux associés à utiliser à partir des comptes par défaut.

Une méthode peut être définie pour chaque article.

Notez que même si vous indiquez une méthode de comptabilité générale par défaut pour les nouveaux articles, vous pouvez gérer différents articles avec différentes méthodes si ce scénario est nécessaire dans votre entreprise. Dans l'exemple présenté, vous pouvez voir que pour 3 articles de la facture client, la méthode de comptabilisation par défaut est définie au niveau du groupe d'articles. La méthode au niveau de l'article est définie pour un article et vous pouvez affecter différents comptes généraux à utiliser dans la transaction monétaire créée pour cet article.

Avec la solution étendue, la fenêtre Liens comptables permet de définir les comptes généraux au niveau de l'entreprise.

En outre, la solution étendue fournit une matrice centralisée pour déterminer les règles d'affectation des comptes généraux dans les écritures au journal en fonction d'une liste de critères (clôturée) prédéfinie.

Par conséquent, la solution est plus flexible et cohérente avec la comptabilité.

Pour une nouvelle société et pour une société ayant fait l'objet d'une montée de version, la solution étendue n'est pas l'option par défaut. Cela est dû à des considérations de compatibilité.

• Pour activer la solution étendue, accédez à l'onglet Initialis. de base dans la fenêtre Détails entreprise. Cochez la case Activer détermination étendue des comptes généraux.
• Une fois que la case est cochée et que des transactions existent, elle peut être décochée à nouveau, mais dans ce cas aucun compte ne sera affecté et le formulaire de détermination des comptes généraux sera utilisé pour définir les comptes généraux à tous les niveaux : magasin, groupe d'articles et niveau article.

Vous utilisez donc la fenêtre Liens comptables pour définir les comptes au niveau de l'entreprise au même endroit.

De nombreuses entreprises trouveront les comptes au niveau de l'entreprise suffisants.

Pour les scénarios de gestion personnalisés, vous avez la possibilité de définir des règles pour l'affectation de comptes généraux dans les écritures au journal.

Ces règles prennent en charge :

• Détermination des comptes généraux pour Code article, Groupe d'articles, Code magasin, Pays destinataire, État destinataire, Groupe de partenaires, zones définies par l'utilisateur, etc.
• ainsi que des critères de détermination multiple. C'est-à-dire une combinaison des critères.

Toute règle que vous définissez dans le formulaire étendu aura une priorité plus élevée (que la fenêtre Liens comptables) pour déterminer quel compte est affecté dans les écritures au journal.

Ainsi, dans notre exemple, OEC Computers peut définir un compte de produits distinct pour chaque groupe d'articles par pays (par exemple, les produits des imprimantes au Canada, au Brésil et aux États-Unis).

Lorsqu'ils sélectionnent un article dans un document commercial, par exemple une facture client, le système vérifie les comptes requis pour la transaction. Dans notre exemple, le système vérifie les comptes de stock et de produits.

Ensuite, le système vérifie s'il existe des règles définies pour ces comptes.

Si des règles sont définies pour les comptes nécessaires, le système recherche la règle appropriée et sélectionne la règle ayant la priorité la plus élevée.

Voici quelques points clés :

Dans la fenêtre Liens comptables, vous définissez les comptes généraux par défaut à utiliser dans les transactions.

Il existe deux options pour la détermination des comptes dans les transactions impliquant des articles : la solution traditionnelle de définition d'une méthode de comptabilité générale par défaut pour un article ou la solution de détermination étendue des comptes généraux. Les deux options sont basées sur les comptes définis dans la fenêtre Liens comptables.