Configuration des contacts

Hiérarchisez vos tâches et maximisez votre productivité pour tirer le meilleur parti de votre journée. Avec la gestion des activités de SAP, les activités sont mises en surbrillance pour chaque interaction client. 

En tant qu'utilisateur fonctionnel, vous pouvez accéder au Gestionnaire des activités et au Gestionnaire des tâches à partir du menu principal :

Utilisation du gestionnaire des activités

Le gestionnaire des activités vous permet d'effectuer les opérations suivantes :

• Gérer les rendez-vous directement à partir du calendrier.
• Préparez les rendez-vous à venir à l'aide des analyses de rendez-vous et des informations sur les relations.
• Planifiez à la fois des réunions et des appels téléphoniques pour rendre les événements de planification plus conviviaux et cohérents avec d'autres applications externes.

Utilisation du gestionnaire de tâches

Avec le gestionnaire des tâches, les commerciaux :

• Peut gérer toutes les tâches à partir d'une nouvelle application conviviale Task Manager.
• Peut se concentrer sur les tâches actives et les tâches en retard avec deux vues de tâches distinctes, Ma journée et Ma planification.
• Utilisez facilement la création et l'exécution de tâches en un clic.
• Effectuer des appels téléphoniques et des tâches d'e-mail orientés action à l'aide d'actions principales prédéfinies.

Au préalable, les administrateurs doivent créer des rôles utilisateur pour les utilisateurs fonctionnels responsables de la prise de rendez-vous, de l'exécution des tâches et de l'utilisation du calendrier. Les services de gestion nécessaires doivent ensuite être affectés à ces rôles utilisateur.

Il s'agit des services de gestion liés aux rendez-vous, tâches et calendriers :

• service Rendez-vous aux rôles utilisateur responsables de l'activation des rendez-vous.
• activitymanagementservice et Appointmentservice pour les rôles utilisateurs responsables de l'affichage d'une vue de liste des rendez-vous.
• service de tâches aux rôles utilisateurs responsables de l'activation des tâches.
• activitymanagementservice et taskservice pour les rôles utilisateurs responsables de l'affichage d'une vue de liste des tâches.
• service de calendrier aux rôles utilisateur qui devront utiliser un calendrier

Le cas échéant, l'administrateur peut également configurer les options suivantes, si elles ne sont pas encore configurées :

• Pour les tâches, l'administrateur peut configurer les options générales, puis les catégories de tâches.
• Pour les rendez-vous, l'administrateur peut configurer les options générales, les catégories de rendez-vous, la tranche de numéros pour les ID de rendez-vous et le schéma de partie, c'est-à-dire la structure et l'organisation des parties impliquées dans les rendez-vous.
• Pour le calendrier, l'administrateur peut configurer des couleurs de carte, ainsi que des calendriers des jours ouvrés et des calendriers des jours fériés pour différents pays ou régions.

La durée par défaut actuelle lors de la création d'un rendez-vous est d'une heure. La catégorie par défaut est définie sur Réunion et la Priorité sur Urgent.

Cependant, les administrateurs peuvent redéfinir les options par défaut lorsque des rendez-vous sont créés par :

1. Accès au menu utilisateur
2. Sélection des options
3. Sélection de toutes les options
4. Widget Rechercher des rendez-vous
5. À l'aide des Options générales.

Cela offre aux administrateurs la flexibilité des valeurs par défaut de l'utilisateur pour préremplir les rendez-vous de l'utilisateur fonctionnel.

Un administrateur peut créer de nouvelles catégories de rendez-vous en plus des catégories par défaut Réunion et Appel téléphonique sortant.

L'administrateur peut configurer une nouvelle tranche de numéros pour les ID de rendez-vous.

La tranche de numéros comprend un ensemble distinct de chaînes de caractères et est utilisée pour générer des ID de rendez-vous uniques.

La configuration du schéma de partie détermine la structure et l'organisation des parties impliquées dans les rendez-vous. Les parties peuvent inclure des personnes telles que l'organisateur ou des entités telles que les propriétaires, les comptes, les contacts et d'autres entités associées à un rendez-vous.

La fonctionnalité d'affectation de rôle de partie permet aux administrateurs de définir les relations entre les parties, d'indiquer leurs rôles et de décrire les informations à saisir pour chaque partie. Cette configuration garantit que les rendez-vous reflètent précisément les rôles et responsabilités de toutes les parties impliquées, améliorant ainsi l'organisation globale et l'efficacité du processus.

Lors de la configuration du schéma partenaire des rendez-vous, l'administrateur peut :

1. Activez ou désactivez certaines valeurs.
2. Sélectionnez le rôle de partie obligatoire.
3. Vérifiez les étapes de détermination de chaque rôle de partie et activez ou désactivez les étapes en fonction des besoins.

Ici, les administrateurs peuvent activer et définir les dates et heures de début par défaut des tâches nouvellement créées, activer et définir le rappel par défaut d'une tâche et configurer la catégorie et la priorité par défaut d'une tâche. 

• Les utilisateurs peuvent gérer leurs propres options par défaut pour gérer les valeurs par défaut dans Création de tâche, Filtres par défaut pour Ma journée et Ma planification. Cela remplace les valeurs par défaut de l'administrateur définies dans la configuration du système.
• Les commerciaux peuvent personnaliser le gestionnaire de tâches en fonction de leurs besoins, à l'aide des valeurs par défaut créées par leurs administrateurs. 

Les options de rappel par défaut sont les suivantes :

• Aucun rappel
• 5 minutes
• 15 minutes
• 30 minutes
• 1 heure
• 2 heures avant
• 4 heures avant
• 1 jour avant

Les options de catégorie par défaut sont les suivantes :

• SMS
• Canal externe
• Tâche générale
• E-mail
• Appel téléphonique sortant

Les options de priorité par défaut sont les suivantes :

• Immédiat
• Urgent
• Normal
• Faible

Un administrateur peut ajouter de nouvelles options de rappel, catégories et priorités par défaut, si nécessaire.

Le système est fourni avec quatre catégories de tâches par défaut, qui ne peuvent pas être modifiées ou supprimées :

• Canal externe
• Tâche générale
• Appel téléphonique sortant
• E-mail

Un administrateur peut avoir besoin d'ajouter de nouvelles catégories de tâches ou de modifier des catégories personnalisées existantes.

L'administrateur peut lier les entrées de priorité de rendez-vous à différentes couleurs. En outre, les commerciaux peuvent personnaliser les couleurs des entrées de carte de calendrier en fonction de la priorité ou de la catégorie.

SAP Sales Cloud Version 2 offre une flexibilité améliorée en permettant aux administrateurs de configurer des calendriers des jours ouvrés et des jours fériés personnalisés adaptés à différents pays ou régions.

Les administrateurs doivent affecter les services de gestion suivants aux rôles utilisateur qui doivent utiliser des calendriers :

• Le calendrier global (sap.crm.service.calendarService) doit être ajouté aux rôles utilisateur pour afficher les rendez-vous et les jours de visite.
• Le calendrier des jours ouvrés (sap.crm.service.workingDayCalendarService) doit être ajouté aux rôles utilisateur qui doivent définir et personnaliser les calendriers des jours ouvrés pour différents pays et régions.
• Le calendrier des jours fériés (sap.crm.service.holidayCalendarService) doit être ajouté aux rôles utilisateur qui doivent définir et personnaliser les calendriers des jours fériés pour différents pays et régions.
• Les applications Calendrier, Calendrier de l'équipe, Calendriers des jours ouvrés et Calendriers des jours fériés doivent être activées pour tous les rôles d'utilisateurs fonctionnels qui utilisent des calendriers (rôles d'administration inclus).
• L'application Administration du calendrier doit également être activée pour les rôles d'administration.

Configuration d'un calendrier des jours ouvrés

Pour configurer un calendrier des jours ouvrés, les administrateurs doivent :   

1. Accédez au calendrier des jours ouvrés et cliquez sur le bouton plus (Créer).
2. Saisissez le nom du calendrier de travail, le code du calendrier de travail, l'année de début de validité et l'année de fin de validité.
3. Sélectionnez les pays/régions et cliquez sur Suivant.
4. Utilisez le commutateur Jour ouvré pour sélectionner les jours ouvrés.
5. Sélectionnez le premier jour de la semaine et cliquez sur Suivant.
6. Sélectionnez le calendrier des jours fériés approprié, puis cliquez sur Suivant.
7. Vérifiez la synthèse et cliquez sur Terminer pour sauvegarder le calendrier des jours ouvrés.

Configuration d'un calendrier des jours fériés

Pour configurer un calendrier des jours fériés, les administrateurs doivent :   

1. Accédez à Calendriers des jours fériés et sélectionnez le bouton plus (Créer).
2. Saisissez le nom du calendrier des jours fériés, le code du calendrier des jours fériés, l'année de début de validité et l'année de fin de validité.
3. Sélectionnez les jours fériés.
4. Vérifiez la synthèse et cliquez sur Terminer pour sauvegarder le calendrier des jours fériés.