Utilisation des devises

Imaginez que vous implémentiez SAP Business One chez un client britannique, OEC Computers. Vous discutez de la définition des devises avec Marie, la comptable de l'entreprise :

Maria affirme que la plupart de ses clients sont des clients locaux, donc situés au Royaume-Uni.

Cependant, quelques clients et fournisseurs avec lesquels ils travaillent sont situés dans un autre pays, en particulier aux États-Unis.

Vous parlez à Marie des méthodes de travail avec les devises dans SAP Business One.

Remarque ! Les décisions relatives à ces définitions doivent toujours être prises avec le comptable du client.

Nous allons examiner les définitions de devise dans l'entreprise. En commençant au niveau de la société, puis la devise du compte et enfin les devises configurées dans la liste de prix.

OEC Computers est situé au Royaume-Uni, certains de ses clients sont situés aux États-Unis.

Comment peuvent-ils déterminer le prix de leurs clients étrangers ?

Quelle sera la devise du montant total de la facture client ?

Quelle sera la devise dans l'écriture au journal automatique créée par la facture client ?

• Il est possible de définir le prix d'un article dans chaque liste de prix dans trois devises différentes maximum : la devise principale et deux devises supplémentaires.
• Cela est utile lorsqu'il est nécessaire de définir une tarification exacte pour différents pays au lieu d'utiliser des taux de change des devises.
• Dans la liste de prix de vente chez OEC Computers, la devise principale reste la devise par défaut. Par conséquent, la livre sterling est utilisée dans les documents pour les clients locaux.
• Dans la colonne de devise supplémentaire de la liste de prix de vente, ils saisiront les prix en dollars américains.
• Pour les clients américains, la devise du document sera le dollar américain et le prix des articles sera présenté dans la devise supplémentaire, c'est-à-dire en dollars américains.
• Dans les écritures au journal automatiques, le système convertit le montant total de la facture exprimé en devise étrangère en devise interne et enregistre les deux valeurs en parallèle.

SAP Business One peut gérer la comptabilité dans deux devises parallèles : la devise interne et la devise système.

Vous définissez cela dans l'onglet Initialis. de base de la fenêtre Détails entreprise dans le menu Initialisation système sous le module Administration.

La devise interne est la devise dans laquelle la société est légalement tenue de tenir ses livres comptables.

La devise système peut être une devise différente de la devise interne et est particulièrement utile pour les filiales de sociétés internationales dont le siège social utilise une devise différente de celle des filiales (par exemple, euros (€) dans la filiale et dollars américains ($) dans le siège social).

Dans ce cas, le système calcule automatiquement toutes les écritures dans la devise interne et gère un solde de compte supplémentaire dans la devise système en temps réel.

Cela facilite le reporting agrégé sur toutes les filiales et permet une meilleure intégration avec le système de la centrale. Par exemple, vous pouvez exporter les données financières dans la devise système depuis les systèmes SAP Business One des filiales vers le système de la centrale.

La consolidation financière peut également être effectuée à l'aide de Microsoft Excel ou de tout autre produit basé sur les données financières dans la devise système.

Dans notre exemple, OEC Computers souhaite générer des rapports en euros afin de pouvoir présenter des rapports aux investisseurs qui exécutent également leurs comptes en euros. Par conséquent, vous définissez l'euro comme devise système.

Il est important de garder à l'esprit que vous ne pouvez pas modifier la devise interne ou la devise système une fois que vous avez commencé à utiliser la base de données.

Outre la devise système, vous avez la possibilité de présenter les états financiers dans n'importe quelle devise étrangère. Utilisez l'option Revalorisation pour sélectionner la méthode de réévaluation et la devise. Lors de l'exécution de l'état, le système calcule tous les soldes dans la devise sélectionnée.

Chaque enregistrement de données de base partenaire et chaque compte général doit avoir une définition de devise du compte :

• Le système définit la devise interne comme devise par défaut pour tous les enregistrements de données de base partenaire.
• Vous pouvez définir une devise par défaut pour les nouveaux comptes généraux à l'aide de la zone Devise du compte par défaut dans l'onglet Initialis. de base sous la fenêtre Détails entreprise dans Initialisation système.

Dans notre exemple, la devise définie pour la plupart des fournisseurs et clients d'OEC Computers est la livre sterling (devise interne). Les fournisseurs et les clients des États-Unis seront définis en USD (devise étrangère spécifique). Le compte bancaire de la société sera défini comme Toutes devises car il doit enregistrer des écritures au journal et des documents dans plusieurs devises étrangères spécifiques (virements, par exemple).

Le tableau de la diapositive détaille les options permettant de saisir des écritures au journal et d'afficher le solde du compte pour chaque option de la devise du compte : Devise interne, Devise étrangère et Toutes devises.

Dans la première ligne, nous voyons que si la devise du compte est la "devise interne", les écritures au journal sont saisies dans la devise interne. Néanmoins, toutes les transactions, dans toutes les devises, sont automatiquement converties en devise système en temps réel et sont affichées dans des colonnes de devise système séparées dans l'écriture au journal. Par conséquent, le solde du compte est affiché à la fois dans la devise interne et dans la devise système.

Notez que le lettrage est effectué dans une devise. Ce compte est rapproché en devise interne.

Dans la deuxième ligne, la devise du compte a été définie sur une devise étrangère spécifique. Dans ce cas, vous pouvez saisir des écritures au journal dans la devise interne ainsi que dans la devise étrangère indiquée. Vous pouvez afficher le solde du compte dans la devise étrangère indiquée ainsi que dans les devises interne et système.

Ce compte est rapproché en devise étrangère.

Dans la dernière ligne, le compte a été défini sur "Toutes devises". Dans ce cas, vous pouvez saisir des écritures au journal dans n'importe quelle devise étrangère configurée pour la société, ainsi que dans la devise interne. Le solde du compte s'affichera dans la devise interne et la devise système.

Ce compte est rapproché en devise interne.

Vous pouvez à tout moment modifier la devise d'un compte en Toutes devises, mais une fois que vous aurez mis à jour le compte, vous ne pourrez plus le reconvertir en devise interne ou en devise étrangère spécifique.

Comme indiqué précédemment, il est possible de définir le prix d'un article dans trois devises différentes au maximum : la devise principale et deux devises supplémentaires.

Dans l'exemple présenté, dans la liste de prix Ventes régulières, la devise principale est la devise par défaut (c'est-à-dire la livre sterling) pour accéder aux documents pour les clients locaux.

Dans la devise supplémentaire de cette liste de prix, les prix ont été saisis en dollars américains.

Lorsque vous sélectionnez un client américain dans une facture client, la devise du document est automatiquement définie sur le dollar américain en fonction de la devise du partenaire. Par conséquent, le prix unitaire de l'article utilisera la devise supplémentaire, à savoir le dollar américain.

Dans l'écriture au journal automatique créée par cette facture, le système convertit le montant total de la facture en devise étrangère en devise interne et enregistre les deux valeurs en parallèle.

Remarque ! Vous pouvez définir un symbole de devise par défaut à des fins de saisie semi-automatique lors de la saisie des prix dans la liste de prix. Dans la fenêtre initiale Liste de prix, dans les colonnes de devises supplémentaires, définissez la devise souhaitée. Par exemple, pour la liste Prix de vente habituel, saisissez USD dans la colonne Devise supplémentaire 1.

Lorsque vous ouvrez cette liste de prix et saisissez un prix dans la colonne Prix unitaire de la section Devise supplémentaire 1 et que vous sélectionnez TAB, le système ajoute automatiquement le symbole USD.

Dans certains cas, il n'existe aucun prix dans la liste de prix avec la même devise que la devise du partenaire.

Cela peut être défini, par exemple, lorsque vous voulez déterminer le prix dans une devise fixe pour les clients locaux et étrangers.

Lorsque vous sélectionnez un partenaire dans un document commercial, la devise et la liste de prix du partenaire sont automatiquement copiées dans le document. Par défaut, s'il n'existe AUCUNE devise correspondante dans les prix principaux ou supplémentaires de la liste de prix, le prix principal est copié dans la ligne d'article du document. Dans ce cas, la devise du prix est différente de la devise du document. SAP Business One convertit automatiquement la valeur totale de la ligne et la valeur totale du document en devise interne, devise système et devise du partenaire, en fonction de la devise du partenaire.

Vous pouvez également saisir manuellement un prix unitaire dans n'importe quelle devise étrangère définie dans la fenêtre Devises - Définition.

Par défaut, le cours de conversion utilisé est basé sur la date comptable du document.

Ensuite, nous gérons les différences de change de la devise étrangère et de la devise système vers la devise interne.

Les fluctuations des cours de change peuvent entraîner des différences de change lorsque vous payez des factures en devises étrangères :

• La figure illustre une facture fournisseur émise par un fournisseur étranger en devise étrangère. Au jour de comptabilisation de la facture, le cours de conversion était de 0,5. Le système convertit les 10 unités de devise étrangère en 20 unités de devise interne et comptabilise les deux valeurs en parallèle au crédit du compte fournisseur.
• Au moment où vous comptabilisez le paiement pour cette facture, le cours de conversion est passé à 0,25. 10 unités en devise étrangère sont maintenant égales à 40 unités en devise interne.
• Notez que les montants payés sont les mêmes dans la devise étrangère que dans la facture fournisseur. Le fournisseur est payé dans sa devise interne et ne remarque donc pas la différence. Nous verrons la différence de change dans la conversion en devise interne.
• Dans la devise étrangère, le montant de la facture et le paiement sont identiques, c'est-à-dire 10 unités.
• Cependant, par rapport à la valeur au moment de la facture, il existe une différence de change de 20 unités de devise interne. Lorsque vous comptabilisez le paiement pour cette facture, le système enregistre automatiquement cette différence de change sur un compte des écarts de cours de change.

Le système comptabilise les différences de change en tant que charges ou produits sur les comptes que vous avez saisis dans la fenêtre Liens comptables, sous l'onglet Achats dans la zone Différence de change réalisée Gain et la zone Écart de cours de change réalisé Perte.

Les comptes en devise étrangère et les partenaires comptabilisent toutes les transactions en devise interne en plus de l'écriture en devise étrangère.

Le solde en devise interne comprend les postes en devise étrangère qui ont été convertis à l'aide du cours de conversion (issu de la table Cours de conversion) à la date comptable ou à la date de taxe. En d'autres termes, le solde est basé sur les cours de change passés.

Périodiquement, vous devez réévaluer le solde du compte en devise étrangère avec le cours de conversion d'un jour de référence de clôture. Cette action est effectuée dans la fenêtre Différences de change du module Comptabilité financière.

Lors de l'exécution de cette fonction, le système génère une liste de propositions pour les enregistrements d'écarts en devise interne. Vous pouvez alors accepter ou refuser chaque proposition individuellement.

En plus de la devise interne, le système gère également vos données dans la devise système en parallèle. Si la devise interne de votre société est différente de la devise système, des différences de change peuvent survenir. Le système peut revaloriser automatiquement ces écarts à une date donnée. Cette date correspond généralement à un jour de clôture d'une période donnée. La procédure est exécutée à l'aide de la fonction Écarts de conversion sous le module Comptabilité financière de la même manière que les différences de change. Tout comme la fonctionnalité de différences de change, le système propose des écritures au journal à comptabiliser. Les écarts de conversion sont comptabilisés dans la devise système uniquement.

Il est recommandé d'exécuter la fonction d'écart de conversion avant d'exécuter la procédure de clôture de période.

Reportez-vous au cours : Lettrage pour en savoir plus sur les écarts d'échange et de conversion dans le processus de lettrage.

Voici quelques points à retenir :

• SAP Business One peut gérer la comptabilité dans deux devises parallèles : la devise interne (dans laquelle la société est légalement tenue de tenir ses livres comptables) et la devise système.
• Lorsque la devise système diffère de la devise interne, le système calcule automatiquement toutes les écritures dans la devise interne et gère un solde de compte supplémentaire dans la devise système en temps réel.
• Chaque fiche partenaire et chaque compte général doivent avoir une définition de devise de compte définie pour l'un de ces trois choix : devise interne, devise étrangère spécifique ou toutes les devises.
• Il est possible de définir le prix d'un article dans trois devises maximum dans une liste de prix : la devise principale et deux devises supplémentaires.
• Lorsque vous sélectionnez un client étranger dans un document de vente, la devise du document est automatiquement définie en fonction de la devise du partenaire. Le prix unitaire de l'article est repris de la liste de prix affectée dans la devise supplémentaire appropriée, le cas échéant. L'écriture au journal automatique sur la facture convertit le montant total en devise étrangère en devise interne et enregistre les deux valeurs en parallèle.
• Lorsque vous payez des factures en devises étrangères, le montant de la facture et le paiement sont identiques dans la devise étrangère. Des différences de change peuvent survenir en raison des différences de change lors de la conversion en devise interne. Le système comptabilise automatiquement toute différence de change sur un compte des écarts de cours de change.
• La procédure Différences de change vous permet de rapprocher l'écart entre le solde du compte en devise étrangère et le solde du compte en devise interne à une date donnée.
• Une écriture au journal de définition de conversion :
  • Solde la devise système
  • Est exécutée dans les sociétés dans lesquelles la devise système est différente de la devise interne.
• Une procédure d'ajustement de conversion équilibre la devise système en un cours de conversion à une date de clôture donnée.